ERP SaaS VS ERP Cloud, nous levons l’ambiguïté !

De la PME au grand groupe, toutes les entreprises modernes bénéficient d’une connexion étroite entre leurs données et leurs fonctions opérationnelles et financières. Et plus ces liens sont automatisés, plus l’entreprise est performante. C’est sur cette simple idée que se basent les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP). Cependant, le choix et la mise en œuvre réussie d’un ERP ne sont pas toujours aussi simples. Il peut s’agir d’un processus compliqué et déroutant, à commencer par la question de savoir s’il faut utiliser un ERP SaaS, on premise ou en mode Cloud.

Quelques éléments de réponse :

Au premier abord, cela peut sembler être une question d’architecture technologique sans rapport avec la façon dont vous menez vos activités ou si vous les menez efficacement. Si votre système ERP peut servir de base de données unique en intégrant les finances, les ressources humaines, la production, la distribution, les stocks, les commandes et les achats, la manière dont il est hébergé a-t-elle vraiment de l’importance ?

La réponse est oui ! Chaque mode de déploiement d’un ERP présente des avantages et des inconvénients spécifiques qui en font une solution plus ou moins adaptée aux différentes entreprises. Par exemple, l’ERP SaaS peut généralement être déployé plus rapidement et à des coûts initiaux plus faibles, tandis que l’ERP Cloud peut offrir plus de possibilités de personnalisation.

Bien que certains utilisent ces deux termes de manière interchangeable, l’ERP SaaS est en fait un sous-ensemble de l’ERP cloud avec des caractéristiques particulières. Il s’agit de la technologie la plus aboutie en matière de Cloud Computing. D’ailleurs, 86% des décisionnaires IT l’affirment : le Cloud Computing est l’avenir de l’informatique ! Que désignent les termes ERP Cloud et ERP SaaS ? En quoi se distinguent-ils ? Nous levons l’ambiguïté !

Le Cloud Computing désigne le fait de stocker ses applications et ses données sur des serveurs distants et d’y accéder par l’intermédiaire d’Internet. Précédemment appelé « hébergement », le Cloud Computing s’oppose au fait de stocker ses données et ses programmes sur des serveurs installés au sein même de l’entreprise.

Tout terminal (desktop, tablette, smartphone) devient ainsi un point d’accès aux applications hébergées dans le Cloud : les données sont accessibles facilement en tous lieux, constamment et depuis tout terminal. Face à ces nouveaux impératifs de mobilité et d’accessibilité de l’information, les entreprises ont désormais tendance à recourir à des solutions stockées dans le Cloud. Iaas, Paas ou Saas, chacune de ces 3 alternatives répond à des besoins spécifiques.

Lire aussi : Comment choisir son ERP ? [Découvrez les fondamentaux]

L’infrastructure en tant que service (IaaS) est un type de service de Cloud Computing qui offre des ressources de stockage et de mise en réseau à la demande, sur la base d’un paiement à l’utilisation.

La migration de l’infrastructure d’une entreprise vers une solution IaaS aide à réduire la maintenance des bases de données sur site, à économiser sur les coûts de matériel et à obtenir des informations commerciales en temps réel. Les solutions IaaS offrent une grande flexibilité et la possibilité de faire évoluer les ressources informatiques de l’entreprise en fonction de la demande et de la charge. Elles permettent également l’ajout rapide de nouvelles applications. La fiabilité de l’infrastructure informatique est ainsi garantie contractuellement..

La plateforme en tant que service (PaaS) est un environnement complet de développement et de déploiement dans le Cloud. Comme l’IaaS, le PaaS comprend l’infrastructure (serveurs, stockage et réseau), mais aussi des logiciels intermédiaires, des outils de développement, des services de veille stratégique (BI), des systèmes de gestion de base de données, etc. Le PaaS est conçu pour prendre en charge le cycle de vie complet d’une application Web : création, test, déploiement, gestion et mise à jour. On retrouve souvent ce modèle dans le domaine des sites e-commerce.

Le PaaS permet d’éviter les dépenses et la complexité liées à l’achat et à la gestion des licences logicielles, de l’infrastructure applicative ou des outils de développement et autres ressources. L’entreprise gère les applications et les services qu’elle développe, et le fournisseur de services Cloud gère généralement tout le reste.

Le logiciel en tant que service (SaaS) est une solution Cloud parmi les plus abouties. Elle permet aux utilisateurs de se connecter à des applications basées sur le Cloud et de les utiliser sur Internet. Les exemples les plus courants sont la messagerie électronique, la gestion d’agenda et les outils de bureautique.

Le SaaS fournit une solution logicielle complète que l’entreprise acquiert, sur la base d’un paiement à l’utilisation, auprès d’un fournisseur de services sur le Cloud. L’entreprise loue donc l’utilisation d’une application et les utilisateurs s’y connectent via Internet, généralement à l’aide d’un navigateur Web. Toute l’infrastructure sous-jacente, les intergiciels, les logiciels et les données de l’application sont situés dans le centre de données du fournisseur de services. Le fournisseur de services gère le matériel et les logiciels et, grâce à un contrat de service approprié, assure la disponibilité et la sécurité de l’application et des données. Le SaaS permet à l’organisation d’être rapidement opérationnelle avec une application pour un coût initial minimal car mutualisée.

Le logiciel en tant que service (SaaS) est une solution Cloud parmi les plus abouties. Elle permet aux utilisateurs de se connecter à des applications basées sur le Cloud et de les utiliser sur Internet. Les exemples les plus courants sont la messagerie électronique, la gestion d’agenda et les outils de bureautique.

Le SaaS fournit une solution logicielle complète que l’entreprise acquiert, sur la base d’un paiement à l’utilisation, auprès d’un fournisseur de services sur le Cloud. L’entreprise loue donc l’utilisation d’une application et les utilisateurs s’y connectent via Internet, généralement à l’aide d’un navigateur Web. Toute l’infrastructure sous-jacente, les intergiciels, les logiciels et les données de l’application sont situés dans le centre de données du fournisseur de services. Le fournisseur de services gère le matériel et les logiciels et, grâce à un contrat de service approprié, assure la disponibilité et la sécurité de l’application et des données. Le SaaS permet à l’organisation d’être rapidement opérationnelle avec une application pour un coût initial minimal car mutualisée.

Lire aussi : IaaS, PaaS, SaaS : quelles différences entre ces solutions ?

Pour résumer et simplifier, le Cloud Computing est le fait d’héberger son infrastructure informatique et ses applications à l’extérieur de l’entreprise auprès d’un fournisseur. Le SaaS constitue le niveau de service Cloud Computing le plus élevé car infrastructure, plateforme d’exécution des applications et applications sont totalement gérées par le fournisseur.

Le SaaS est donc un service du Cloud Computing.

Par extension, les termes « applications SaaS » ou « ERP SaaS » sont apparus, embrouillant si ce n’était déjà fait les entreprises voulant mener un projet de changement d’ERP.

De l’anglais « Enterprise Ressource Planning » (ou PGI « Progiciel de Gestion Intégré »), un ERP désigne une solution de gestion permettant aux entreprises de couvrir l’ensemble de leurs besoins fonctionnels et de pilotage au sein d’une même application. Les données sont ainsi gérées de manière centralisée dans une base de données unique : les informations sont stockées en temps réel et sans rupture de flux ce qui permet d’obtenir une vision 360° de l’ensemble des flux (achats, ventes, stocks, production, comptabilité…).

Les fonctionnalités standards des ERP varient en fonction des éditeurs. Toutefois, elles couvrent généralement les besoins de gestion commerciale, de CRM, de gestion de production, de comptabilité voire, pour certains ERP, les fonctionnalités de paie et de ressources humaines.

NB : l’ERP SaaS est nativement développé en langage web afin d’être optimisé pour être délivré sur Internet. Il est maintenu par l’éditeur qui gère les montées de version et les mises à jour.

Pour bien choisir son ERP, il faut commencer par comprendre et maîtriser ce dont on parle. Or, les deux termes que l’on entend le plus souvent, « ERP en mode SaaS » et « ERP dans le Cloud », ont tendance à être utilisés indifféremment, alors qu’ils désignent deux types d’ERP distincts. Voici comment distinguer les deux.

Différencier ERP Cloud et ERP SaaS peut s’avérer difficile tant ils sont utilisés indifféremment dans les blogs et articles de presse spécialisée IT, ou encore dans les communications des éditeurs eux-mêmes. Laissant ainsi penser aux lecteurs, souvent peu avertis, qu’il s’agit de la même chose. Les éditeurs historiques sont en grande partie responsables de l’apparition et du maintien de cette ambiguïté : bon nombre d’entre eux communiquent aujourd’hui sur des « applications SaaS » sans qu’elles le soient réellement.

Il convient de considérer l’ERP Cloud comme une infrastructure technologique présentant deux caractéristiques essentielles : les serveurs sont situés dans un centre de données hors site (qui n’appartient souvent pas à l’entreprise qui les utilise) et l’entreprise accède au logiciel via Internet.

À une extrémité du spectre se trouve l’ERP Cloud à locataire unique. Dans le cadre de ce modèle, l’entreprise gère le logiciel, y compris la maintenance et les mises à niveau. Son fonctionnement se rapproche donc plus d’un ERP installé sur site. À l’autre extrémité du spectre se trouve l’ERP SaaS multi-tenant, dans lequel le fournisseur est responsable du matériel et du logiciel, y compris des correctifs, des mises à niveau et autres opérations de maintenance. Comme ce type d’ERP est multi-tenant, toute modification de la plateforme ERP de base est répercutée sur tous les clients en même temps. Tout cela est inclus dans l’abonnement que l’entreprise paie mensuellement ou annuellement. Un montant qui dépend du nombre d’utilisateurs et/ou de la puissance ou du stockage nécessaire.

L’ERP SaaS et l’ERP Cloud ont donc en commun d’être hébergés à l’extérieur de l’entreprise et de donner accès aux données de l’ERP depuis l’extérieur ce qui répond aux besoins de mobilité des salariés.

Toutefois d’un point de vue technique, la structure, les composants et le langage de programmation des ERP SaaS et Cloud sont nettement distincts : l’ERP SaaS est nativement développé en langage web et optimisé pour être utilisé sur internet, alors que l’ERP Cloud est à l’origine développé pour être utilisé en local. Si l’ERP Cloud est accessible via Internet, c’est grâce à une couche HTML adjointe au noyau technique de l’ERP. En effet, l’ERP Cloud est initialement développé et prévu pour une architecture client/serveur, c’est-à-dire installé sur des serveurs dans l’entreprise cliente. De plus, il est fréquent que les performances, la vitesse de traitement et la rapidité de navigation entre un ERP Cloud et un ERP SaaS ne soient pas équivalentes, notamment lorsque les connexions internet sont dégradées.

Autre différence entre l’ERP Cloud et l’ERP SaaS : la mise à jour en multi-tenant. Les entreprises ayant accès à un ERP Cloud ont accès à la version installée au moment de la mise en œuvre de leur solution. Leur abonnement intègre, certes, le fait de pouvoir recevoir des mises à jour, mais celles-ci ne pourront être implémentées qu’en passant par des prestations de migration technique non comprises dans le cadre de leur contrat. A l’inverse, dans le cadre d’un ERP mis à disposition en mode SaaS, c’est l’éditeur qui prend en charge les montées de version et de mises à jour. L’ensemble des clients d’un ERP SaaS sont donc sur la dernière version publiée par l’éditeur et bénéficient constamment des nouveautés disponibles via les mises à jour.

Une fois le feu vert obtenu pour investir dans un nouveau système ERP, reste à déterminer et à justifier le budget à allouer au projet. Pour cela, la rédaction d’un cahier des charges est essentielle. Voici quelques-uns des éléments clefs de la planification du coût d’un ERP :

En ce qui concerne les tarifs pratiqués sur le marché des ERP SaaS, donner des prix fixes n’est pas chose aisée. Et pour cause, aujourd’hui seule une poignée d’éditeurs offrent des ERP réellement SaaS. Cependant, une forte tendance se détache : les ERP SaaS sont commercialisés via un abonnement qui dépend du périmètre fonctionnel à déployer et du nombre d’utilisateurs.

A cet abonnement, il faut ajouter des prestations d’intégration, à savoir, la reprise des données, le paramétrage des modules, les interfaces, les formations… Ainsi, en moyenne, le prix d’un abonnement ERP SaaS par mois se situe entre 60€ et 300€ par utilisateur nommé. Cet abonnement est fortement dégressif en fonction de la taille d’entreprise pour des raisons de mutualisation.

Le choix d’un ERP SaaS doit être déterminé par une vision stratégique à moyen et long terme, en tenant compte du développement futur de l’entreprise. L’acquisition d’une solution plus puissante et plus performante doit être vue comme un investissement dans la croissance future de la structure.
Il s’agit d’une décision de majeure importance, impliquant des coûts de logiciel, des coûts de développement et, parfois même, une formation du personnel interne au nouvel ERP SaaS. Par conséquent, les améliorations apportées par le système de gestion d’entreprise doivent compenser ces coûts. Et ce, grâce à une organisation plus efficace et l’optimisation de la production qui, à elles deux suffisent à justifier le changement d’ERP. Ainsi, se lancer dans la comparaison des différentes solutions ERP, demande obligatoirement de prendre en compte non seulement le coût, mais aussi les possibilités de développement et les éventuels investissements, qui devraient être soutenus à l’avenir. Les comparaisons budgétaires entre les différents modèles doivent être impérativement faites sur le long-terme (6 à 10 ans) en intégrant tous les coûts cachés présents et insoupçonnés des solutions installées sur site notamment.

Il est également intéressant de savoir que l’offre de type SaaS procure un avantage fiscal : les coûts d’investissements (CAPEX) sont remplacés par des charges d’exploitation (OPEX).

Pour en savoir plus : Prix ERP : quel budget prévoir pour son logiciel ?

Qu’il soit en mode SaaS ou non, les bénéfices à s’équiper d’un ERP SaaS sont nombreux pour les PME. L’ERP fournit à l’entreprise une vision globale de ses principaux flux. De plus, l’activité quotidienne de ses salariés est facilitée car les échanges d’informations entre les différents services se font de manière automatique et en temps réel.

Toutefois, attention aux excès ! La tendance des années 90 et 2000 poussait les entreprises à vouloir que l’ERP gère tous leurs flux selon leurs spécificités internes, ce qui les éloignait du standard et multipliait les spécifiques. Il faut avoir conscience que maintenir des développements spécifiques est compliqué, onéreux et retarde souvent les montées de version : cela rend l’ERP obsolète et peu agile.

L’avantage le plus évident et le plus souvent recherché par les utilisateurs d’ERP SaaS est sans conteste la mobilité : toutes les données sont accessibles partout et instantanément. Ensuite, en confiant l’infogérance de l’ensemble de leur système d’information (matériel, système d’exploitation et ERP), les entreprises sécurisent leurs données. Le niveau de sécurité et de services proposés par les fournisseurs d’ERP SaaS est effectivement de très loin supérieur à ce que les entreprises investissent sur leur architecture lorsqu’elle est gérée en interne. Ainsi les entreprises gagnent en sérénité et peuvent se concentrer sur leur cœur métier.

Se concentrer sur son métier est d’autant plus important pour une PME en pleine croissance, notamment quand elle doit ouvrir de nouveaux sites en France ou à l’étranger, ou quand elle doit faire face à un accroissement temporaire de son activité. Cette montée en charge est alors facilitée par l’absence d’infrastructure technique et matérielle à installer ou à configurer. De même, si l’accroissement d’activité se traduit par l’arrivée de nouveaux utilisateurs : avec un ERP SaaS, aucune installation sur les postes ou serveurs n’est requise.

Par ailleurs, l’acquisition de ces nouveaux utilisateurs auprès de l’éditeur de l’ERP SaaS sera facilitée car la souscription à ce service s’effectue via un abonnement qui est dimensionné à l’usage. Cela permet donc au PME de lisser la charge et de mieux la maîtriser.

Autre bénéfice : la mise à jour multi-tenant. Cette caractéristique de l’ERP SaaS est essentielle pour l’agilité et l’évolutivité de l’entreprise. Cette dernière profite constamment des innovations apportées par l’éditeur et dispose d’un environnement technologiquement et fonctionnellement innovant. Contrairement au modèle traditionnel Client/Serveur ou aux applications Cloud, l’ERP SaaS n’est pas figé dans une version devenue obsolète dès son installation, tant les évolutions en informatique sont rapides. Sans compter que l’entreprise fera l’économie des prestations de montée de version pouvant représenter plusieurs dizaines de milliers d’euros tous les 3 à 5 ans et qui, de surcroît, interdisent l’utilisation de l’application pendant plusieurs heures voire plusieurs jours.

Enfin, l’intérêt non négligeable pour l’entreprise qui utilise un ERP SaaS est de pouvoir compléter le périmètre fonctionnel de son outil avec une multitude d’applications web verticalisées ayant vu le jour ces dix dernières années. L’évolutivité de l’ERP SaaS est ainsi sans limite grâce à sa technologie web native qui lui permet d’interagir facilement avec d’autres solutions SaaS métiers spécialisées (WMS, GED, CRM, SIRH, messagerie…). Ces solutions 100% web connaissent d’ailleurs une croissance importante comme le confirme le Baromètre du Club Décision DSI, qui indique que près de 9 DSI français sur 10 utilisent au moins une application SaaS.

Vous l’aurez compris, les avantages sont multiples pour les PME qui s’équipent d’un ERP SaaS. En résumé :

Lire aussi : Quel ERP choisir pour les PME ? [Fonctionnalités & Bénéfices]

Archipelia, L’ERP SaaS pour les PME que nous éditons depuis 2004, est une solution SaaS développée nativement en web pour les entreprises du négoce, de logistique, de l’e-commerce et du retail.  fonctionnalités de gestion commerciale (achats dont grand import, ventes et stocks), de GPAO, de CRM et de Comptabilité. Workflow, GED, connecteur e-commerce Prestashop et Magento complètent la brique ERP.

Deux outils sont aussi connectés en temps réel au socle :

• POSia : caisse tactile et mobile pour gérer les points de vente
• TCBia : application de Terminal Code Barre pour tous périphériques pour la gestion des stocks (réception, picking, inventaire…)

Pour répondre aux besoins métiers des entreprises, la brique ERP est enrichie d’applications internet qui garantissent l’adaptation du système d’information aux nouveaux besoins métiers des entreprises, tout en gérant les données de manière unifiée, centralisée et sans rupture de flux. Les domaines fonctionnels de ces applications sont variés : EDI, Business Intelligence, WMS, Gestion de tournées, SAV, moteur de recommandation, GMAO, gestion des expéditions, PLM, datamining, BPM…

Vous avez un projet ERP SaaS pour votre entreprise ? N’attendez plus, contactez-nous !