Comment rédiger un cahier des charges ERP ?

Un ERP est un outil indispensable pour améliorer la performance en entreprise. Or, passer d’un système déjà en place à un nouveau mode de fonctionnement qui saura satisfaire tous les collaborateurs de l’entreprise, demande de l’organisation. Le meilleur moyen pour être sûr que l’ERP correspondra aux besoins de l’entreprise est de réaliser un cahier des charges. Que doit contenir un cahier des charges ERP ? Réponses dans cet article.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ERP ?

Un cahier des charges définit les contours du futur ERP SaaS. Ce document détaillé est rédigé par le responsable du projet, généralement le responsable des systèmes d’information ou de l’informatique. Dans cette tâche, il bénéficie habituellement du concours de plusieurs collaborateurs, rattachés aux différents services de l’entreprise, qui seront eux aussi des key users la solution ERP.

L’entreprise peut aussi faire appel à un prestataire ERP pour l’aider à la rédaction du cahier des charges. Il est d’ailleurs le principal destinataire de ce document Le prestataire s’appuiera sur les informations fournies par l’entreprise pour proposer une solution ERP sur mesure.

Cahier des charges ERP : 4 conseils à suivre pour le rédiger

Dans un contexte de digitalisation accrue et de concurrence exacerbée, les systèmes ERP sont devenus essentiels, indépendamment de la taille ou du secteur de l’entreprise.

L’ERP contribue à améliorer stratégiquement la logistique des entreprises. En augmentant la productivité, l’ERP améliore la logistique dans un processus de production plus large, qui inclut toutes les fonctions de l’entreprise. En se concentrant uniquement sur la logistique, voici comment un ERP peut aider votre entreprise :

1. Cahier des charges ERP : 4 conseils à suivre pour le rédiger

Que l’entreprise soit déjà équipée d’un ERP ou non, implémenter un ERP ne doit pas se faire sans une analyse des limites de la solution déjà en place. Dans les deux cas, il serait inutile et peu productif de garder un système de fonctionnement uniquement par habitude. Au-delà de l’architecture technique, il est important de s’intéresser de près à ce que l’on peut améliorer, simplifier ou externaliser en termes de procédures et aspects métiers. Voici quelques éléments à étudier.

La solution actuelle suit elle la croissance de l’entreprise ?

Le système de gestion actuel progresse-t-il avec l’entreprise ? Suit-il le rythme auquel elle grandit et augmente en nombre de collaborateurs et de partenaires ? Prend-il en compte les nouveaux processus commerciaux adoptés ? Les nouveaux secteurs d’activité ou marchés intégrés ? Une bonne solution ERP est celle qui permettra à l’entreprise de se développer tout en exploitant et maintenant les processus métiers quotidiens.

Les différents départements de l’entreprise travaillent-ils en harmonie ?

Alors que l’ERP offre une visibilité en temps réel de l’ensemble de l’entreprise, beaucoup d’entre elles continuent d’opter pour des logiciels qui fonctionnent indépendamment des autres systèmes. Une erreur qui peut conduire à ce que plusieurs départements travaillent en silo. La solution pour éviter cela, est l’implémentation d’un logiciel qui relie tous les systèmes, tout en produisant des analyses de données et des informations commerciales. Avantageux pour tous, l’ERP offre productivité, croissance et avantage concurrentiel.

Le système en place est-il trop coûteux ?

La maintenance d’un ERP hérité peut s’avérer être un gouffre financier. Pour réduire les coûts, il convient d’étudier les avantages et les inconvénients de chaque option de déploiement, que ce soit sur site, dans le cloud ou dans une solution ERP hébergée.

2. Remplir son cahier des charges ERP en fonction des besoins de l’entreprise

Le cahier des charges ERP se doit d’être exhaustif. Peu importe le secteur d’activité, il est essentiel de définir avec précision les besoins actuels et futurs de l’entreprise.

A l’aide de l’analyse critique du système de gestion existant, il convient de déterminer les processus métiers essentiels au fonctionnement et à l’organisation de la société. En effet, chaque entreprise requiert des processus et spécificités qui lui sont propres. Une description détaillée des attentes est alors à privilégier. A terme, un cahier des charges peu précis pourrait être pénalisant, notamment au moment de comparer les différentes solutions proposées par les prestataires ERP.

En complément des processus commerciaux, d’autres indicateurs sont à prendre en considération pour la réussite du projet. Quels sont les objectifs de l’entreprise en termes de productivité et de rentabilité ? Quelles sont les évolutions possibles de l’activité ? Il est capital de se projeter pour déterminer au mieux ses futurs besoins, car le choix d’un ERP est un investissement sur le long terme.

3. Tenir un cahier des charges ERP hiérarchisé et planifié

L’idée de devoir implémenter un tout nouveau système ou la nécessité d’identifier les éléments à ajouter ou à supprimer dans un système déjà en place peut être un sujet de grande préoccupation. Plus le cahier des charges ERP est précis, plus il sera facile d’améliorer ou de remplacer l’ancien système. On peut noter trois étapes clés :

Créer une liste de préférences

Il s’agit d’abord de noter les fonctions ERP déjà en place dans l’entreprise, puis d’établir une liste des fonctionnalités souhaitées. Avec ces options et les idées de ce qui est disponible sur le marché, il sera possible d’examiner des fonctionnalités spéciales, telles que l’ajout d’applications prédéfinies ou d’applications de construction personnalisées.

Définir un budget

La liste des fonctions nécessaires et souhaitées doit être en cohérence avec un budget qu’il convient donc de définir. Les informations budgétaires aident dans ce cas à déterminer les systèmes et les fonctionnalités possibles pour l’entreprise. Le coût de prise en charge et de maintenance d’un système ERP sont les principaux points à prendre en compte.

Contacter les prestataires

Poser des questions directement au prestataire est déterminant pour s’assurer que la solution proposée répond aux besoins spécifiques de l’entreprise. Par exemple, passer du local au cloud peut amener à s’interroger sur la sécurité des données. Il faudra alors trouver un partenaire technologique rassurant et à l’écoute.

4. Impliquer tous les pôles de l’entreprise dans la rédaction du cahier des charges ERP

Même s’il est mis en place par un prestataire, l’ERP est un projet qui engage l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. La rédaction du cahier des charges ERP doit donc être le fruit d’échanges avec les key users de la future solution.Le cahier des charges ERP est aussi et surtout réalisé pour les prestataires. Le rédiger en collaboration avec tous les pôles de l’entreprise permettra aux intégrateurs ERP de mieux connaître et comprendre les enjeux du projet. Il est primordial que le cahier des charges soit clair et détaillé afin de se voir proposer la solution ERP la plus adaptée.Bien rédigé, le cahier des charges ERP vous permettra de choisir un nouveau prestataire en adéquation avec les besoins de votre entreprise. Vous souhaitez implémenter un nouvel ERP adapté à vos besoins ? Archipelia vous propose un logiciel de gestion sur mesure qui saura répondre à votre cahier des charges et vous accompagner sur le long terme. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez-nous !

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