L’ARTICLE EN BREF :

• Le suivi des stocks vise à garantir une visibilité fiable des quantités disponibles, des flux et des emplacements afin d’éviter ruptures, surstocks et erreurs d’inventaire. 
• Trois méthodes principales existent : l’inventaire périodique (simple mais non continu), l’inventaire permanent (temps réel mais exigeant) et l’inventaire tournant (progressif et sans arrêt d’activité). 
• Les outils varient selon la maturité logistique : tableur pour petits volumes, codes-barres pour fiabiliser les mouvements, RFID pour les inventaires rapides et massifs, ERP/WMS pour une gestion intégrée et automatisée. 
• Le pilotage repose sur plusieurs leviers : point de commande, stock de sécurité, approche Juste-à-Temps, Kanban visuel et analyse ABC pour prioriser les efforts. 
• La valorisation comptable du stock se fait via trois méthodes : FIFO, CMP ou LIFO (interdit en Europe mais utile pour comprendre certains enjeux). 
• Un ERP Cloud comme Archipelia optimise la gestion grâce au suivi temps réel, à la traçabilité avancée, à l’automatisation des flux et à l’organisation intégrée des entrepôts, préparations et expéditions.

Les distorsions de stock (sous-stock, surstock, erreurs d’inventaire) coûtent 1,1 milliards de dollars par an aux entreprises dans le monde*. Ce chiffre illustre à quel point le suivi des stocks est stratégique. Il permet d’éviter toute rupture qui bloque les ventes et tout surstock qui immobilise la trésorerie. Il limite également les erreurs d’inventaire qui perturbent la comptabilité et faussent les marges.

Une gestion de stock fiable garantit la disponibilité des produits, la satisfaction client, l’optimisation financière et la fluidité logistique.

Dans cet article, découvrez les méthodes, outils et indicateurs essentiels pour structurer un suivi des stocks performant qui favorise la croissance de votre entreprise.

Qu’est-ce que le suivi des stocks ?

Le suivi des stocks désigne l’ensemble des actions permettant de connaître en temps réel les quantités disponibles, les flux entrants et sortants, ainsi que l’emplacement de chaque article, marchandise ou colis dans un entrepôt.

L’objectif du suivi de stock est de disposer d’une vision fiable pour éviter les ruptures, limiter le surstock et garantir la disponibilité produit. Concrètement, cela inclut :

• L’enregistrement des entrées : réceptions fournisseurs, retours, productions internes.
• Le suivi des sorties : ventes, expéditions, consommations internes.
• La mise à jour continue des niveaux de stock.
• L’identification des emplacements (rayons, zones, entrepôts).
• Le contrôle de la précision via des inventaires réguliers.
• La traçabilité des lots par numéros de série ou dates de péremption si c’est nécessaire.

3 méthodes pour suivre ses niveaux de stocks

Le choix de la meilleure méthode pour évaluer et mettre à jour vos niveaux de stock dépend du volume d’articles, de la fréquence des mouvements et du niveau de précision attendu.

1. Inventaire périodique

L’inventaire périodique consiste à compter l’ensemble du stock à une date précise, souvent en fin d’année ou de trimestre. Il est simple à organiser et adapté aux petites structures. Toutefois, il présente deux principales limites :

• La vision du stock n’est pas continue.
• L’activité doit parfois être arrêtée pour réaliser le comptage, ce qui implique un manque à gagner.

2. Inventaire permanent

L’inventaire permanent met à jour le stock en temps réel, à chaque entrée ou sortie d’un colis ou d’une palette de l’entrepôt. Il offre une précision élevée, une meilleure réactivité et des KPI actualisés, ce qui favorise de meilleures décisions.

En revanche, l’inventaire permanent nécessite une forte rigueur opérationnelle. Ainsi, l’automatisation, avec un ERP dédié à la logistique ou un WMS, est souvent indispensable.

3. Inventaire tournant

L’inventaire tournant consiste à compter régulièrement une partie du stock, selon une fréquence définie (journalière, hebdomadaire ou mensuelle), sans devoir arrêter l’activité durant le comptage. Adapté aux entrepôts actifs, il limite les erreurs, car elles sont détectées au fur et à mesure des comptages.

Cependant, l’inventaire tournant requiert une organisation stricte et un planning de comptage bien pensé.

4 outils / logiciels de suivi de stocks

Les outils de gestion du stock diffèrent selon les besoins et les contraintes de l’activité logistique.

1. Tableur Excel ou Google Sheets

Solution simple et économique, idéale pour une TPE avec peu de références, un tableau bien structuré permet de :

• Suivre les entrées et les sorties.
• Réaliser l’inventaire annuel obligatoire.
• Surveiller les niveaux de stock.
• Éviter les ruptures.

Néanmoins, l’efficacité de cette solution « faite maison » reste limitée : dès que les volumes augmentent ou que les flux se complexifient, le tableur devient rapidement une usine à gaz. Les saisies manuelles entraînent des erreurs humaines, des fichiers multiples non-synchronisés et des données obsolètes, car difficiles à actualiser rapidement.

2. Lecteurs automatiques : codes-barres + douchettes

Les lecteurs de codes-barres identifient rapidement les articles, grâce à un simple SCAN. Ce standard du marché permet d’enregistrer les mouvements de stocks avec précision dans un système de suivi de stock, y compris un tableur Excel. Fonctionnant avec ou sans ERP, cette solution réduit les erreurs de saisie manuelle, accélère les réceptions et les préparations de commandes.

Attention : une douchette ne met pas automatiquement à jour un Excel comme un ERP ou un WMS le ferait. Elle transmet simplement le code scanné (souvent comme si vous tapiez au clavier). Excel peut ensuite récupérer cette information, mais la logique de mise à jour du stock doit être gérée manuellement ou via une formule/macros.

3. RFID

La technologie Radio-Fréquence-Identification est capable de lire plusieurs articles simultanément, sans viser chaque produit. Ses atouts :

• Inventaires très rapides.
• Vision plus précise des flux.
• Gestion efficace et fiable pour les gros volumes.

Bien qu’il soit plus coûteux qu’un système à codes-barres à l’investissement, RFID est plus rentable à moyen et long terme pour les entreprises ayant une activité dense ou avec beaucoup de références.

4. WMS et ERP

WMS et ERP sont des logiciels avancés pour le suivi des stocks. Ces solutions assurent :

• Une synchronisation des flux avec les inventaires en temps réel.
• Une traçabilité irréprochable (par lots, numéros de série ou DLC).
• La gestion optimale des emplacements.
• La mise à jour automatique des mouvements.
• La communication avec différents services : commerciaux, SAV, comptabilité, ADV, etc.

Un ERP logistique devient indispensable dès que l’entreprise dépasse un certain volume ou souhaite structurer sa chaîne logistique de manière professionnelle.

5 méthodes de gestion et de pilotage des stocks

Le suivi des stocks est une étape fondamentale pour piloter correctement une activité logistique dans le but d’anticiper les besoins et de répondre à la demande. Voici les cinq méthodes incontournables de pilotage des stocks.

1. Point de commande ou seuil de réapprovisionnement

Le point de commande est le niveau de stock à partir duquel vous lancez automatiquement une commande. Il vise à réapprovisionner le stock au bon moment pour éviter toute rupture, sans générer de surstockage.

2. Le stock de sécurité

Le stock de sécurité est une réserve tampon destinée à absorber les imprévus tels que les retards fournisseurs, les pics d’activité ou les erreurs de prévision.

3. Le Juste-à-Temps

Le JAT, ou JIT pour just in time en anglais, méthode inspirée de l’industrie japonaise, consiste à produire ou à approvisionner uniquement lorsque cela est nécessaire, afin de baisser les coûts de stockage et de générer des flux plus fluides.

Toutefois, ce type de gestion de stock est risqué. Il exige une excellente coordination avec les fournisseurs et une vision très précise de la demande.

À lire : Les 10 formules à connaître pour la gestion des stocks

4. Le Kanban

Le Kanban repose sur un principe très visuel :

1. Chaque article possède une carte physique ou numérique contenant les informations essentielles : référence, quantité à réapprovisionner, emplacement, etc.
2. Les produits sont rangés en « bacs » ou en emplacements Kanban, souvent en deux parties : un bac avant (stock utilisé) et un bac arrière (stock tampon).
3. Quand le premier bac est vide, la carte associée est déplacée, signal qui déclenche la commande fournisseur, la fabrication ou le transfert à un autre entrepôt.
4. Le bac vide est ensuite rempli pendant que l’autre continue à servir.

Cette méthode n’exige ni calculs complexes, ni surveillance des niveaux de stock en permanence. Le simple mouvement d’une carte suffit à lancer le réapprovisionnement.

5. L’analyse ABC

Le Kanban repose sur un principe très visuel :

1. Chaque article possède une carte physique ou numérique contenant les informations essentielles : référence, quantité à réapprovisionner, emplacement, etc.
2. Les produits sont rangés en « bacs » ou en emplacements Kanban, souvent en deux parties : un bac avant (stock utilisé) et un bac arrière (stock tampon).
3. Quand le premier bac est vide, la carte associée est déplacée, signal qui déclenche la commande fournisseur, la fabrication ou le transfert à un autre entrepôt.
4. Le bac vide est ensuite rempli pendant que l’autre continue à servir.

Cette méthode n’exige ni calculs complexes, ni surveillance des niveaux de stock en permanence. Le simple mouvement d’une carte suffit à lancer le réapprovisionnement.

Pour choisir le bon WMS pour votre PME, voici donc les 7 étapes à suivre :

1. Réaliser un audit logistique en cartographiant les flux (réception, stockage, préparation, expédition) pour bien comprendre les processus internes et les gestes métiers de l’entreprise.
2. Définir les besoins fonctionnels et objectifs de l’entreprise 
3. Établir un cahier des charges, qui priorise les fonctionnalités indispensables (voir nos explications ci-dessus).
4. Effectuer un benchmark des solutions existantes sur le marché adaptées à l’entreprise.
5. Demander des démonstrations aux éditeurs de solutions les plus pertinentes, tester des scénarios réels et analyser l’ergonomie, l’intuitivité de l’interface et la capacité à absorber la montée en charge (scalabilité).
6. Analyser les propositions commerciales
7. S’assurer que l’éditeur WMS choisi propose un déploiement adapté aux PME et un support technique réactif.

3 méthodes comptables de valorisation des stocks

La valorisation des stocks consiste à déterminer à quel coût vos articles sont comptabilisés.

1. FIFO

La méthode First In, First Out, ou premier entré, premier sorti, considère que les premiers produits entrés en stock sont les premiers consommés ou vendus. Elle reflète une valorisation réaliste en période d’inflation.

2. LIFO

Le LIFO (Last In, First Out ou dernier entré, premier sorti) suppose que les derniers produits achetés sont les premiers écoulés. Ici, la valorisation du stock est proche des prix les plus récents.

Attention : les normes comptables européennes (IFRS) et le PCG français interdisent le LIFO, car il réduit artificiellement le résultat comptable. Cependant, cette méthode reste utile pour comprendre les enjeux de la valorisation, surtout si l’une des filiales d’une entreprise européenne est aux États-Unis et applique LIFO.

3. CUMP

Le CUMP calcule une moyenne du coût d’achat des articles après chaque entrée en stock ou sur une période donnée. Cette méthode est stable et simple, adaptée aux gros volumes comme aux articles interchangeables.

Les documents nécessaire pour un bon suivi des stocks

Ces documents assurent la traçabilité et facilitent l’inventaire comptable en détectant rapidement les écarts entre stock réel et théorique :

• Fiche de stock : registre détaillant les mouvements et niveaux de chaque article.
• Bon de commande (BC) : déclenche l’achat ou la production d’articles.
• Bon de livraison fournisseur (BLF) : preuve de la livraison par le fournisseur.
• Bon de réception (BR) : confirme la réception des articles au sein de l’entreprise.
• Bon de livraison client (BLC) : document attestant l’expédition des articles au client.
• Bon de transfert : suivi des mouvements entre différents entrepôts ou zones de stockage.
• Inventaire périodique : enregistrement officiel des quantités lors des comptages réguliers.
• Étiquette ou fiche produit : permet l’identification rapide et la lecture via codes-barres ou RFID.
• Journal de stock / registre informatique : centralise toutes les transactions pour un suivi permanent.

Les KPIs pour suivre efficacement vos stocks

Pour piloter les stocks efficacement et prendre de bonnes décisions , il est essentiel de suivre certains indicateurs clés de performance (KPIs) :

• Rotation des stocks
• Taux de rupture de stock
• Couverture de stock
• Taux de service

D’autres indicateurs peuvent être utiles selon les besoins de l’activité : taux de surstockage, taux d’exactitude des inventaires, délai moyen de réapprovisionnement, coût de stockage, valeur totale du stock, articles en surstock ou obsolètes.

Archipelia, l’ERP Cloud pour gérer vos stocks

Archipelia est un ERP Cloud qui centralise toutes vos opérations logistiques, dont le suivi des stocks en temps réel. Il permet de prendre les meilleures décisions grâce à plusieurs fonctionnalités :

• Modélisation d’entrepôts : gestion des zones et emplacements, contraintes de volume et de poids, optimisation des parcours de rangements.
• Réception et entrée de marchandises : par commande ou container, gestion des prix de revient, litiges et retours, impression d’étiquettes.
• Préparation : picking mono ou multi-bons, colisages multi-niveaux, édition en masse des bons de préparation et de livraison, optimisation des parcours via TCBia.
• Gestion des transferts et des contenants : palettes, cartons, lots, numéros SSCC, transferts entre zones ou entrepôts.
• Transport et expédition : gestion des grilles tarifaires, édition des bons de transport et étiquettes (Chronopost, Colissimo, DHL, GLS…).
• Inventaires rapides, tournants, comptage via code-barres (TCBia), analyse et suivi des écarts.
• Traçabilité complète : numéros de série, de lot, SSCC pour assurer un suivi précis et fiable.
• Optimisation et automatisation : alimentation du picking selon les besoins clients, import/export des tarifs transporteurs, gestion des stocks multi-sites.

*https://www.ihlservices.com/wp-content/uploads/2015/06/WeLostAustralia-Outline.pdf