EDI : qu’est-ce que c’est ? Quel gain de temps et de qualité ?

Dans l’optique d’une gestion zéro papier en entreprise, l’Echange de Données Informatisé (EDI) n’a eu de cesse de se réinventer. Depuis sa création en 1981, elle « s’internationalise » et fait des « petits ».

En effet, l’année 1987 fait figure de grande étape puisqu’elle correspond à la naissance de l’Edifact (l’Échange de données informatisées pour l’administration, le commerce et le transport), norme internationale de l’EDI, élaborée par les Nations Unies. Puis se sont ajoutées à la liste, des versions de la norme EDI adaptées au secteur d’activité (par exemple, ODETTE pour l’industrie automobile) ou à l’aire géographique qu’elles recouvrent (TRADACOM en Grande-Bretagne), avant que ne débarquent de nouvelles normes basées sur le métalangage XML.

Mais c’est surtout avec l’apparition des API, de la blockchain et de l’intégration B2B que l’on constate de véritables sources d’évolution pour l’EDI en entreprise.

Focus sur une norme qui a bouleversé l’échange d’informations en entreprise.

Sommaire

Norme EDI : quand la révolution numérique débarquait dans les entreprises

EDI : définition

L’échange de données informatisé remplace les échanges physiques de documents en utilisant des formats normalisés de données.

Il simplifie ainsi les échanges entre différentes entités appartenant ou non à la même société.

Concrètement, il s’agit d’un échange d’ordinateur à ordinateur dans un format électronique standard entre partenaires commerciaux.

Par exemple, l’EDI est utilisé au quotidien pour traiter des commandes et des factures automatiquement dont les flux sont particulièrement volumineux (grande distribution en particulier).

Evolution de l’EDI

Si l’EDI a un peu plus de 40 ans aujourd’hui, il a connu un bouleversement avec l’arrivée d’internet et des nouvelles technologies.

Les entreprises ont complètement intégré l’EDI dans leurs habitudes de travail grâce à l’émergence du métalangage XML, s’appuyant sur des protocoles d’échanges de type API.

Par ailleurs, la technologie SaaS et l’utilisation du Cloud ont libéré les derniers freins de l’EDI (coût de mise en œuvre, multiplicité des standards et technologies, délai de déploiement dans l’entreprise, adhésion…) en permettant à chaque collaborateur de travailler depuis n’importe où avec un ordinateur et une connexion internet.

Les relations B2B influent également sur l’évolution de l’EDI. Les gateways B2B, solutions d’intégration, permettent de modéliser les processus métiers au sein d’une plateforme unique. Ces dernières années, l’EDI ne cesse d’être challengé. Les API et la blockchain mais surtout les nouvelles technologies utilisées pour l’Internet of Things (IoT) relèvent de nouveaux défis sur la chaîne d’approvisionnement que l’EDI ne réussit pas encore à résoudre.

Les avantages apportés par l’EDI en entreprise

L’EDI est un excellent moyen d’uniformiser les processus internes à l’entreprise ainsi que de favoriser les interconnexions entre applications et logiciels de gestion d’entreprise. Mais ce n’est pas tout !

L’EDI permet aussi de :

  • $Réduire les coûts :
  • De temps : rapidité de traitement de l’information et diminution du nombre de tâches à faible valeur ajoutée. Prenons l’exemple d’une commande papier. Elle est envoyée par la poste puis réceptionnée ce qui prend au moins 2 jours. Ensuite ses données sont traitées à la main et enregistrées dans l’outil de gestion. Avec le système EDI, la commande est envoyée et réceptionnée en 1 minute, et ses informations peuvent être intégrées automatiquement grâce à l’OCR.
  • Économie : sur les coûts d’impression papier, sur la résolution des litiges, le traitement manuel des processus.
  • $Accélérer les échanges : les informations n’ont pas à être ressaisies ce qui limite les risques d’erreurs de saisie.
  • $Assurer la traçabilité : des documents, des factures, de l’expédition, etc.
  • $Améliorer les relations avec les clients et les partenaires

EDI et ERP : une intégration gagnante

Pour exploiter pleinement le potentiel des solutions EDI, il faut les intégrer au système ERP et CRM de l’entreprise. Cette intégration réduira le nombre de tâches administratives et d’erreurs humaines de saisie.

L’ERP est une solution de communication majeure qui fédère les flux numériques, les données et les informations issues des opérations. Les données transactionnelles échangées avec un sous-traitant ou un fournisseur passent forcément par l’ERP qui va les traiter pour les répercuter concrètement sur la chaîne de fabrication. Il permet également de créer une base de données centralisée qui utilise l’EDI pour fournir les informations aux clients ou aux fournisseurs/partenaires.

Par exemple, lors d’une nouvelle commande, l’ERP du producteur enregistre les données collectées et les transmets automatiquement au service de production. Là où l’EDI intervient un degré au-dessus en déployant la commande au site de vente et au fournisseur simultanément. Ce dernier est alors alerté de la production à venir et peut livrer le matériel de base au producteur qui réalisera ensuite la commande.

Ainsi l’EDI fait la passerelle entre les informations contenues dans des ERP de deux entreprises différentes, sans que ne se pose de problème de comptabilité. Ce combo gagnant est particulièrement prisé dans les secteurs d’activité faisant intervenir des producteurs, des fournisseurs, des vendeurs comme l’automobile – là où la flexibilité est attendue.

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