L’ARTICLE EN BREF :

• L’inventaire est une photographie précise et valorisée du patrimoine d’une entreprise à un instant donné, indispensable pour piloter, anticiper et prouver la fiabilité des données économiques ou opérationnelles.
• Il en existe 7 types principaux : comptable (une obligation légale), patrimonial (avoir une vision claire du patrimoine de l’organisation),  physique (comptage réel des biens), permanent (suivi continu), tournant (contrôle régulier d’une partie des stocks), immobilisations (vérification des biens permanents matériels et immatériels), stocks (valorisation des produits finis, en cours et matières premières).
• Une méthodologie rigoureuse est fondamentale pour réaliser un inventaire conforme et fiable : planifiez, recensez, comptez, valorisez, ajustez, documentez.
• Tout écart entre inventaire physique et comptable doit être corrigé par une écriture de régularisation.
• Utiliser un ERP n’est pas réservé aux grandes entreprises. Archipelia offre aux PME et TPE la possibilité d’automatiser le processus, de réduire les erreurs de saisie et de gagner du temps.

PME du négoce, e-commerçant ou industriel, savez-vous vraiment ce que vaut votre stock ? Chaque fin d’exercice, l’inventaire est nécessaire : il vérifie si vos chiffres traduisent fidèlement la réalité du terrain.

De plus, l’inventaire est un outil de pilotage central pour fiabiliser vos comptes, ajuster vos approvisionnements et valoriser votre patrimoine. Mais encore faut-il en maîtriser la méthode ! Justement, dans ce guide pratique, Archipelia vous apprend comment réaliser un inventaire en toute simplicité.

Qu’est-ce qu’un inventaire ?

L’inventaire est l’opération qui consiste à recenser, à décrire et à évaluer l’ensemble des éléments possédés par une organisation, qu’il s’agisse de biens matériels (stocks, équipements, bâtiments) ou immatériels (logiciels, licences, droits).

À quoi sert l’inventaire ?

Un inventaire permet de comparer les données théoriques avec la réalité du terrain, afin de s’assurer que les informations enregistrées, logistiques, techniques ou financières, correspondent bien à la situation réelle de l’entreprise.

C’est une étape de comptage et un outil de pilotage pour contrôler, ajuster et fiabiliser la gestion des ressources au sain des entreprises logistiques, industrielles ou commerciales :

• Il optimise la gestion des stocks et des approvisionnements.
• Il améliore la traçabilité et la valorisation des actifs (biens matériels et immatériels).
• Il fournit une vision réaliste de la performance opérationnelle et financière.
• Il permet d’anticiper les besoins, les pertes ou les anomalies.

Quels sont les différents types d’inventaires et leurs utilités ?

Conformité légale, contrôle opérationnel ou pilotage stratégique, l’inventaire se décline en plusieurs formes qu’il est possible de combiner pour plus d’efficacité. Deux critères de choix : l’objectif visé et la fréquence du contrôle.

Il est donc important de connaître les 5 principaux types d’inventaires pour choisir la méthode la plus adaptée à la structure et aux besoins de l’entreprise.

1. L’inventaire comptable

C’est une obligation légale pour toute entreprise au moins une fois par an, selon l’article L123‑12 du Code du commerce.

Il consiste à recenser, vérifier et évaluer l’ensemble des éléments du patrimoine (stocks, immobilisations, créances, dettes, trésorerie) à la clôture de l’exercice.

Découvrez notre article sur l’inventaire comptable.

2. L’inventaire patrimonial ou technique

L’inventaire patrimonial vise à identifier, localiser et évaluer les biens physiques et techniques (bâtiments, équipements, infrastructures, matériel). Cet inventaire s’applique surtout aux organisations publiques, industrielles ou multi-sites.

Son utilité ? Disposer d’une vision réaliste du patrimoine, planifier les remplacements, les entretiens ou les investissements à venir.

3. L’inventaire physique

Il consiste à comptabiliser et à mesurer les biens réellement présents dans l’entrepôt, le magasin ou l’établissement à un instant donné. Privilégiez cette méthode pour vérifier l’exactitude des stocks et détecter les écarts.

4. L’inventaire permanent

L’inventaire permanent est une méthode de comptage où les stocks sont suivis en continu, grâce aux enregistrements comptables ou à un logiciel de gestion d’entreprise. Il reflète, en temps réel, la réalité des stocks et donc, un suivi plus précis. L’inventaire permanent est un choix pertinent dans certains cas :

• Un volume important de marchandises.
• Des références nombreuses (commerce de détail, e‑commerce, distribution).
• Des stocks à forte rotation, où les entrées et sorties sont fréquentes et où un contrôle ponctuel risquerait de créer des écarts.
• Pour une gestion optimisée et un pilotage en temps réel.
• Pour anticiper les ruptures, éviter les situations de surstockage, ajuster les commandes et améliorer la valorisation du bilan.

5. L’inventaire tournant

L’inventaire tournant consiste à vérifier régulièrement et par cycles une partie seulement des stocks au lieu de tout contrôler en une seule fois. Cette méthode permet de répartir les vérifications sur l’année, de détecter rapidement les écarts et de maintenir l’activité opérationnelle de l’entreprise, sans interruption.

Contrairement à l’inventaire permanent l’inventaire tournant traite progressivement certaines références pour un contrôle régulier et ciblé.

6. L’inventaire des immobilisations

Spécifique aux biens durables et immatériels de l’entreprise, l’inventaire des immobilisations  permet de vérifier :

• l’existence physique des biens matériels (machines, véhicules, matériel informatique, mobilier) ;
• la présence et la validité des actifs immatériels (logiciels, licences, brevets, droits d’exploitation) ;
• la valeur et l’amortissement de l’ensemble pour garantir un bilan fidèle et conforme aux obligations comptables.

Inclure les immobilisations immatérielles est essentiel pour éviter les omissions dans le bilan et assurer une valorisation complète du patrimoine de la société.

7. L’inventaire des stocks

Comme son nom l’indique, cet inventaire se focalise sur les matières premières, les produits en cours ou finis. Il a pour but d’optimiser la rotation des stocks et la valorisation du bilan.

Comment réaliser un inventaire ?

Avant de lancer l’inventaire, tous les biens matériels et immatériels, tous les stocks, toutes les immobilisations doivent être recensés pour garantir la fiabilité de vos comptes. Une entreprise bien préparée réduit les risques d’écarts, d’erreurs ou de non-conformité. Voici un déroulé méthodique pour vous accompagner de A à Z.

Étape 1 : Planifier et préparer l’opération

Commencez par définir la date de l’inventaire en fonction de votre activité. La plupart des entreprises choisissent la clôture ou un moment hors de la période d’activité intense.

Il faut ensuite identifier le périmètre : stocks, immobilisations, licences, matériel informatique… comme précisé dans les travaux d’inventaire comptables.

Désignez les responsables, l’équipe de comptage, le superviseur et préparez les fiches de comptage ou des supports numériques.

⚠️ Attention : si nécessaire, bloquez les mouvements de stocks ou immobilisations pendant le comptage pour éviter des écarts dus aux entrées/sorties.

Étape 2 : Recenser et identifier les éléments

Chaque ligne de stock ou immobilisation est à recenser : référence, désignation, quantité théorique, localisation, fournisseur, etc. Marquez les emplacements concernés (réserves, dépôts, sites externes) pour garantir l’exhaustivité.

Pour les immobilisations, matérielles et immatérielles, assurez-vous de bien identifier les biens (licences, logiciels, matériel), leur valeur et leur amortissement.

Étape 3 : Effectuer le comptage physique ou le relevé réel

Le comptage ou le relevé réel consiste à mesurer les unités physiques, puis à les noter sur fiches ou via un outil numérique. Pour garantir l’exactitude de l’inventaire, un double comptage ou une vérification croisée peuvent s’avérer utile pour détecter des erreurs possibles.

⚠️ Attention : assurez-vous qu’aucun mouvement d’entrée/sortie ne survienne lors du comptage (gel des stocks).

Étape 4 : Valoriser les éléments inventoriés

Chaque bien recensé doit être valorisé pour être intégré correctement dans les comptes annuels. Cette étape garantit la fiabilité du bilan et la cohérence entre les données physiques et comptables.

Commencez par attribuer une valeur à chaque élément, selon sa nature :

• Pour les stocks, on retient le coût d’acquisition (prix d’achat + frais accessoires) ou le coût de production (matières premières + main-d’œuvre + charges indirectes).
• Pour les immobilisations, on applique la valeur nette comptable, c’est-à-dire la valeur d’origine diminuée des dotations aux amortissements et des éventuelles dépréciations.

💡 Bon à savoir : pour les immobilisations immatérielles (logiciels et licences), la valeur à retenir dépend de leur durée d’utilisation et de leur amortissement prévu au plan comptable.

Ensuite, choisissez une méthode de valorisation adaptée à votre activité :

• FIFO (First In, First Out) : les premiers produits entrés sont considérés comme les premiers sortis.
• LIFO (Last In, First Out) : méthode inverse, moins courante.
• Coût moyen pondéré (CMP) : qui permet de lisser les variations de prix sur la période, à l’aide de la méthode CUMP.

Ces méthodes influencent directement la marge et la valorisation du stock. Il est donc essentiel de conserver la même d’un exercice à l’autre pour assurer la comparabilité des comptes.

👉 Découvrez notre guide de la valorisation des stocks.

Étape 5 : Détecter et corriger les écarts avec la comptabilité

Vous y êtes presque ! Après la valorisation, il est temps de comparer les données physiques et comptables pour garantir la fiabilité du bilan. La valeur totale des stocks et immobilisations doit correspondre à celle, théorique, inscrite dans les comptes, tant en quantité qu’en valeur.

Lorsque des différences apparaissent, une analyse des écarts permet de savoir de quoi il s’agit :

• Pertes ou détériorations de biens
• Erreurs de saisie ou de comptage
• Produits volés, périmés ou obsolètes

Chaque écart identifié doit être corrigé par des écritures comptables adaptées :

• Ajustement des stocks (plus ou moins-value)
• Enregistrement des amortissements ou provisions
• Réévaluation éventuelle d’un actif

Étape 6 : Reporter et documenter les résultats de l’inventaire

Une fois les opérations de comptage et de vérification terminées, vient le moment de formaliser les résultats dans un rapport qui constitue une pièce justificative essentielle en cas de contrôle ou d’audit.

Pour être complet, votre rapport d’inventaire doit rassembler :

• La liste des éléments inventoriés, avec leurs valeurs finales
• Les écarts constatés entre le stock théorique et le stock réel
• Les écritures comptables passées pour corriger ces écarts
• Les observations et commentaires utiles à la compréhension des ajustements.

Ensuite, archivez tous les documents associés : fiches de comptage, exports de logiciels, justificatifs de correction et rapports signés par les responsables. Cette traçabilité facilite la vérification par un expert-comptable, un commissaire aux comptes ou l’administration fiscale.

Le conseil Archipelia : n’en restez pas là ! Rappelez-vous que l’inventaire, en plus d’être une obligation légale et comptable, peut vous aider à optimiser votre gestion logistique. Exploitez les enseignements tirés de cette opération. Les données recueillies peuvent servir à :

• Ajuster les niveaux d’approvisionnement pour réduire les coûts de stockage et le gaspillage.
• Réviser la gestion des immobilisations, ce qui peut impliquer des économies importantes.
• Analyser la rotation des stocks et détecter les produits dormants pour revoir la stratégie commerciale.
• Améliorer les prises de décisions en termes de gestion financière.

Quels outils et logiciels utiliser pour simplifier et sécuriser l’inventaire ?

Fichiers Excel complexes et non reliés, saisie ou calcul incorrects, des dizaines d’aller-retours par mail… La réalisation d’un inventaire peut vite devenir chronophage et source d’erreurs lorsqu’elle repose sur des opérations manuelles.

L’ERP, ou PGI en français (Progiciels de gestion intégrés) est un logiciel complet qui permet d’automatiser le processus dans son ensemble, du comptage jusqu’à l’exploitation des résultats, en passant par la valorisation comptable et l’établissement automatique du rapport final.

Et non, ces outils avancés ne sont pas réservés aux géants de la logistique. Archipelia a développé un logiciel adapté aux PME et ETI qui souhaitent optimiser leurs processus métiers comme l’inventaire.

Notre objectif : libérer nos clients, dirigeants d’entreprises et leurs équipes, des tâches répétitives pour qu’ils puissent se concentrer sur l’essentiel : leur cœur de métier et le développement de leurs activités !

Gérez simplement votre inventaire avec Archipelia, l’ERP dédié aux PME et ETI

Créé en 2004, Archipelia est un ERP cloud conçu pour les PME et ETI du négoce, du retail, de la logistique et de l’industrie.

Deux niveaux de centralisation sont possibles :

1. L’ERP centralise la gestion de l’ensemble des services internes : achats, ventes, stocks, production, comptabilité, relation client (CRM) et BI.

Grâce à son module stocks / logistique, le logiciel permet de :

• Modéliser l’entrepôt (zones, emplacements, contraintes de poids et de volume) pour une organisation optimale.
• Suivre les mouvements de stock en temps réel, avec une traçabilité complète (numéros de lot ou de série).
• Gérer plusieurs types d’inventaires : rapide, tournant ou d’initiative, sans interrompre l’activité.
• Valoriser automatiquement les stocks selon les méthodes FIFO ou PMP (Prix moyen pondéré), intégrées à la base comptable ;
• Éditer les étiquettes et bons de préparation/livraison Des outils mobiles pour le terrain

Archipelia intègre TCBia, une application mobile de gestion d’entrepôt via un lecteur de code-barres. Cette solution permet de :

• Scanner les articles pour les entrées, sorties et transferts.
• Réaliser un inventaire partiel ou complet directement depuis le terminal.
• Optimiser les parcours de prélèvement.
• Limiter les erreurs humaines lors de l’inventaire.

Une intégration comptable et un reporting automatisés

Autre atout majeur : Archipelia relie automatiquement la gestion commerciale, la logistique et la comptabilité. Les écritures d’inventaire sont générées sans ressaisie, garantissant la cohérence entre les données physiques et financières.

L’outil propose également un module de reporting BI (Business Intelligence) pour analyser les écarts, la rotation des stocks ou la performance par produit.

En résumé : Archipelia simplifie l’inventaire à chaque étape, fiabilise les écritures comptables et offre une vision 360° de la gestion des stocks.

Envie de découvrir cela de plus près, sans engagement ? Demandez une démonstration et jugez par vous-même, si un tel ERP peut répondre à vos besoins.

Bonnes pratiques et erreurs à éviter en réalisant un inventaire

Ce qu’il faut faire

Réaliser un inventaire requiert beaucoup de rigueur :

• Planifier à l’avance pour limiter les oublis et les tensions opérationnelles.
• Bloquer les mouvements de stock pendant le comptage.
• Former et responsabiliser le personnel.
• Utiliser un outil numérique tel qu’un WMS (Warehouse Management System), logiciel de gestion des entrepôts, ou un ERP.
• Réaliser des inventaires tournants pour repérer rapidement les anomalies.
• Documenter chaque étape, ce qui peut être indispensable en cas de contrôle fiscal ou d’audit.

Ce qu’il ne faut pas faire

Les erreurs à éviter absolument sont les suivantes :

• Se limiter à un comptage visuel.
• Mélanger les rôles : la personne qui tient la comptabilité ne doit pas réaliser le comptage.
• Négliger la valorisation des stocks ou choisir la mauvaise méthode.
• Reporter les écarts sans analyse.
• Oublier les immobilisations immatérielles comme les logiciels, licences ou brevets.

FAQ – Inventaire