Projet ERP : du choix du logiciel au déploiement, comment réussir ?

L’implémentation d’un logiciel ERP est une étape importante dans la vie d’une entreprise. La plupart des décisions que vous allez prendre en début de projet entraîneront des conséquences à long terme sur le fonctionnement de votre organisation.

Quels sont les vrais besoins ? À quel prestataire faire confiance ? ERP single-tenant ou multi-tenant ? Travailler avec un intégrateur ou un éditeur ? Comment organiser le déploiement et former les utilisateurs pour qu’ils adhèrent au projet ?

Dans cet article nous vous donnons les clés pour répondre à ces questions ainsi que nos conseils pour réussir la mise en place de votre ERP.

Sommaire

1. Faire le point, se poser les bonnes questions en interne

Bien analyser vos besoins en amont du projet ERP vous fera économiser du temps et de l’argent. Par où commencer ? Par se poser les bonnes questions et établir un diagnostic. Tel un médecin attentif au chevet de votre système IT, vous devez questionner votre démarche avant de vous lancer dans le vif du sujet.

Voici quelques questions concrètes à vous poser en interne pour délimiter les premiers contours de votre projet ERP :

2. Auditer votre système IT et définir un cahier des charges

Réaliser un audit, c’est être en mesure de formaliser un besoin réel et de valider certaines hypothèses. Cette étape consiste à analyser le fonctionnement du système IT existant (flux de données, lieux de stockage, applications et systèmes d’exploitation, usages…) pour vous assurer que l’ERP aura un impact positif sur l’entreprise.

Les deux dimensions principales à prendre en compte sont :

• • Les objectifs business et organisationnels de l’entreprise : gains de productivité, automatisation et digitalisation de certaines fonctions, baisse des coûts, réorganisation…

• • Les besoins des différents départements de l’entreprise : identifier les personnes concernées par l’implémentation de l’ERP ; connaître les outils qu’elles utilisent au quotidien ; savoir comment elles assurent leurs missions aujourd’hui ; identifier leurs points de blocage…

Ces questions vous permettront de constituer une équipe, puis de rédiger le cahier des charges de l’ERP idéal. Il vous servira à planifier le déploiement de l’ERP et à le budgétiser.

3. Choisir sa solution ERP

Puis vient l’heure du choix. Cette phase est cruciale, car elle conduira à déterminer quel prestataire vous accompagnera sur les prochaines années. Un ERP est en effet un investissement en temps et en argent qui doit être rentable sur le long terme. Pour prendre votre décision, passez les différents prestataires et éditeurs au crible de ces trois questions :

ERP on premise ou ERP SaaS ?

Dans 95 % des cas, vous opterez donc pour un logiciel d’entreprise basé sur le cloud qui permet l’externalisation du système d’information, installé sur les serveurs du fournisseur plutôt que sur vos propres serveurs.

Les solutions d’hébergement en mode SaaS sont devenues plus courantes que les solutions on premises (c’est-à-dire hébergées en interne), car elles offrent beaucoup plus de flexibilité, une rapidité de déploiement accrue avec des exigences matérielles minimes et aussi une vraie garantie de disponibilité de la solution (inscrit contractuellement).

ERP single-tenant ou ERP multi-tenant ?

L’offre d’ERP SaaS propose alors deux modèles : les ERP single-tenant ou multi-tenant.

L’hébergement en mode single-tenant est une architecture dans laquelle chaque entreprise dispose de sa propre instance de l’application métier et de son propre serveur. Représentez-vous une maison que le propriétaire peut personnaliser en fonction de ses besoins. Une architecture d’hébergement single-tenant permettra à l’utilisateur de configurer et de personnaliser son système ERP comme il l’entend.

Les ERP multi-tenant font appel à une architecture dans laquelle plusieurs entreprises partagent le même serveur dans le cloud pour stocker leurs données. L’infrastructure est conçue de manière à ce que les données des différents locataires soient cloisonnées, séparées et sécurisées. Une bonne analogie est celle de plusieurs locataires occupant un immeuble d’habitation. Les locataires ont leur propre logement et sont en mesure de configurer leur espace de vie comme ils le souhaitent.

Lire aussi : ERP multi-tenant ou single tenant, quelle est la meilleure architecture ?

Sur les aspects de customisation et de sécurité des données, le mode single-tenant est le grand vainqueur, puisque vous disposez de votre propre serveur, à part qu’il est hébergé dans le cloud.

En revanche, le mode multi-tenant offre de nombreux autres avantages qui ont fait son succès auprès des PME, des start-ups et de toutes les organisations en croissance dont les besoins évoluent rapidement.

Parmi ces avantages, on retrouve :

4. Intégrateur ou éditeur ERP : quel partenaire choisir ?

Pour déployer votre ERP, vous avez besoin d’un partenaire fiable qui soit en mesure d’installer la solution, mais aussi de vous conseiller et vous former à l’utilisation de ce nouvel outil.

Vous avez alors le choix entre un éditeur ou un intégrateur. L’éditeur est spécialisé dans le développement de l’ERP. L’intégrateur, quant à lui, ne développe pas la solution, mais il possède une connaissance plus large du marché et des différentes problématiques que vous pourriez rencontrer lors du déploiement. C’est souvent un acteur local qui agit comme un intermédiaire entre l’éditeur et l’entreprise.

Les avantages de faire appel à un intégrateur :

L’inconvénient majeur, c’est qu’il y a des risques de mauvaise coordination avec l’éditeur au moment du déploiement.

Les avantages de faire appel à un éditeur :

L’inconvénient, c’est le manque de réactivité si l’éditeur se trouve géographiquement éloigné de son client.

Le meilleur des deux mondes existe-t-il ? Archipelia est à la fois éditeur et intégrateur de solutions ERP en mode SaaS. Ce positionnement nous permet d’être toujours plus près des problématiques de nos clients et de leur offrir des solutions d’intégration sur mesure.

5. Déployer son ERP dans l’entreprise

En fonction de la solution choisie (serveur interne ou externe), le déploiement de votre ERP sera technique, mais vous devez également faire le choix d’une stratégie de déploiement. En voici quatre parmi les plus courantes.

La stratégie Big-Bang

Il s’agit d’un plan de déploiement express que l’on utilise par exemple lorsque l’on sait que l’ancienne solution va bientôt cesser de fonctionner. L’idée, c’est de délivrer l’ensemble du périmètre fonctionnel d’un seul bloc. Tous les lots sont lancés en même temps et les utilisateurs sont formés dans la foulée.

C’est la méthode de déploiement la plus risquée, à n’utiliser qu’en cas de forte contrainte organisationnelle.

La stratégie du pilote

Cette méthode de déploiement consiste à déployer l’ERP sur une seule zone géographique, un seul département de l’entreprise ou une seule business-unit. Une fois que tout est validé, on peut déployer l’ERP sur une autre entité et ainsi de suite.

C’est l’approche la plus utilisée, car elle offre plus de sécurité et de contrôle. En procédant par itération, comme dans les méthodes de développement agile, on peut s’améliorer au cours du temps et ne pas reproduire les mêmes erreurs.

La stratégie incrémentale

L’idée est ici de raisonner par thématiques fonctionnelles et de les regrouper en différents lots. L’avantage, c’est que les utilisateurs prennent le temps de découvrir une fonctionnalité (passer une commande, valider une dépense…) avant de passer à une autre.

Cette méthode est souvent utilisée dans les entreprises qui rencontrent des difficultés à digitaliser certaines de leurs fonctions. De plus, vous pouvez établir des priorités en termes de lots à déployer.

La stratégie hybride

Vous pouvez bien sûr vous inspirer des différentes méthodes et les combiner entre elles. Par exemple, il est tout à fait possible de déployer un lot fonctionnel (méthode incrémentale) sur une ou deux entités pilotes, puis de le dupliquer sur d’autres entités.

C’est une stratégie progressive qui laisse le temps d’identifier et de résoudre d’éventuels problèmes. Mais le risque, c’est l’accumulation des micro-déploiements qui vont vous faire perdre beaucoup de temps.

6. Accompagner le changement

Au-delà des aspects techniques et logistiques, la réussite de votre projet ERP réside surtout dans l’attention que vous allez porter à la mise en place des nouveaux processus et leur adoption par vos collaborateurs. Il vous faudra accompagner ce changement en facilitant la prise en main de chacun.

Voici deux conseils pour assurer une bonne prise en main de l’outil en interne.

Mise en place de key-users pour faciliter l’adoption de l’outil

Les key-users d’un ERP jouent un rôle important dans la mise en œuvre d’un nouveau logiciel d’entreprise. Ils optimisent les processus, testent le logiciel et assurent la formation et l’assistance internes. Vous devez choisir les bonnes personnes dans chaque département, celles qui sont acquises à la cause de l’ERP et qui sont en mesure d’aider leurs collègues à s’en servir.

Un key-user suit en général une formation et devient au fil du temps la personne de référence pour un sujet spécifique en rapport avec l’ERP. Par exemple, Sylvie du service comptabilité deviendra « Madame Facturation » et Didier de la logistique deviendra peut-être « Monsieur Automatisation des process » au sein de l’entreprise.

Former tous les collaborateurs à l’utilisation de l’ERP

Un ERP n’est pas qu’un simple projet informatique. Certains processus vont complètement changer et il se peut, pour de nombreux collaborateurs, que cela soit générateur de stress. Cela peut même constituer un frein à l’adoption de la solution, aussi efficace soit-elle.

Le recours à la formation de tous les utilisateurs permettra de faire adhérer le maximum de monde à l’utilisation correcte du nouvel outil. Ces formations peuvent être réalisées sur site ou à distance grâce à des modules de e-learning ou à des classes virtuelles.

Nous vous conseillons également de mettre en place une base de connaissance consultable à tout moment sous la forme de tutoriels vidéo décrivant les cas d’usage et les points de blocage les plus fréquents.

Le temps de formation n’est pas du temps perdu. Faciliter l’adoption d’un outil, c’est permettre à chacun d’exploiter le plein potentiel de celui-ci et d’améliorer son quotidien au travail.

7. Archipelia, l’ERP Cloud multi-métiers pour les PME & ETI

Archipelia est éditeur et intégrateur de solutions ERP en mode SaaS.

Nous pouvons gérer la majorité des processus d’une PME de négoce, de retail, de la logistique et de l’industrie : gestion commerciale, de la chaîne logistique, production, information produit ou PIM, commerce omnicanal B2B et B2C, CRM, marketing, comptabilité…

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