L’ARTICLE EN BREF :

• Un WMS structure les opérations logistiques et facilite la gestion de la réception, du stockage, de la préparation et de l’expédition.
• Il centralise les commandes et améliore la gestion des stocks, offrant un fonctionnement plus fluide même en période de forte activité.
• Ses apports clés incluent la visibilité temps réel, la préparation optimisée, l’expédition automatisée et le suivi des livraisons.
• Les PME bénéficient d’un gain de temps, d’une réduction des erreurs et d’une meilleure productivité.
• Le choix d’un WMS passe par un audit des flux, la définition des besoins et l’évaluation des solutions disponibles.
• Un WMS intégré à un ERP facilite la synchronisation des données et simplifie la maintenance.
• Une solution comme Archipelia combine un module WMS, une gestion omnicanale, des outils de production et un reporting avancé.

Votre PME grandit et sa logistique se complexifie ? Tant que les volumes sont faibles, Excel suffit. Mais dès que les flux augmentent, les fichiers et les ressaisies se multiplient. Les équipes peinent à suivre, surtout s’il faut intégrer des saisonniers ou de nouvelles recrues. S’en suivent une perte de temps, des erreurs multiples, des retards en chaîne et des difficultés à maintenir un taux de service compétitif.

Dans cette situation, un WMS (Warehouse Management System) peut littéralement sauver l’entreprise. Loin d’être réservé aux grandes entreprises, cet outil structure les opérations en entrepôt, optimise la gestion des stocks, réduit les délais de traitement des commandes et minimise les coûts opérationnels.

Cet article vous aide à comprendre l’intérêt d’un WMS pour une PME. Vous découvrirez également comment choisir la meilleure solution en fonction de vos besoins.

Qu’est-ce qu’un WMS ?

Un WMS (système de gestion d’entrepôt en français) est un logiciel de gestion qui pilote, optimise et trace en temps réel l’ensemble des opérations d’un entrepôt.

Son rôle est d’organiser, d’automatiser et de fiabiliser l’ensemble des flux logistiques, physiques comme informationnels, tout au long de la chaîne logistique : réception des colis, stockage, préparation de commandes, inventaires et expédition.

Les 8 fonctionnalités clés d’un WMS pour une PME

La logistique d’une PME doit rester simple, fiable et, surtout, rapide à maîtriser. Avec des équipes réduites, une montée en charge progressive et parfois des pics saisonniers, un WMS adapté doit proposer l’essentiel : des processus guidés, peu de paramétrages et une capacité à absorber plus de flux sans complexifier l’exploitation.

Voici les 8 fonctionnalités prioritaires pour une petite ou moyenne structure logistique.

1. Gestion des commandes

Un WMS adapté aux PME centralise toutes les commandes, quel que soit leur canal : EDI (Échange de données informatisées), boutique en ligne, marketplaces ou portail client. Les informations sont consolidées automatiquement pour :

• Éviter les doublons
• Limiter la ressaisie
• Prioriser les commandes selon les délais, le stock disponible ou le transporteur choisi

2. Réception des marchandises

Le logiciel accompagne l’opérateur tout au long de la réception :

• Scan des articles
• Contrôle quantitatif et qualitatif
• Détection immédiate des écarts
• Blocage automatique des produits non-conformes
• Enregistrement de la traçabilité (lots, DLC, n° de série)

L’adressage est ensuite guidé pour un rangement rapide et optimisé.

3. Gestion des stocks, emplacements et inventaires

Le WMS fournit une visibilité temps réel sur les quantités disponibles, les emplacements et le statut des articles. Il réduit fortement les erreurs d’approvisionnement et de préparation. Les inventaires (tournants ou complets) sont simplifiés grâce à la saisie par lecteur code-barres et aux mouvements enregistrés en continu, le tout sans devoir arrêter l’activité. Il doit également s’adapter à la méthode de valorisation des stocks choisie.

4. Préparation des commandes

Le logiciel optimise les parcours de picking selon vos modes de préparation : mono-commande, multi-commande ou par vagues. Ici, le but est de :

• Réduire les déplacements.
• Accélérer la sortie des colis.
• Maintenir un bon taux de service, même avec une équipe réduite ou des opérateurs temporaires (intérimaires ou saisonniers).

5. Expédition

Un WMS efficace automatise la création des étiquettes transporteur, le colisage, le contrôle avant expédition et l’édition des documents (BL, LVI, documents douaniers). Il limite drastiquement les erreurs d’affectation. De plus, il favorise la conformité avec les exigences transport.

6. Suivi de la livraison

Le WMS doit pouvoir communiquer facilement avec les outils de traçabilité du transport, dans le but de suivre le statut des colis une fois expédiés (prise en charge, transit, livraison, incidents, etc.). Les équipes du service client ou de l’ADV peuvent ainsi répondre plus facilement aux demandes des clients en s’appuyant sur des informations fiables et actualisées.

7. Pilotage et KPI logistiques

Le WMS que vous choisissez doit vous fournir des indicateurs concrets pour analyser la performance et identifier les axes d’amélioration dans une PME en croissance. Son tableau de bord doit faire apparaître et actualiser les KPI stratégiques pour l’activité : taux de service, productivité, rotation des stocks, qualité des réceptions, temps de préparation, etc. Il faut donc veiller à avoir une bonne flexibilité lors du paramétrage.

8. Gestion administrative

Le WMS génère automatiquement les documents logistiques et commerciaux nécessaires : bons de livraison, documents douaniers, justificatifs transport, factures liées à l’expédition. Cela réduit la charge administrative et sécurise les flux documentaires.

Les bénéfices d’un WMS pour une PME

Un WMS offre aux PME de nombreux avantages :

• Gain de temps au quotidien.
• Possibilité de se concentrer sur son cœur de métier, plutôt que sur des tâches répétitives et chronophages.
• Baisse des erreurs dans la préparation des commandes.
• Visibilité en temps réel pour éviter les ruptures, les surstocks et le gaspillage de matière première.
• Amélioration de la productivité des équipes et de la qualité de vie au travail.
• Meilleur taux de service grâce à des délais maîtrisés, des commandes sans erreurs et des informations fiables pour les clients.
• Montée en charge facilitée et simplifiée.
• Réduction des coûts opérationnels, puisque les anomalies, les retours, les surstocks et les temps morts sont limités.
• Organisation mieux structurée, facile à prendre en main pour une intégration rapide des nouveaux collaborateurs.
• Prises de décision rapides et éclairées, car basées sur des données réelles et actualisées, grâce à tableau de bord logistique conçu sur mesure.

Comment choisir le WMS idéal pour une PME ? 7 étapes à suivre

Le WMS représente un investissement important pour une PME, un choix stratégique qui conditionnera la réussite de l’activité à moyen et long terme. Il doit soutenir la croissance et simplifier la gestion opérationnelle.

Pour choisir le bon WMS pour votre PME, voici donc les 7 étapes à suivre :

1. Réaliser un audit logistique en cartographiant les flux (réception, stockage, préparation, expédition) pour bien comprendre les processus internes et les gestes métiers de l’entreprise.
2. Définir les besoins fonctionnels et objectifs de l’entreprise 
3. Établir un cahier des charges, qui priorise les fonctionnalités indispensables (voir nos explications ci-dessus).
4. Effectuer un benchmark des solutions existantes sur le marché adaptées à l’entreprise.
5. Demander des démonstrations aux éditeurs de solutions les plus pertinentes, tester des scénarios réels et analyser l’ergonomie, l’intuitivité de l’interface et la capacité à absorber la montée en charge (scalabilité).
6. Analyser les propositions commerciales
7. S’assurer que l’éditeur WMS choisi propose un déploiement adapté aux PME et un support technique réactif.

WMS dédié ou WMS intégré à l’ERP pour les PME ?

Un ERP est un logiciel de gestion qui centralise toutes les données de l’entreprise (tous les services confondus) : ventes, achats, comptabilité, relation client, production… et bien sûr la logistique via un WMS intégré. Ainsi, toutes les équipes travaillent sur la même interface, ce qui a pour avantage de :

• Éliminer les doubles saisies et réduire les erreurs
• Accélérer la circulation de l’information
• Faciliter la collaboration entre services
• Améliorer la visibilité globale de l’activité
• Permettre une prise de décision plus rapide et plus fiable

Contrairement à un WMS intégré, un WMS dédié fonctionne comme un logiciel indépendant, très spécialisé, mais qui nécessite des connexions techniques supplémentaires pour communiquer avec les autres outils de vente, de transport ou encore de comptabilité. Laquelle des deux solutions choisir ? Réponse dans ce tableau comparatif :

Pour une PME en croissance et qui souhaite se pérenniser, un WMS intégré à un ERP est donc une solution plus judicieuse, surtout lorsque son objectif est de maîtriser sa supply chain de bout en bout.

Archipelia : l’ERP des PME et ETI avec un module WMS intégré

Archipelia est un ERP pensé pour les PME et ETI : 

1. Une gestion commerciale qui couvre l’ensemble du cycle achat/vente.
2. Un module WMS intégré : le module logistique natif permet une maîtrise totale des flux (modélisation d’entrepôt, traçabilité, picking, expédition, réception, inventaires avec un contrôle continu).
3. Une vision omnicanale centralisée intégrée nativement : connecteur Prestashop, extranet B2B, solution de caisse pour gérer les points de vente et un module de publication multicanal pour diffuser vos catalogues.
4. Un module de production intégré pour les PME et ETI industrielles avec un pilotage par atelier et un suivi de la chaîne de fabrication ;
5. Comptabilité certifiée NF 203.
6. Une application mobile CRM B2B (off/on-line) pour les commerciaux nomades
7. Un module de reporting BI (Business Intelligence).