L’ARTICLE EN BREF :

• La gestion des fournisseurs consiste à sélectionner, contractualiser et piloter les partenaires pour optimiser coûts, qualité, délais et risques.
• Elle sécurise la chaîne d’approvisionnement, améliore la qualité et peut favoriser l’innovation.
• La sélection repose sur des critères clés : éthique/RSE, certifications, conditions d’achat, solidité financière, réactivité et localisation.
• Le processus suit 5 étapes : recherche, sélection, négociation, suivi de la relation, puis résiliation encadrée si besoin.
• Des outils comme le SRM, l’ERP et l’e-procurement permettent de centraliser les données, suivre la performance et automatiser les achats.

Qu’est-ce que la gestion des fournisseurs ?

La gestion des fournisseurs désigne l’ensemble des processus stratégiques et opérationnels visant à sélectionner, évaluer, contractualiser et piloter les relations avec les fournisseurs.

Elle a pour objectif d’optimiser la qualité, les coûts, les délais et les risques liés aux approvisionnements, tout en développant des partenariats durables et performants.

C’est un processus clé qui influence directement la chaîne d’approvisionnement  ainsi que la stratégie d’achat de l’entreprise.

Les bénéfices d’une bonne gestion des fournisseurs

Soigner la gestion de ses fournisseurs a un impact positif à plusieurs niveaux :

• Sécurisation de la chaîne d’approvisionnement : en vérifiant la capacité des fournisseurs à livrer les bonnes quantités dans les délais, on limite les risques d’interruption de production et, par conséquent, les retards de livraison auprès des clients.
• Maîtrise de la qualité des produits : un suivi régulier permet de garantir que les produits fournis répondent aux standards attendus et restent conformes aux exigences de l’entreprise.
• Stimulation de l’innovation : en collaborant avec des fournisseurs capables de proposer de nouvelles solutions ou technologies, l’entreprise peut améliorer continuellement ses offres.
• Réduction des coûts : une relation de confiance favorise de meilleures négociations, comme des remises sur les volumes, des conditions plus avantageuses ou des délais de paiement optimisés.

Pour obtenir ces résultats, il faut bien choisir ses partenaires dès le départ. C’est pourquoi les critères de sélection des fournisseurs sont déterminants.

Les critères de sélection des fournisseurs ?

Pour sélectionner les partenaires les plus fiables, il est essentiel d’évaluer plusieurs critères clés, qui garantissent une collaboration durable et de qualité :

• Éthique : respect des droits de l’Homme, engagement environnemental et démarche RSE font partie des éléments qui attestent de la responsabilité du fournisseur.
• Références qualité : labels, certifications et normes attestent du sérieux et du niveau d’exigence du fournisseur.
• Modalités d’achat : conditions tarifaires, flexibilité des commandes, délais ou encore politiques de retour influencent directement la relation.
• Services supplémentaires : service après-vente, assistance technique, maintenance ou collecte sont autant de services qui ajoutent de la valeur au partenariat.
• Santé financière : une entreprise solide financièrement offre davantage de sécurité et limite les risques de défaillance en cours de partenariat.
• Réactivité : la capacité à répondre rapidement (aussi bien aux demandes qu’aux imprévus),est un indicateur majeur de fiabilité.
• Localisation géographique : la proximité peut réduire les délais, les coûts logistiques et l’impact environnemental.

Comprendre la gestion des fournisseurs en 5 étapes

Étape 1 : La recherche des fournisseurs

Cette première phase commence par l’identification du type de fournisseur : fabricant, grossiste, détaillant ou encore centrale d’achat. Une fois ce cadre posé, on peut rechercher des partenaires potentiels sur différents canaux : en ligne, sur des plateformes B2B, lors de salons professionnels ou grâce au réseautage.

Il est également possible de lancer un appel d’offres pour recueillir des propositions détaillées de la part de plusieurs fournisseurs.

On se constitue ainsi une première sélection.

Étape 2 : La sélection

Après avoir identifié les fournisseurs potentiels, on analyse leurs offres de manière plus approfondie.

Cette étape consiste à évaluer leur sérieux, la fiabilité de leurs processus, leurs conditions commerciales ou encore la qualité des prestations proposées.

Il est également judicieux de prendre un premier contact pour observer leur réactivité, et de demander des échantillons afin de vérifier la qualité des produits.

Une approche stratégique qui permettra de comparer les candidats dans des conditions concrètes.

Étape 3 : La négociation

Cette étape vise à définir les conditions de collaboration : tarifs, volumes, délais de livraison, modalités de paiement, services inclus…

Une bonne négociation permet de poser des bases saines et avantageuses pour les deux parties.

Étape 4 : Le suivi de la relation

Une fois la collaboration lancée, il est conseillé d’entretenir une relation constructive. Cela passe par une communication régulière pour anticiper les besoins et gérer les imprévus.

Côté client, respecter ses engagements, notamment en réglant les factures dans les délais, contribue à instaurer un climat de confiance. Ce bon suivi permet de garder une collaboration durable et efficace.

Étape 5 : La résiliation

Quand la collaboration ne répond plus aux besoins de l’entreprise ou qu’un fournisseur ne respecte plus ses engagements, il peut être nécessaire de mettre fin au partenariat. Cette étape doit être encadrée pour garantir une transition sans impact sur la chaîne d’approvisionnement.

Ces 5 étapes offrent un cadre structuré pour gérer efficacement ses fournisseurs. Afin de les appliquer plus facilement au quotidien, plusieurs outils et solutions existent et permettent d’accompagner chaque phase du processus.

Les outils et solutions pour optimiser la gestion des fournisseurs

SRM (Supplier Relationship Management)

Un SRM (Supplier Relationship Management) est un outil dédié à la gestion de la relation et des interactions avec eux. Son rôle est de faciliter la collaboration au quotidien, depuis les achats jusqu’à l’évaluation des performances.

Concrètement, il apporte les fonctionnalités suivantes 

• Centralisation des données : regrouper toutes les informations et documents fournisseurs (contrats, certifications, contacts) au même endroit pour un suivi simplifié et une meilleure accessibilité.
• Suivi opérationnel en temps réel : suivre les commandes, les livraisons et les factures en temps réel pour anticiper les écarts et réagir rapidement.
• Évaluation de la performance : évaluer la qualité, la fiabilité et la conformité des fournisseurs grâce à des indicateurs clés (KPI), des tableaux de bord et des historiques détaillés.
• Automatisation des processus : automatiser les tâches répétitives comme les alertes de stock, les rappels de livraison, les renouvellements de contrats ou les demandes de devis.
• Amélioration de la communication : fluidifier les échanges et renforcer la traçabilité, aussi bien entre les équipes internes (achats, qualité, logistique) qu’avec les fournisseurs externes.

ERP (Enterprise Resource Planning)

Contrairement au SRM, focalisé sur la relation fournisseur, l’ERP offre une vue d’ensemble plus opérationnelle de l’entreprise : achats, stocks, production, finances et ventes…

Cette centralisation permet d’anticiper les besoins réels et de coordonner les décisions entre services. Un ERP permet de suivre les niveaux de stock en temps réel, de calculer automatiquement les besoins d’approvisionnement, de planifier la production en fonction des commandes, de générer les bons de commande, ou encore de rapprocher factures et bons de livraison.

L’ERP Archipelia illustre parfaitement cette approche en intégrant et synchronisant les achats, les ventes, les stocks, la production et la comptabilité au sein d’une seule plateforme cloud.

Un SRM peut compléter l’ERP en apportant une fonction dédiée à la gestion de la relation fournisseur, tandis que l’ERP centralise l’ensemble des processus opérationnels.

Les plateformes d’e-procurement

L’e-procurement est une plateforme digitale dédiée à la gestion des approvisionnements. Elle permet de dématérialiser l’ensemble du processus d’achat B2B, depuis la sélection des produits jusqu’à la commande, en passant par la facturation et le paiement.

Conçu exclusivement pour les échanges professionnels, ce type de solution centralise les catalogues fournisseurs, automatise les validations internes et assure une traçabilité des opérations.

L’e-procurement peut fonctionner comme un outil autonome ou s’intégrer au système d’information existant, notamment à un ERP.

Les outils de gestion des risques fournisseurs

• Les risques financiers, comme la solvabilité, peuvent être surveillés grâce à des solutions telles que Dun & Bradstreet, Altares ou Creditsafe, qui analysent les bilans, notent les fournisseurs et envoient des alertes en cas de changement critique.
• Les risques de conformité, liés aux normes RSE, aux obligations réglementaires ou à l’éthique des affaires, sont évalués à l’aide d’outils comme Comply Advantage ou Carbon Maps, capables de vérifier les sanctions, la conformité légale et les risques sociétaux propres à chaque fournisseur.
• Les risques opérationnels, tels que les retards, les incidents logistiques ou les ruptures d’approvisionnement, sont suivis par des plateformes comme Everstream Analytics, qui détectent les anomalies et suivent les événements pouvant perturber la chaîne d’approvisionnement.

Les solutions d’évaluation et de performance fournisseur

Pour suivre la qualité des collaborations dans la durée, il existe d’autres outils qui vont évaluer la performance des fournisseurs selon plusieurs dimensions :

• L’évaluation de la qualité, qui porte sur la conformité des produits, le taux de défaut ou la stabilité des livraisons, peut être assurée grâce à des plateformes comme Security Scorecard ou Assent, qui centralisent les indicateurs et facilitent leur analyse.
• La performance logistique, incluant le respect des délais, la fiabilité du transport ou la gestion des incidents, peut être suivie à l’aide de modules dédiés des SRM, qui mesurent la ponctualité et la cohérence des livraisons.
• La performance RSE, qui évalue l’engagement environnemental, social et éthique d’un fournisseur, s’appuie sur des solutions comme Carbon Maps ou LexisNexis Risk Solutions, capables de fournir des scores détaillés et des audits réguliers.

La satisfaction interne, qui reflète l’expérience vécue par les équipes achats, production ou logistique, peut être mesurée via des outils de feedback ou des modules intégrés de SRM permettant de collecter et comparer les retours des collaborateurs.

Bonnes pratiques pour renforcer la relation fournisseur

Construire des relations durables avec ses fournisseurs est un atout stratégique. Rechercher, sélectionner et intégrer un nouveau partenaire mobilise du temps et des ressources. Une collaboration stable permet au contraire de renforcer la confiance, d’améliorer la qualité des prestations et d’obtenir de meilleures conditions commerciales.

Pour y parvenir, plusieurs bonnes pratiques peuvent être mises en place :

• Limiter le nombre d’interlocuteurs, idéalement à une personne référente, afin de simplifier la communication.
• Respecter les délais de paiement, ou prévenir le fournisseur en cas de retard inévitable, notamment grâce à une bonne gestion des factures fournisseurs.
• Sécuriser les contrats, en définissant clairement les engagements dès le départ pour éviter toute ambiguïté.
• Mettre en place un portail fournisseur, qui facilite la collaboration, accélère les échanges et centralise les informations importantes.

Conclusion

Une gestion fournisseur efficace est un atout pour sécuriser sa production et livrer ses clients dans de bonnes conditions. En combinant outils performants et bonnes pratiques, une entreprise peut créer un processus efficace et tisser des relations solides avec ses partenaires. Ces derniers pourront alors contribuer plus efficacement à accompagner l’entreprise dans sa croissance à long terme.