Logiciel ERP / PGI : Tout ce que vous devez savoir [Guide complet]

Les entreprises ont toutes à cœur d’augmenter leur efficacité et surtout leur rentabilité. À une époque où le coût de la main-d’œuvre et de l’organisation prend de plus en plus d’importance face à celui des matières premières, il ne suffit plus d’acheter au prix le plus bas. Il est désormais absolument nécessaire d’optimiser tous les processus organisationnels de l’entreprise. Cela ne peut se faire qu’en introduisant une « colonne vertébrale informatique » au sein de la structure : un logiciel chargé d’éliminer les gaspillages et les erreurs.

En faisant la promesse d’une vision intégrée de la gestion d’entreprise, les ERP (Entreprise Ressources Planning), également appelés PGI (Progiciels de Gestion Intégrée), séduisent toujours plus de structures. Qu’est-ce qu’un ERP / PGI ? Quels sont ses avantages et vers quelles solutions doivent se tourner les PME pour rester agiles et innovantes ? Les réponses dans cet article !

Sommaire

ERP / PGI : Quelle définition se cache derrière ces acronymes ?

Les ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (Progiciels de Gestion Intégrée) sont des systèmes informatiques de gestion et de planification d’entreprise capables d’intégrer tous les processus opérationnels d’une organisation : administration, comptabilité, approvisionnement en ressources, production, logistique, achats, ventes…

Ces systèmes sont conçus pour être, à la fois, la colonne vertébrale des flux d’informations de l’entreprise et de puissants outils de planification qui, s’ils sont bien configurés, sont capables d’augmenter la productivité, d’améliorer la coordination, d’optimiser l’approvisionnement en matériaux et les phases de production.

Lire aussi : Tout savoir sur l’ERP Cloud !

Comment fonctionne un ERP / PGI ?

Le principe fondamental des systèmes ERP / PGI est la collecte centralisée des données provenant de la production, des achats, du commerce et de plus en plus de la logistique. Ces logiciels de gestion permettent d’éliminer le problème de la duplication des informations et offrent la possibilité à l’entreprise de s’appuyer sur une base de données unique et complète. Parce que les ERP / PGI reposent sur la notion de synchronicité, cette base de données est mise à jour en temps réel, chaque fois qu’un utilisateur de n’importe quel service ou niveau hiérarchique effectue une opération dans le système.

La structure d’un système ERP / PGI est composée de trois éléments principaux. Il s’agit d’une suite, constituée d’un ensemble de logiciels intégrés, appelés modules, ayant chacun des fonctionnalités spécifiques.

La nouvelle génération de systèmes ERP / PGI

Si, par le passé, les ERP / PGI se concentraient principalement sur les activités administratives et logistiques de l’entreprise, ils incorporent aujourd’hui une pluralité de fonctions, telles que la gestion intégrée de la relation client (CRM), la gestion de la chaîne d’approvisionnement, la gestion des ressources humaines…

De plus, les ERP / PGI sont basés sur des algorithmes capables de corréler les commandes des clients avec la capacité de production des départements. Un avantage considérable permettant de planifier l’approvisionnement en matériaux et d’organiser la production avec toujours plus de précision, en réduisant les gaspillages et les erreurs.

L’utilisation de codes-barres et d’autres technologies de l’internet des objets a également rendu les ERP encore plus efficaces en termes de gestion des stocks et de suivi des matières premières et des marchandises.

Les systèmes ERP de dernière génération proposent également des outils de BI et offrent des capacités de reporting de plus en plus avancées, telles que l’analyse de données multidimensionnelles et la création de rapports personnalisés mis à jour en temps réel.

Ces ERP / PGI profitent des possibilités offertes par les interfaces web et la logique du Cloud pour permettre un dialogue en temps réel avec les acteurs extérieurs à l’entreprise, mais faisant partie de la chaîne de production et de commercialisation (fournisseurs, sous-traitants, détaillants…). Enfin, ils permettent de considérer l’entreprise comme un système ouvert, pour appliquer des modèles de gestion de plus en plus intelligents, basés sur la collaboration, la mutualisation et la flexibilité.

ERP / PGI : des fonctionnalités pour tous les pôles de l’entreprise

1. Gestion commerciale

La fonctionnalité gestion commerciale regroupe :

• Le sourcing et les achats, en proposant un outil de réapprovisionnement basé sur les besoins et une gestion des tarifs, des devis, des factures et des retours fournisseurs.
• Les ventes, avec des kits multi niveaux, des ventes omnicanales en temps réel, la gestion des tarifs multidevises, des accords clients et des avoirs.
• Une gestion des stocks de A à Z, de la catégorisation des articles à leur valorisation commerciale.

2. Gestion de production

La gestion de production permet de contrôler à la fois :

• La chaîne de production, en générant et planifiant des OF, et en calculant les indicateurs clés en temps réel.
• Les nomenclatures, à savoir la traçabilité, les lots, les déclinaisons et les numéros de série des produits.
• La planification et le suivi de la fabrication, de l’assemblage aux étiquettes produits.
• Le calcul des besoins nets (CBN), via la visualisation, la prévision et le regroupement des commandes, ainsi que le réapprovisionnement automatisé.

3. Comptabilité

Grâce à la fonctionnalité comptabilité, l’ERP / PGI permet la gestion de :

• La comptabilité générale et auxiliaire, à l’aide de plan comptables, de saisie et de rapprochements bancaires simplifiés.
• La comptabilité analytique, avec la possibilité de créer un plan analytique et de suivre les écarts entre le prévisionnel et le réel.
• La gestion des paiements, aussi bien les règlements clients que ceux des fournisseurs.
• Différents outils permettant de simplifier et d’anticiper les déclarations et contrôles comptables.

4. Business Intelligence & reporting

L’outil de Business Intelligence et reporting de l’ERP apporte d’importants bénéfices à l’entreprise :

• La Business Intelligence (BI) offre la possibilité de créer des tableaux de bord et des exports personnalisés.
• Le reporting permet d’effectuer des analyses ciblées sur différents angles grâce à une quantité importante de filtres.

5. PIM (product information management)

Le PIM est la fonctionnalité permettant la gestion :

• Des caractéristiques des produits par ligne, gamme, catégorie et/ou marque.
• Des documents et des photos associés aux produits, tels que les fiches produits.
• De la diffusion omnicanale, notamment par la création de modèles de catalogues et la publication des produits et de leurs caractéristiques.

6. Commerce omnicanal

Dans l’outil de commerce omnicanal de l’ERP, il est possible de contrôler :

• La gestion des points de vente, qu’il s’agisse de gérer les interfaces de caisse tactiles et mobiles, les saisies ou reprises de commandes, ou les promotions.
• Le back-office des sites e-commerce, mais également la gestion des gammes de produits pour des clients BtoB ou BtoC.
• Les fonctions omnicanales, via, entre autres, une base de données unique et un dispositif webstore (click and collect, e-réservation).

7. CRM & Marketing

Le module CRM et marketing d’un ERP / PGI facilite la gestion :

• De la relation client et de la prospection, notamment via l’historisation des interactions avec la clientèle et les prospects et le suivi des retards de livraison ou de paiement.
• De la force de vente, grâce à la création et la mise à jour de contacts en tout temps et en tous lieux, mais aussi le traitement des accords commerciaux.
• Des campagnes marketing email et SMS, avec la possibilité de mettre en place un programme de fidélité omnicanal, par exemple.

8. WMS : stock et logistique

Le WMS est un outil regroupant un grand nombre de fonctionnalités parmi lesquelles :

• Le paramétrage produit
• La gestion des entrepôts et de l’entreposage
• Le contrôle du transport vente et achat
• Le suivi de la réception, mais aussi de la préparation et de la livraison
• Les inventaires et les retours
• Et enfin, le contrôle et le pilotage

Pourquoi s’équiper d’un ERP / PGI ?

En quoi un ERP / PGI est-il crucial au bon fonctionnement d’une entreprise ?

L’organisation de l’entreprise ne doit pas être divisée en compartiments étanches. Pour un bon fonctionnement, le flux de matériaux et d’informations doit être continu, tandis que la gestion des différents domaines ou départements doit utiliser des outils qui favorisent la coordination des processus décisionnels. Les technologies ERP / PGI évoluent de plus en plus en réunissant progressivement tous les processus d’entreprise. Une fois les processus, les systèmes et les données connectés, l’entreprise obtient l’intelligence, la rapidité et l’adaptabilité dont elle a besoin pour commencer à optimiser les opérations.

Ainsi, le moment de l’implémentation d’un ERP / PGI d’entreprise est l’un des plus importants dans l’évolution d’un business. La mise en place d’un tel logiciel marque un saut qualitatif dans la gestion des processus, qui permettra à l’entreprise de se développer et d’être plus ambitieuse. Les raisons de s’équiper d’un ERP sont nombreuses. En plus de standardiser, d’accélérer et de sécuriser tous les processus de production, les ERP / PGI intègrent toutes les données produits, financières, fournisseurs et clients, dans une plateforme unique. Les procédures relatives aux ressources humaines sont également gérées avec une plus grande agilité.

Quels sont les avantages d’un ERP / PGI ?

1. Un ERP / PGI pour une meilleure maîtrise des coûts

Bien que les ERP représentent un investissement important, ils peuvent en contrepartie unifier les coûts informatiques. Ainsi, au lieu de consacrer des ressources à plusieurs systèmes qui nécessitent tout du personnel, une infrastructure, des équipes de support et des licences dédiées, l’entreprise concentre tous ces coûts en un seul investissement et un seul système ERP. L’utilisation d’un système unique réduit également les besoins en formation des utilisateurs, puisqu’ils ont besoin de se former sur un seul système, et n’ont plus à interagir avec de nombreuses applications individuelles.

Pour que les coûts soient optimisés au mieux, la conception du système doit être modulaire, permettant à l’entreprise d’utiliser, et donc de payer uniquement pour les éléments qui correspondent aux besoins de la structure. Pour cela, certains ERP proposent d’intégrer de nombreux systèmes tiers dans un ensemble unifié.

2. Une visibilité à 360° des processus de l’entreprise grâce à l’ERP / PGI

Les systèmes ERP / PGI permettent un accès total à chaque processus de l’entreprise en rendant les données de chaque département facilement accessibles par tous. Réunir toutes les informations de l’entreprise en un lieu centralisé améliore la collaboration entre tous les pôles et tous les acteurs de l’entreprise, pour une exécution plus rationnelle des tâches. Cette visibilité totale offre des workflows plus cohérents et permet de suivre facilement les processus interdépartementaux avec une efficacité maximale. Un accès unique permet notamment de connaître en temps réel l’état des stocks, pour un contrôle plus simple de la production et donc des prises de décisions rapides, en toute confiance.

3. ERP / PGI : des reportings pertinents et une meilleure planification

La mise en œuvre d’une suite ERP dans tous les services signifie que l’entreprise dispose d’un système de reporting unique et unifié pour chaque processus. Parce qu’il récupère les données depuis une source unique, un système ERP peut facilement générer des rapports et des analyses utiles, et ce à tout moment. Ces reportings donnent la possibilité d’analyser et de comparer les fonctions entre les différents départements, sans les inconvénients des multiples feuilles de calcul et des emails. De plus, les rapports financiers standards sont généralement intégrés au système, tandis que les rapports personnalisés peuvent être générés rapidement sans intervention du service informatique.

De nombreux fournisseurs d’ERP proposent également des services de veille stratégique. Cette fonctionnalité de Business Intelligence permet aux entreprises d’obtenir un niveau d’analyse plus approfondi de leurs opérations. Il s’agit d’obtenir des informations qui contribuent à la planification des processus de l’entreprise, en identifiant à la fois les points forts et ceux à améliorer. Les utilisateurs d’ERP peuvent ainsi prendre des décisions plus éclairées sur la base de tendances et de mesures mises à jour en temps réel.

4. Modularité et flexibilité, les maîtres mots des systèmes ERP / PGI

La plupart des fournisseurs d’ERP / PGI proposent plusieurs applications qui peuvent être mises en œuvre ensemble en fonction des besoins de l’entreprise. À quelques exceptions près, chaque application est conçue pour être autonome ou s’intégrer à la suite. L’entreprise peut choisir les composants qui lui conviennent le mieux et laisser de côté ceux dont elle n’a pas besoin. La manière dont le logiciel est installé joue également sur la flexibilité et la modularité de la solution :

• Avec un système ERP / PGI sur site (on-premise), un logiciel physique doit être acheté et installé sur tous les ordinateurs et serveurs de l’entreprise. La modularité est alors limitée par la gestion internalisée de la solution.
• Dans le cas d’un système Cloud ou SaaS, l’ensemble des logiciels est entièrement géré hors site par un fournisseur ERP. En plein essor depuis quelques années, ces ERP / PGI modernes offrent une plus grande flexibilité : les mises à jour et l’ajout de modules sont simplifiés par la gestion externalisée du logiciel.

5. Un ERP / PGI pour une plus grande efficacité…

Un ERP peut diminuer le temps et les efforts nécessaires au personnel pour mener à bien les activités quotidiennes. Correctement mise en œuvre, une solution ERP peut réduire considérablement ou éliminer les processus manuels répétitifs, libérant ainsi les membres de l’équipe pour qu’ils se concentrent sur les tâches à plus forte valeur ajoutée. Les technologies de pointe, telles que l’IA, l’apprentissage automatique, l’automatisation robotique des processus… prennent en charge les capacités d’automatisation et de suggestion intelligente que l’on trouve dans de nombreuses applications logicielles ERP. Ces fonctionnalités avancées peuvent également gérer les activités commerciales : prévision de la demande, génération de bons de commande et suivi des produits de la fabrication à la livraison.

6. …et plus de temps pour la relation client

Les clients de l’entreprise bénéficient également des avantages du système ERP. En effet, les informations les concernant étant centralisées et rationalisées, l’équipe de vente peut se montrer plus attentive à leur égard. La vision à 360° de la structure, permise par un système ERP, impacte positivement la qualité de la relation avec la clientèle, et ce, de l’automatisation du marketing jusqu’au service après-vente. Les suites ERP les plus récentes prennent également en charge l’intégration du commerce électronique, pour une meilleure gestion du traitement des commandes et des interactions avec les consommateurs sur le Web.

7. La sécurité des données : un élément central des systèmes ERP / PGI

Les données sont au cœur du concept ERP. En effet, le partage des données entre les modules fonctionnels améliore la collaboration au sein de l’entreprise, et permet de contrôler qui peut voir et modifier les informations. Pour cela, les solutions ERP / PGI disposent de contrôles internes, mais également d’un accès unique qui aide à maintenir un niveau élevé de sécurisation des données. La fusion d’informations provenant de plusieurs systèmes entraîne souvent des conflits entre les sources, mais le fait de disposer d’un référentiel d’informations unique permet d’améliorer la précision, la cohérence et la sécurité des données. Le système de base de données sur lequel repose l’ERP permet également de centraliser les sauvegardes des données critiques et sensibles.

Les systèmes de gestion d’entreprise basés sur le Cloud peuvent offrir une couche supplémentaire de sûreté par rapport aux logiciels on-premise. En effet, étant donné que toutes les données de l’entreprise sont gérées par le biais du Cloud, de nombreux fournisseurs emploient des experts en sécurité 24 heures sur 24 pour garantir la protection de leurs serveurs. Il devient donc beaucoup plus difficile pour les pirates de tester des attaques, comme ils le feraient sur un serveur privé.

8. Avec un système ERP / PGI, la collaboration devient un jeu d’enfant

La collaboration est un élément essentiel d’une entreprise, mais trop souvent, les entreprises constatent que leurs équipes travaillent en silos, simplement parce que la collaboration demande plus de temps et d’efforts.

Les ERP font de la collaboration un jeu d’enfant en rationalisant le processus de collaboration, et en permettant aux employés d’accéder aux données dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin. Pour cela les systèmes de gestion d’entreprise fournissent une base de données interdépartementale, où les informations de chaque département sont centralisées.

Cette base de données permet de mettre à jour les projets en temps réel et d’améliorer la communication dans toute la structure, puisque chaque employé a accès à l’ensemble des données de l’entreprise. Une accessibilité qui donne aux collaborateurs tous les outils dont ils ont besoin pour prendre des décisions proactives, tout en les valorisant davantage. Les résultats pour l’entreprise sont intéressants : efficacité accrue, réduction des coûts opérationnels liés au suivi manuel des données, meilleur engagement des employés.

9. Au sein de l’ERP / PGI, les processus sont normalisés…

La plupart des systèmes ERP sont développés selon les meilleures pratiques de chaque secteur. Ces processus éprouvés apportent des avantages majeurs aux entreprises de toutes tailles. Ils permettent aux entreprises de standardiser leurs propres processus et systèmes, ce qui améliore encore la productivité et l’efficacité. Les processus standardisés produisent des résultats cohérents qui consentent une amélioration permanente de la gestion d’entreprise. Pour la structure, l’automatisation des procédures signifie des risques d’erreurs et des coûts fortement réduits, et donc moins de frictions et une meilleure synergie entre les départements.

10. … et la conformité réglementaire est facilitée !

L’une des tâches les plus fastidieuses qui incombent aux entreprises est le respect des exigences de conformité. Les ERP contribuent à la conformité réglementaire grâce à des données sécurisées et validées, associées à des rapports intégrés. Ces rapports peuvent également être automatisés afin de réduire le coût des audits continus. De plus, de nombreux fournisseurs d’ERP tiennent compte des réglementations spécifiques de chaque secteur.

11. Un système ERP / PGI pour une meilleure gestion de la chaîne d’approvisionnement

Pour les entreprises qui s’occupent du déplacement des stocks physiques et de la production, un système ERP renforce la gestion de la chaîne d’approvisionnement de diverses manières. La chaîne d’approvisionnement devient plus performante et plus réactive grâce à une meilleure prévision de la demande et de la gestion des stocks, réduisant dans le même temps les délais de livraison. Une vision unifiée des ventes, de la production et des calendriers de livraison qui permet d’optimiser les niveaux de stock plutôt que de s’appuyer sur des estimations  » au jugé  » des volumes à venir.

La chaîne d’approvisionnement est alors rationalisée, ce qui facilite également les innovations en matière de fabrication, ce qui peut aider à réduire les coûts et à développer de nouveaux produits intéressants. Des innovations qui donneront à l’entreprise un avantage concurrentiel.

12. L’utilisation évolutive des ERP / PGI

Pour assurer le succès continu d’une entreprise, il est impératif de garder un œil sur l’avenir. Or, trop souvent, les entreprises ne parviennent pas à planifier correctement, et connaissent de sérieuses difficultés de croissance qui les empêchent de progresser. Les ERP / PGI sont des systèmes capables de s’adapter facilement et efficacement à la croissance de l’entreprise.

Elargir la clientèle, entrer sur de nouveaux marchés, mettre en place de nouveaux processus, de nouveaux départements ou produits… l’ajout de nouvelles fonctionnalités à un ERP devient facile lorsque l’entreprise fait appel au bon fournisseur de logiciels. Il conviendra alors pour la structure de s’assurer, lors de la recherche de son ERP / PGI, que le fournisseur comprenne ses intentions en matière de croissance future.

Quel ERP choisir ?

Quels sont les critères à prendre en compte dans le choix d’un ERP / PGI ?

Le choix d’un ERP / PGI doit être dicté par une vision stratégique à moyen et long terme, en considérant les développements dimensionnels futurs de l’entreprise. Soutenir un investissement plus important pour l’achat d’un système ERP, par rapport à une solution moins coûteuse, signifie acquérir un nombre élevé de fonctionnalités. Si cela peut sembler excessif au moment de l’achat, l’achat d’une solution plus performante représente un investissement dans la croissance future de l’entreprise.

Il s’agit d’une décision importante qui implique des coûts de logiciel, de développement et parfois une formation du personnel interne. L’apport du système doit donc compenser ces coûts, en produisant une augmentation de l’efficacité et une optimisation de la production qui justifient le changement. Lors de la comparaison des différentes solutions ERP, il est nécessaire de prendre en compte non seulement le coût, mais aussi les possibilités de développement et les éventuels investissements, qui devraient être soutenus à l’avenir.

Les différents types d’ERP disponibles sur le marché

ERP on-premise

Le système ERP on-premise (sur site) est installé localement sur le matériel et les serveurs de l’entreprise et sa maintenance est assurée par le personnel informatique de l’entreprise. En optant pour un système ERP sur site, l’entreprise doit supporter le coût total de la mise en place de l’infrastructure, ainsi que les ressources humaines et autres renforts nécessaires au support de ces serveurs. Le déploiement d’une solution sur site est généralement considéré comme un processus lent par rapport à ses variantes Cloud et SaaS.

L’implémentation d’un tel système nécessite souvent de multiples approbations sur le choix du matériel, ce qui constitue une perte de temps pendant et après la mise en œuvre.

ERP Cloud

Un système ERP hébergé sur le Cloud est géré par le fournisseur de services. Contrairement à l’ERP on-premise, il est entièrement externalisé, le prestataire de services modifie les fonctionnalités du système, corrige les bugs, installe les mises à jour et effectue la maintenance régulière en fonction des services payés. Les mises à jour du logiciel peuvent être payantes ou non.

Les entreprises équipées d’un ERP Cloud ont accès à la version installée au moment de la mise en œuvre de leur solution. Si la prestation intègre des mises à jour, celles-ci ne pourront être implémentées qu’en passant par des prestations de migration technique non comprises dans le contrat.

ERP SaaS

Contrairement à l’ERP Cloud, l’ERP SaaS (Software as a Service) est nativement développé en langage web et optimisé pour être utilisé sur internet. Il s’agit d’un type de solution ERP basée sur les services Cloud et hébergé à distance sur les serveurs du fournisseur d’ERP. Il fonctionne généralement sur une architecture SaaS multi-tenant.

Le SaaS est actuellement le modèle de déploiement préféré des entreprises, car l’entreprise n’a plus besoin de se soucier de la maintenance technologique de la solution, ni d’engager une équipe informatique interne pour l’installation, les mises à jour ou la maintenance, quelle qu’elle soit. Le fournisseur prend en charge toutes ces actions.

De plus, les ERP SaaS fonctionnent selon un système d’abonnement payé directement au fournisseur de la solution et s’utilisent comme un service via Internet. Le personnel peut accéder à l’application, et interagir avec elle, en utilisant l’interface depuis n’importe quel appareil disposant d’une connexion Internet, y compris les smartphones et tablettes. Ainsi, compte tenu de la complexité et de la difficulté de la mise en œuvre d’un ERP, la plateforme SaaS offre une facilité de déploiement tout en donnant une valeur ajoutée considérable à la structure et une solution rapide pour suivre les opérations commerciales et soutenir la croissance de l’entreprise.

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Archipelia, l’ERP Cloud multi-métiers pour les entreprises ambitieuses

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