L’ARTICLE EN BREF :

• Le secteur du négoce exige une gestion optimisée des stocks, des prix, des marges et des flux logistiques, renforçant la nécessité d’un ERP spécialisé et centralisé.
• Un ERP pour le négoce doit intégrer des modules essentiels : gestion commerciale, WMS, comptabilité, BI, TMS, EDI, assemblage et mesure d’empreinte carbone.
• Le module de gestion commerciale permet de maîtriser coûts, achats, ventes, prix et données clients, tout en facilitant la digitalisation via le e-commerce B2B.
• Le WMS assure une gestion des stocks et inventaires, améliore la traçabilité et optimise les opérations logistiques.
• Des modules comme la comptabilité intégrée, le TMS, l’EDI ou la BI automatisent les tâches clés, fiabilisent les échanges et renforcent l’aide à la décision.
• Le choix d’un ERP doit tenir compte de critères d’évolutivité : multi devises, connecteurs e-commerce, CRM, PIM, automatisation achats/ventes, et capacité à accompagner la croissance.
• Archipelia se positionne comme une solution SaaS complète pour les négociants, offrant des modules spécialisés et des applications métiers (CRM mobile, caisse connectée, TCB, API).

Le secteur du négoce évolue à grande vitesse : concurrence plus forte que jamais, explosion des canaux de vente, logistique sous tension et clients en quête d’informations instantanées. Pour rester compétitives, les entreprises doivent pouvoir s’appuyer sur un système capable de centraliser les données, fluidifier les opérations et offrir une vision fiable de leur activité.

C’est précisément le rôle d’un ERP spécialisé dans le négoce. Mais entre les nombreuses solutions disponibles et des besoins parfois très spécifiques, comment faire le bon choix ? Quels modules intégrer ? Quelles fonctionnalités sont réellement indispensables ?

Nous vous donnons ici toutes les clés pour choisir un ERP performant, évolutif et parfaitement adapté aux exigences du négoce moderne.

Les défis du secteur du négoce

Le négoce est un secteur exigeant, à la fois sur le plan opérationnel et stratégique. Les entreprises doivent composer avec :

• Une concurrence accrue, renforcée par l’arrivée d’acteurs 100 % digitaux qui permettent aux clients de comparer les prix et la disponibilité des produits en temps réel.
• Des marges souvent assez faibles qui nécessitent une optimisation de chaque étape : achats, stock, logistique…
• Une complexité tarifaire due à des grilles de prix complexes, à des remises selon les volumes, à des promotions ou encore à des tarifs saisonniers…
• Une gestion de stock complexe pour éviter les ruptures, le surstockage et maintenir un taux de rotation des stocks optimal.
• Une réglementation en perpétuelle évolution avec l’ajout de nouvelles normes (traçabilité, réduction du CO²…).
• Une dépendance aux fournisseurs par rapport aux délais, aux approvisionnement variables, aux ruptures des fabricants et à la hausse des coûts.
• Une pression sur les délais de livraison.
• Une prévision de la demande avec l’anticipation des ventes dans un marché instable, ce qui complique la gestions des achats et des stocks.

Pour relever ces défis, utiliser un ERP dédié au négoce s’avère être un réel atout ! Il vous faut donc trouver la solution qui répondra à vos besoins et processus métiers. 

Avant de faire votre choix, assurez-vous que l’ERP que vous envisagez contienne l’ensemble des modules indispensables à votre activité.

Les fonctionnalités clés d’un ERP pour le négoce

Les besoins et gestes métiers des négociants ne sont pas toujours les mêmes. C’est la raison pour laquelle il n’existe pas un seul ERP pour les négociants, mais plusieurs solutions adaptées. Un ERP performant devrait cependant contenir les modules suivants :

Module de gestion commerciale

Ce module vous accompagne dans la gestion complète de votre activité : achats, réapprovisionnements, ventes et relation client. 

Il vous donne les moyens de :

• Maîtriser votre coût de revient,
• Suivre l’évolution des prix des matières premières et les fluctuations des devises,
• Gérer vos devis et vos commandes…

Tout en gardant un historique clair et centralisé de l’ensemble de vos opérations.

Avec Archipelia, vous pouvez même proposer un site e-commerce B2B à vos clients professionnels afin de :

• Partager vos documents (catalogues produits, documents techniques…) et informations clés (votre stock disponible, par exemple).
• Leur donner accès à la commande en ligne.
• Leur offrir un suivi précis de leurs livraisons…

En bref, c’est un indispensable pour fluidifier vos échanges et centraliser toutes vos données commerciales !

Module WMS pour la logistique et les stocks

En tant que négociant, votre rentabilité dépend en grande partie de la maîtrise de vos stocks : des marges souvent limitées, des volumes importants et une exigence forte en matière de disponibilité. C’est ici qu’intervient le module WMS (Warehouse Management System).

Il vous aide à :

• Organiser l’entreposage avec précision (par zones et emplacements).
• Optimiser la circulation et la traçabilité de vos marchandises, de la réception, à la livraison.
• Suivre vos stocks en temps réel et simplifier vos inventaires.

Avec Archipelia, la gestion de votre stock et de vos inventaires deviennent plus faciles grâce à l’application de terminal code-barre TCBia ! Un simple scan à l’arrivée et à la sortie de vos produits permet de mettre à jour les quantités disponibles dans votre entrepôt directement dans l’ERP.

Module comptabilité

Vous travaillez aujourd’hui avec un comptable externe ? Sachez qu’avec un ERP négoce proposant un module de comptabilité, vous pouvez automatiser une grande partie de vos opérations et gagner en autonomie au quotidien. Le module vous permet notamment de :

• Suivre les écarts entre le prévisionnel et le réel.
• Consulter le grand livre, vos comptes clients et fournisseurs.
• Gérer facilement des paiements multi devises.
• Automatiser vos relances clients.
• Préparer et effectuer vos déclarations de TVA…

Le module proposé par Archipelia a obtenu la certification NF 203, une preuve de fiabilité, de sécurité, de traçabilité des données et de respect des normes françaises.

Module BI

Vous souhaitez à tout moment pouvoir consulter vos indicateurs clés et les télécharger pour pouvoir les exploiter ? Vous aurez besoin d’un module BI qui centralise tous les KPIs de votre société !

Avec Archipelia, vos tableaux de bord sont mis à jour en temps réel (vous pouvez d’ailleurs les créer en autonomie) et vous avez la possibilité de trier les données selon vos besoins. Vous pouvez extraire les données dont vous avez besoin à tout moment.

Archipelia propose justement un module BI dans lequel vous pouvez personnaliser et trier vos données !

Votre analyse est ainsi facilitée et vos prises de décisions également, puisque vous pouvez consulter vos indicateurs rapidement.

Module TMS

Le module TMS (Transport Management System) vous permet de planifier, organiser, optimiser et suivre l’ensemble des opérations de transport de votre entreprise. Il intervient après la préparation des commandes et gère ce qui concerne l’expédition et le transport des marchandises.

Avec le module proposé par Archipelia, vous bénéficiez de tous les avantages nécessaires pour améliorer votre performance logistique :

• Choix du meilleur transporteur avant la livraison
• Gestion des bons de transport
• Édition des étiquettes directement depuis l’ERP…

Il vous permet également de partager le suivi logistique du produit avec vos clients via le site e-commerce B2B.

Il est étroitement lié au module WMS, commande et facturation pour s’intégrer parfaitement au reste de votre chaîne logistique.

Module EDI

Un module EDI dans un ERP permet d’échanger automatiquement des documents commerciaux (commandes, factures, bons de livraison, avis d’expédition…) avec vos partenaires (clients, fournisseurs, transporteurs) sans saisie manuelle.

Les données circulent d’un système informatique à un autre de façon standardisée, sécurisée et instantanée.

En bref, c’est un outil qui automatise et fiabilise toute la communication B2B.

Module production assemblage

Un module production/assemblage dans un ERP, c’est l’outil qui planifie, pilote et trace vos opérations d’assemblage, tout en maîtrisant le stock, les coûts et la disponibilité de vos produits finis.

Il peut être connecté aux autres modules de votre solution (achats, ventes, stock/WMS, comptabilité…) afin de garantir un processus parfaitement intégré, du besoin client jusqu’à la livraison du produit.

Module de mesure d’empreinte carbone

La réduction des émissions de CO2 est désormais un défi stratégique pour les grandes entreprises.

Dans les années à venir, cette exigence s’étendra aux PME et ETI, qui devront s’y conformer pour satisfaire les attentes croissantes de leurs clients et anticiper l’évolution des réglementations.

Choisir un ERP capable de mesurer précisément votre impact environnemental vous permet d’identifier vos principales sources d’émissions, d’optimiser vos flux logistiques, de réduire vos coûts et de répondre plus facilement aux nouvelles exigences réglementaires.

C’est également un excellent outil de transparence et de sensibilisation auprès de vos clients, qui peuvent ainsi comprendre l’empreinte générée par leurs commandes et s’inscrire dans une démarche responsable.

Archipelia développe actuellement ce module afin d’offrir aux négociants un outil complet et intégré pour piloter leur stratégie environnementale.

Choisir un ERP évolutif pour le négoce : les points clés à vérifier

Lorsque vous recherchez une solution ERP évolutive, vous devez identifier le type d’utilisation de l’ERP, comprendre quelles sont ses caractéristiques et engagements contractuels, combien d’utilisateurs y auront accès, et quel sera son périmètre fonctionnel. Vous pourrez ainsi déterminer si l’ERP sur lequel vous portez votre choix pourra ou non répondre aux besoins futurs de votre entreprise.

Réfléchissez aux points suivants :

• Faites-vous du négoce à l’international ? Si oui, il vous faut à minima une gestion multidevise et un outil de déclaration douanière.
• Vous entreposez vos produits ? Alors un WMS vous sera primordial.
• Votre activité se fait intégralement ou partiellement en B2B ? Une gestion commerciale flexible pour les tarifs semble indispensable.
• Pour faciliter l’administration des ventes, des achats, vous aurez besoin d’un module permettant d’automatiser ces tâches et de suivre la facturation.
• Mettre en place un site e-commerce B2B client permet également de faciliter l’administration des ventes.
• Pour optimiser les doubles saisies, la comptabilité intégrée à l’ERP est un vrai gain de temps.
• Vous vendez ou souhaitez vendre en ligne ? Assurez-vous que la solution propose des connecteurs avec les marketplaces ou les CMS e-commerce les plus courants.
• Vous avez des revendeurs ou souhaitez proposer vos produits sur plusieurs plateformes web ? Optez pour un PIM (Product information management) pour maîtriser l’ensemble des données relatives à vos produits.
• Vous souhaitez proposer des offres personnalisées à vos clients et prospects ? Un CRM intégré peut être une bonne solution pour faciliter la prospection et la fidélisation.
• Enfin, les fonctionnalités de reporting et de Business Intelligence peuvent vous permettre de piloter la performance de votre entreprise et d’améliorer sa rentabilité.

Pour aller plus loin : Modèle de cahier des charges ERP

Archipelia : l’ERP pour les négociants qui évolue au rythme de votre croissance

Archipelia propose une solution adaptée aux entreprises du négoce : un ERP en mode SaaS, multi-tenant, qui s’adapte à vos besoins grâce à plusieurs modules et dont les données sont hébergées en France !

Avec la solution proposée par Archipelia, vous pouvez bénéficier d’applications pour vous aider au quotidien :

• Sellia : une application mobile CRM B2B offline, très utile pour vos équipes commerciales.
• POSia : une caisse enregistreuse connectée et mobile pour la gestion de vos points de vente.
• TCBia : une application pour terminal code-barre pour faciliter la gestion de votre entrepôt.
• APIia : une plateforme qui permet d’ouvrir l’ERP à toutes les applications du marché pour le rendre plus évolutif.

N’hésitez pas à demander une démo pour discuter de votre projet d’ERP négoce et découvrir les modules les plus adaptés à vos besoins !