ERP Ecommerce | Définition, Fonctionnalités & Avantages
Face aux nouveaux modes d’achat des consommateurs de plus en plus mobiles et connectés, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à commercialiser leurs produits sur le web.
Les nouvelles technologies font peu à peu disparaître les frontières entre le réel (boutiques physiques) et le virtuel (sites ecommerce, marketplaces) faisant naître de nouveaux usages comme en témoigne la tendance du click and collect ou encore l’e-réservation : le multicanal laisse désormais place à l’omnicanal !
Ces évolutions obligent les entreprises à maintenir une unité sur l’ensemble du parcours d’achat de leurs clients et à placer ces derniers au cœur de leur stratégie, et ce, quel que soit le canal.
Bien entendu, cet enjeu impacte directement leur système d’informations, qui doit sortir d’une organisation en « silo » pour s’orienter vers l’omnicanalité en centralisant notamment l’information en une seule et unique application.
En ce sens, l’ERP E-commerce, outil de gestion intégré et ouvert sur le web, s’avère être une solution de gestion adaptée.
Quels sont les fonctionnalités et les avantages de l’ERP E-commerce ?
Qu’est-ce qu’un ERP Ecommerce ?
Véritable outil de gestion des entreprises connectées, l’ERP E-commerce permet aux entreprises de centraliser leurs flux de gestion dans le cadre d’une activité multicanal (vente en ligne et en magasin…). Il résulte de la connexion du site e-commerce d’une entreprise à son logiciel ERP.
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Les fonctionnalités d’un ERP Ecommerce
En connectant son site ecommerce à son ERP, l’entreprise profite de la profondeur fonctionnelle de son ERP pour gérer efficacement son activité ecommerce. Ainsi, l’ERP E-commerce couvre un large périmètre fonctionnel dont la gestion commerciale, la gestion de production, la comptabilité ou encore le reporting. Voici un tour d’horizon des fonctionnalités intégrées à ces différents modules :
La gestion commerciale
Gestion des achats
Fournisseurs, catalogues, tarifs et délais fournisseurs pour arbitrer la matrice délai/coût, gestion devis puis commandes achats, gestion du grand import (container et frais d’approche), gestion des réceptions…
Gestion des ventes
Base articles et tarifs dont moteur promotionnel, gestion des clients, établissement des devis, transformation en bon de commande, factures, bon de livraison, calcul du prix de revient, élaboration des statistiques…
Gestion des stocks
Gestion de l’assortiment, du réapprovisionnement, des stocks disponibles, réservés ou à date, gestion des emplacements…
Gestion de la relation client (CRM)
Centralisation et gestion des contacts (prospects, clients, partenaires), historiques des échanges dont le stockage des documents,suivi des opportunités, gestion des plannings, coordination des campagnes marketing (email, sms) suite à la segmentation de la base et ciblage…
La gestion PRODUCTION
Nomenclatures et gammes opératoires
Gestion des composants, nomenclatures de produits finis et semi-finis, déclinaisons, variantes…
Calcul des besoins nets (CBN)
Lancement en fabrication ou approvisionnement.
Ordres de fabrication et planification des ressources ou MRP
Traçabilité et suivi qualité
Gestion des lots, contrôle qualité sur la fabrication…
La gestion Comptable
Comptabilité générale, comptabilité auxiliaire selon les normes légales, comptabilité analytique, dématérialisation des factures, suivi des encours clients et fournisseurs, des règlements, etc…
bi & reporting
La Business Intelligence (reporting décisionnel) a pour rôle de traiter les données transitant par le système d’information afin de les exploiter à des fins décisionnelles.
Intégré au sein d’un logiciel ERP, le reporting garantit un suivi des coûts de revient de la fabrication/des achats aux ventes ainsi que de nombreux autres indicateurs clés (calcul des marges sur les coûts réels ou au coût moyen pondéré…). Les états statistiques et tableaux de bords sont entièrement paramétrables et peuvent comporter des graphiques personnalisables.
Des fonctionnalités complémentaires peuvent également complétées la brique ERP :
PIM / PLM : uniformise et centralise l’ensemble des données et informations des produits et ce, durant tout le cycle de vie du produit.
Gestion des marketplaces : synchronise et met à jour en temps réel les informations entre les places de marché et l’ERP (gestion des catalogues, approvisionnements, commandes, stocks, expéditions…).
Solution de suivi des livraisons e-commerce : gère de manière optimale les livraisons grâce au suivi en ligne des colis expédiés, tout en assurant rapidité, sécurité, visibilité et qualité de service aux clients (livraison express, gestion des retours clients…).
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Pourquoi connecter un site ecommerce et un ERP ?
En l’absence de connexion entre ces deux référentiels, deux problématiques se posent :
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- La mise à jour des deux bases de données nécessite une double opération qui freine la productivité des équipes de travail et peut être source d’erreurs,
. - Les fonctionnalités de gestion proposées par les éditeurs de CMS sont nettement moins performantes que celles d’un back office ERP.
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Vous l’aurez compris, la connexion entre un ERP et les principaux CMS du marché garantit la circulation et la synchronisation des données entre le back office et le front office (les données sont gérées dans un référentiel unique, assurant une vision globale sur tous les canaux). Elle permet également à l’e-commerçant d’assurer la poursuite du développement de son activité sans avoir à changer sa solution e-commerce, ce qui le prévient notamment des risques liés à la migration de son site e-commerce (liens brisés, erreurs 404, perte de positionnement et de trafic, perte de données produits et clients…).
Par ailleurs, la connexion d’un site e-commerce à un ERP qui intègre un connecteur permet également aux entreprises de limiter le recours aux développements spécifiques, peu agiles et difficiles à maintenir.
Les bénéfices d’un ERP Ecommerce
Gain de productivité et de temps : connecter son site marchand à un ERP limitera les interventions humaines chronophages et permettra de concentrer les ressources internes sur les tâches à valeur ajoutée.
Fiabilité des données : l’interconnexion entre le site ecommerce et l’ERP évite les nombreuses erreurs lors de ressaisie.
Visibilité en temps réel : les informations entre l’ERP et le web sont synchronisées en temps réel (stocks, tarifs, statut des commandes…).
Amélioration de la satisfaction client : gain de temps grâce à la synchronisation des données et aux automatismes de l’ERP qui permettent le respect des délais, une communication personnalisée et des promotions ciblées. Les entreprises peuvent davantage se consacrer à la relation client.
Visibilité améliorée et démarche proactive : la consolidation des résultats en provenance du site marchand et des autres canaux (ventes par téléphone et en magasin…) pour une vue globale de l’activité est facilitée.
En couplant son ERP à son site ecommerce, l’e-commerçant est à-même de bénéficier de nombreuses fonctionnalités lui permettant de simplifier ses processus métiers, de gérer ses référentiels (clients, produits, tarifs, stocks…) depuis son back office ERP. En pilotant l’ensemble de ses process de gestion dans un seul et même outil, il assure ainsi une cohérence sur tous ses canaux de ventes.
De la gestion commerciale (achats, ventes, stocks) à la gestion de production et en passant par la comptabilité, l’ERP E-commerce offre une vision 360° des processus métiers d’une entreprise et accompagne ses clients sur tous les canaux jusqu’à l’acte d’achat.
En faisant le choix d’intégrer un ERP E-commerce, l’e-commerçant pourra donc améliorer sa productivité et la qualité de sa relation client tout en ayant une vue d’ensemble sur son activité.
Comment intégrer son site ecommerce à son ERP ?
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- Par échange de fichiers plats : fichiers XML ou CSV
. - Par connecteur e-commerce (Web-services / API)
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C’est la fréquence des échanges, le volume des données à échanger et les ressources nécessaires au maintien et à la mise à jour de la connexion qui détermineront le choix technologique à privilégier.
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Toutefois, le connecteur e-commerce offre davantage de fiabilité et de simplicité aux e-commerçants car la synchronisation des données entre le back et le front office se fait de manière immédiate et automatique.
En pilotant leur site e-commerce depuis le back office d’Archipelia, nos clients profitent de multiples avantages et fonctions clés pour la gestion de leurs activités :
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- Les comptes clients, articles, stocks et tarifs sont traités de manière unifiée, quel que soit le canal
. - Les produits (descriptifs, images, tarifs) sont personnalisés par canal de distribution
. - La visibilité des produits sur les différents canaux est administrée depuis l’ERP
. - L’architecture du site internet (catégories et familles de produits) est créée depuis l’ERP
. - Il est possible de segmenter sa base clients sur base des historiques d’achat
. - Les flux de l’ensemble des canaux sont mis à jour en temps réel (pour les stocks, commandes, tarifs et articles)
Archipelia, ERP SaaS omnicanal, propose des connecteurs e-commerce pour les sites édités sur Prestashop et Magento. Ils permettent à nos clients e-commerçants d’assurer la mise à jour en temps réel de l’ensemble de leurs flux et de centraliser la gestion de leurs produits en un seul et même outil.
Par ailleurs, pour les e-commerçants qui s’adressent aux professionnels, Archipelia met à disposition une solution de site marchand interconnecté avec son ERP (tarifs spéciaux, historiques des commandes, documents commerciaux…).
ERP SaaS VS ERP Cloud : quelle différence ?
Parce que ce sont d’ailleurs nos clients qui en parlent le mieux : découvrez comment Van Den Casteele, distributeur et e-commerçant de gâteaux glacés artisanaux, a réussi à mener un plan d’expansion ambitieux : doubler ses points de vente en 5 ans tout en développant son activité ecommerce !
Van Den Casteele souhaitait changer son outil de gestion rigide et peu adaptable pour une solution logicielle lui permettant de soutenir sa croissance. Le nouvel outil devait s’adapter à son contexte d’entreprise intégrée et donc disposer d’un périmètre fonctionnel transverse (comptabilité, négoce, production) tout en étant intégré en temps réel à ses points de vente et à son site e-commerce. Edouard Beaugrand, DG de Van Den Casteele, souhaitait également externaliser la gestion de son architecture informatique pour se concentrer sur son métier.
La solution Archipelia a répondu aux attentes de Van Den Casteele en offrant un périmètre fonctionnel complet et en lien direct avec l’ensemble de ses canaux (point de vente et e-commerce). L’ERP SaaS Archipelia, évolutif et omnicanal, a permis à Van Den Casteele de se concentrer sur son métier pour mieux connaître et satisfaire ses clients. La société est désormais prête à poursuivre son expansion au-delà de la région Hauts-de-France.
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A l’ère de l’omnicanal, le parcours d’achat des clients est de plus en plus mobile et digitalisé. L’organisation du système d’information par canal de vente ne permet plus de répondre aux besoins de gestion back-office des e-commerçants.
Ainsi, afin d’assurer une parfaite cohérence sur l’ensemble de ses canaux et de répondre au mieux à ses besoins de gestion, l’e-commerçant BtoB et/ou BtoC doit se tourner vers l’intégration d’un back office unique, capable de centraliser l’ensemble de ses activités, quel que soit le canal.
Par ailleurs, compte tenu de l’évolution rapide des comportements de consommation, il se doit de rester suffisamment agile s’il souhaite anticiper et répondre favorablement à ces changements.
En fournissant une vision 360°, une ouverture sur le web, une mise à jour des données en temps réel et des fonctionnalités omnicanal, l’ERP E-commerce s’impose comme une solution de gestion idéale, permettant aux e-commerçants de se concentrer sur leur métier pour mieux satisfaire leurs clients sans compromettre leur potentiel d’innovation et de croissance, seul gage de leur pérennité.