Factur-X : que retenir du nouveau format de données structurées

A compter du 1er septembre 2026, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront se soumettre à la facturation électronique.

Ce changement correspond à une disposition de la loi de finances rectificative pour 2022, qui étend le périmètre de « l’e-invoicing » aux grandes entreprises et aux entreprises de taille intermédiaire.

Initialement prévue pour juillet 2024, la transition a été repoussée de deux ans.
A quoi correspond la facturation électronique ?

Il ne s’agit ni d’une facture PDF envoyée par email, ni d’une facture dématérialisée type EDI, mais de factures nativement électroniques.

Celles-ci peuvent adopter plusieurs standards : UBL, CII, ou encore Factur-X. Cette dernière norme de facturation, qui combine la lisibilité du format PDF et le traitement automatique des données par les machines, est la plus connue.

C’est celle qui nous intéresse aujourd’hui.

Quel est le « facteur X » de la Factur-X ?

L’histoire autour de la Factur-X remonte au début des années 2010, et répond à la nécessité de créer un format électronique qui soit à la fois lisible par l’homme et structuré pour les machines. Développé conjointement par la France et par l’Allemagne, il s’agit d’un standard de facture électronique mixte qui correspond à la première implémentation de la Norme Sémantique Européenne EN 16931, publiée par la Commission Européenne le 16 octobre 2017.

Sa particularité – ce fameux « X » qui le distingue des autres factures – tient à son format. En apparence, la Factur-X ressemble à une facture PDF classique, et se lit aisément. Or, elle contient aussi un fichier XML qui encapsule toutes les informations nécessaires à son traitement : la date, le numéro de facture, les montants, les coordonnées de chaque acteur, les informations de paiement… En combinant cette représentation lisible (généralement au format PDF), et cette représentation structurée des données pour les systèmes d’informations (généralement au format XML), elle permet de faciliter les échanges commerciaux.

Les données contenues dans une Factur-X sont conformes aux normes européennes (notamment au standard Cross Industry Invoice). Ce standard permet non seulement d’automatiser les opérations comptables, mais aussi de transmettre à l’administration fiscale les informations relatives à des opérations commerciales : on parle alors « d’e-reporting ».

Factur-X se décline en cinq profils :

Minimum : avec 15 champs obligatoires, il s’agit du minimum d’informations requis par l’administration fiscale. Ce profil comprend des données de base telles que le type de document, le numéro de facture, sa date, l’identité de l’émetteur et du destinataire, les différents montants (HT, TVA, Net à payer…)

Basic WL (pour « without line » ou « sans ligne ») : ce profil ajoute des données telles que les références de livraison, le mode de paiement et l’IBAN. Il contient l’en-tête et le pied de page, mais pas le détail des lignes de facture.

Basic : ce profil ajoute des informations sur les articles et les services facturés (description, quantité, prix unitaire, référence des articles…).

EN 16931 : basé sur la norme européenne du même nom, et donc sur une structure de données standardisées pour les factures électroniques dans toute l’Union européenne, ce profil inclut des informations sur les articles et services, mais aussi des données liées aux références de paiement et aux conditions de livraison.

Extended : encore en cours de rédaction, ce profil correspond à l’EN 16931 mais laisse la possibilité d’ajouter des informations supplémentaires.

Pourquoi utiliser la Factur-X ?

Le standard de facturation Factur-X présente de nombreux avantages :

• Sa polyvalence. Ce format de facture électronique s’adresse au plus grand nombre : peu importe que vos clients vous réclament un simple PDF ou une télétransmission de leurs factures, vous pouvez envoyer le même type de fichier à tous, et chacun y trouvera son compte.
• Le gain de temps. Factur-X permet d’automatiser le traitement des factures et d’éviter les aller-retour. Les opérations commerciales sont automatiquement déclarées à l’administration fiscale. Leur transmission via un Portail Public de Facturation permet même à l’Etat d’extraire les données de la TVA.
• La réduction du risque d’erreurs liées à une mauvaise saisie des données ou à des aller-retour en cas d’information erronée ou manquante.
• Des économies de coût de traitement. On estime que Factur-X permet de réaliser entre 50% et 75 % d’économies par rapport au format papier.
• Sa valeur ajoutée. Selon le Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE), les factures ainsi créées contiennent un maximum d’informations structurées. Il revient ensuite au client de décider de les exploiter ou non selon leurs besoins et leur degré d’automatisation des processus.

Sans oublier que Factur-X est déjà un format répandu : nul besoin d’attendre jusqu’au 1er septembre 2026 pour l’utiliser, de nombreuses entreprises ont déjà opéré la transition !

Comment Archipelia prépare la généralisation de la facturation électronique pour ses clients ?

En tant qu’ERP, Archipelia gère la facturation et la comptabilité de ses clients. Afin d’assurer une transition en douceur vers la facturation électronique, son système intègre déjà toutes les mentions obligatoires sur les factures. L’ERP sera actualisé au fil des nouveaux process, dont Archipelia est étroitement informé, car membre du GT Conformité d’Infocert.

Aujourd’hui, il est déjà possible d’éditer des factures depuis le module Gestion commerciale d’Archipelia, et le reste de la transition se fera directement via les Plateformes de dématérialisation partenaires (PDP). Archipelia se positionnera soit en tant qu’opérateur de dématérialisation, soit en travaillant avec la PDP la plus pertinente pour ses clients. Le résultat prendra la forme d’un module optionnel intégré à l’ERP, qui permettra aux entreprises de recevoir toutes leurs factures au format standard requis par le Portail Public de Facturation (PPF).

Les entreprises n’auront donc pas à se soucier de convertir leurs factures, car la transition se fera automatiquement. Ils pourront ainsi bénéficier des avantages liés au standard Factur-X, et se conformer sans effort aux réglementations françaises et européennes.

L’ERP Archipelia permet de centraliser les différentes activités des PME et ETI dans un seul logiciel, qui offre une visibilité totale sur vos différents flux, dont ceux de comptabilité, de POS ou d’e-commerce. Pour comprendre les impacts de la réforme et de l’arrivée de la facturation dématérialisée sur votre utilisation quotidienne de notre ERP, contactez-nous !

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