L’ARTICLE EN BREF :

• La facturation est un processus complet qui impacte la trésorerie, la conformité et la relation client.
• Une facture doit comporter des mentions obligatoires : identité des parties, numéro unique, date d’émission, montants HT/TTC et informations TVA.
• Le délai de paiement légal est de 30 jours. Tout retard de facturation retarde d’autant les encaissements.
• Les factures doivent être conservées pendant au moins 10 ans.
• La facture électronique entre en vigueur en septembre 2026 pour les entreprises françaises.
• Les principales solutions de facturation sont : manuelle (Excel), logiciel dédié, ou ERP intégré.

La facture est souvent vue comme une formalité comptable. Pourtant, elle se situe au croisement de plusieurs enjeux clés : trésorerie, relation client, conformité réglementaire et organisation interne.

Comprendre la gestion de la facturation comme un processus global permet de reprendre le contrôle sur ses flux financiers et d’améliorer durablement le pilotage de l’activité.

Qu’est-ce que la gestion de la facturation ?

La gestion de la facturation constitue l’ensemble des étapes depuis la création jusqu’à l’archivage des factures clients. Bien organisée et cadré dès le début, cela permettra un gain de temps lorsque le volume deviendra important et s’assurer d’être dans la conformité.

Comprendre la gestion de la facturation

La facture constitue un document juridique et fiscal, qui engage l’entreprise et doit être exact, et conforme à la réglementation.

Dès les premières factures, on peut définir un processus de facturation, en se posant les bonnes questions :

• Qui facture ?
• À quel moment la facture est-elle émise ?
• Avec quel outil ?
• Comment est-elle envoyée ?
• Comment faire son suivi ?
• Comment est-elle archivée 

Anticiper ce cheminement permet de maîtriser l’ensemble des étapes de facturation, et d’éviter les mauvaises habitudes difficiles à corriger par la suite.

La gestion de la facturation comme levier de trésorerie

La facture est le point de départ de la demande de paiement adressée au client.

Tout retard dans l’émission d’une facture se répercute mécaniquement sur les encaissements.
 Sachant que le délai de paiement légal est généralement de 30 jours, facturer en retard revient à retarder d’autant l’entrée de trésorerie.

Une gestion efficace passe par quelques principes simples :

• facturer au fil de l’eau,
• envoyer les factures immédiatement,
• assurer un suivi régulier des encaissements

Dans certains cas, la mise en place de factures d’acompte, prévues dès le devis, permet également de couvrir les frais engagés avant la réalisation complète de la prestation et de limiter un besoin en fonds de roulement trop important.

Les étapes d’un processus de facturation

La gestion de la facturation peut être découpée en plusieurs étapes clés, chacune jouant un rôle essentiel dans l’équilibre financier de l’entreprise.

1. Création des factures

La facture doit être établie à partir d’informations fiables : devis validé, bon de commande, conditions commerciales définies.

2. Envoi et suivi

Courrier, e-mail, plateforme dédiée, plusieurs modes d’envoi existent.
 Il est parfois nécessaire d’utiliser différents canaux selon le type de client (particulier ou entreprise).

L’essentiel reste de pouvoir tracer l’envoi et s’assurer que la facture a bien été reçue.

3. Encaissement et relances

Cette étape est déterminante pour la trésorerie.
Un suivi régulier des règlements, associé à un lettrage client, permet de limiter les retards de paiement et d’anticiper les relances nécessaires.

4. Archivage et traçabilité

Les factures doivent être conservées pendant au moins 10 ans.
Un archivage structuré permet de retrouver rapidement les documents en cas de contrôle, de litige ou de demande client.

Obligations légales et risques encourus

La facturation est strictement encadrée par la réglementation.
 Les factures ne peuvent pas être établies au hasard, et le non-respect des règles expose l’entreprise à des sanctions financières.

Règles à respecter lors de la facturation

Une facture doit comporter :

• L’identité de l’entreprise émettrice et du client (nom, adresse, SIRET).
• Un numéro de facture unique et chronologique.
• La date d’émission.
• Un libellé précis des biens ou services fournis.
• Les montants HT et TTC.
• Les informations liées à la TVA (taux, montants, mentions spécifiques, numéro intracommunautaire le cas échéant).
• Les conditions de règlement et pénalités applicables

D’autres éléments, comme le numéro de devis, de bon de commande ou de bon de livraison, peuvent également être ajoutés.

Plus une facture est complète, plus la gestion des litiges et des contrôles est facilitée.

Les erreurs invisibles qui coûtent cher aux entreprises

Les manquements aux obligations de facturation peuvent entraîner des sanctions financières importantes.

Chaque mention manquante ou inexacte peut être sanctionnée (15€ par manquements ou erreurs), ce qui peut rapidement représenter des montants significatifs lorsque les erreurs sont répétées sur plusieurs factures.

Au-delà des amendes, les conséquences sont souvent indirectes :

• refus ou contestation de la facture par le client,
• retards de validation et de paiement,
• dégradation de la relation commerciale,
• impact sur la réputation de l’entreprise

Des factures envoyées tardivement ou un suivi insuffisant des encaissements peuvent également creuser un déficit de trésorerie.

Enfin, une mauvaise conservation des documents complique les contrôles et fait perdre du temps en cas de recherche ultérieure.

Préparer la gestion de la facturation aux évolutions à venir

La facturation est aujourd’hui au cœur des transformations comptables et digitales des entreprises. Anticiper ces évolutions permet d’éviter les ajustements dans l’urgence.

La gestion de la facturation comme socle de l’automatisation comptable

Une facturation correctement établie constitue la base de l’automatisation comptable

Elle permet de faire le lien avec :

• les commandes clients,
• la gestion des stocks,
• les écritures comptables,
• les tableaux de bord et reporting financiers

Sans données fiables, aucun outil de gestion ne peut délivrer une information juste.

Facture électronique : anticiper plutôt que subir la réforme

La facture électronique va automatiser une grande partie du processus dès septembre 2026, notamment l’émission et la transmission des factures.
 Mais cette automatisation ne corrigera pas les faiblesses organisationnelles existantes.

Repousser la structuration de la gestion de la facturation peut conduire à une mise en conformité réalisée dans l’urgence, avec des outils mal paramétrés.

Structurer dès maintenant sa gestion de la facturation permet d’anticiper sereinement les exigences à venir, et de sécuriser la transition vers la facture électronique sans subir le changement.

Solutions de facturation : manuelle, logicielle ou ERP, comment faire le bon choix ?

Il existe aujourd’hui beaucoup de solutions pour gérer la facturation, à choisir selon la taille de l’entreprise, le volume de factures, le budget et le niveau d’automatisation recherché.

Une solution adaptée aujourd’hui doit aussi permettre d’anticiper l’arrivée de la facture électronique.

Solutions de facturation manuelle

Aujourd’hui, il est encore possible d’émettre des factures sur Excel, à condition de respecter toutes les obligations légales.

Cette solution est plutôt adaptée aux micro entreprises et très petites structures, avec un volume de factures limité.

Avec l’arrivée progressive de la facture électronique, l’utilisation d’Excel ne sera bientôt plus autorisée. Les entreprises devront s’appuyer sur des outils capables d’assurer la transmission et la traçabilité des factures.

De nombreux acteurs ont développé des solutions de facturation pour répondre à ce marché en misant sur la simplicité d’usage et la conformité réglementaire.

On trouve notamment : Qonto, Shine, Abby, Axonaut, Indy, ou Tiime qui proposent des interfaces intuitives avec un budget abordable répondant aux besoins des indépendants et freelances.

Logiciels de facturation dédiés

Les logiciels de facturation dédiés offrent un niveau de structuration supérieur.

Ils permettent de sécuriser les mentions obligatoires, d’automatiser l’envoi des factures, de suivre les règlements et d’organiser les relances clients.

Ils constituent une solution intermédiaire pertinente pour les PME souhaitant structurer davantage la gestion de leur facturation. En revanche, ces outils restent souvent centrés uniquement sur la facture et nécessitent encore des interfaces ou des ressaisies pour la comptabilité, la trésorerie ou le pilotage.

Solutions ERP intégrées

Les solutions ERP vont plus loin en intégrant la facturation dans un écosystème.

La facture n’est plus un document isolé, mais un élément connecté aux devis, aux commandes, aux encaissements, à la comptabilité et aux indicateurs de pilotage.

Des solutions comme Archipelia permettent de structurer l’ensemble du processus de facturation tout en assurant la continuité des données entre les différents pôles de gestion.

Cette approche limite les ressaisies, fiabilise les informations et facilite l’automatisation comptable, tout en préparant l’entreprise aux évolutions réglementaires, notamment la facture électronique.

FAQ – Gestion de la facturation