L’ARTICLE EN BREF :

• Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) est un document numérique obligatoire depuis 2014, contenant toutes les écritures comptables validées d’une entreprise, sous format TXT ou XML, à fournir à l’administration fiscale en cas de contrôle.
• Il comprend 18 champs obligatoires (dates, comptes, libellés, montants, devises, etc.) permettant de garantir la cohérence et la traçabilité des écritures.
• Le FEC est systématiquement demandé lors d’un contrôle fiscal, et peut être exigé jusqu’à dix ans en arrière pour vérifier la sincérité des comptes.
• Sont tenus de produire un FEC les entreprises soumises aux régimes BIC, BNC et BA, à l’exclusion des micro-entreprises et des SCI à revenus fonciers.
• En cas de FEC manquant, non conforme ou refusé, les sanctions peuvent aller d’une amende de 5 000 € à une majoration de 100 % en cas d’opposition à contrôle fiscal.
• Pour être conforme, le FEC doit respecter la structure définie par l’article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales et suivre une nomenclature précise de nommage.
• Des outils comme Test Compta Demat (gratuit) ou des logiciels spécialisés permettent de vérifier la conformité du fichier avant transmission à l’administration.
• L’ERP Archipelia facilite la génération automatique d’un FEC conforme, intègre des contrôles préventifs d’anomalies et centralise l’ensemble des données comptables et opérationnelles de l’entreprise.

Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) est un incontournable de la comptabilité moderne.

Obligatoire depuis plusieurs années, il garantit la transparence et la conformité des données transmises à l’administration fiscale.

Pourtant, son fonctionnement reste parfois flou pour les dirigeants ou les responsables comptables.

Dans cet article, découvrons ensemble à quoi sert le FEC, quelles sont les obligations qui l’entourent et comment le générer en toute conformité.

Qu’est-ce qu’un fichier des écritures comptables ?

Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) est un document numérique qui regroupe l’ensemble des écritures comptables validées d’une entreprise. Une fois généré, son contenu ne peut ni être modifié ni supprimé.

Il se présente sous format TXT ou XML et doit être fourni à l’administration fiscale en cas de contrôle. Le FEC n’a pas vocation à servir d’outil de gestion interne, mais bien à garantir la transparence et la conformité des données comptables vis-à-vis de l’administration.

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Le contenu détaillé du FEC

Le FEC détaille chaque écriture comptable enregistrée par ordre chronologique, avec tous les éléments qui permettent à l’administration de vérifier la cohérence des comptes.

On y trouve 18 champs obligatoires :

• Date de comptabilisation
• Numéro de l’écriture comptable
• Code et libellé du journal
• Numéro et libellé du compte comptable
• Numéro et libellé de compte auxiliaire
• Date et référence de la pièce justificative
• Libellé de l’écriture comptable
• Montant et sens : débit ou crédit
• Date de lettrage
• Date de validation de l’écriture comptable
• Montant et identification de la devise

Quelle est l’utilité d’un FEC ?

Le FEC, au cœur de toute vérification fiscale

Lors d’un contrôle fiscal, ce fichier sera toujours réclamé par l’administration. Ce document lui permet de vérifier que la comptabilité de l’entreprise est tenue correctement et qu’elle correspond bien aux déclarations fiscales déjà transmises. En d’autres termes, le FEC aide l’agent à s’assurer de la sincérité et la conformité des comptes.

Il est également important de savoir que l’administration peut exiger la présentation des FEC jusqu’à 10 ans en arrière, selon la période couverte par le contrôle.

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Migration comptable : le FEC pour une transition en toute sécurité

Le FEC peut aussi servir lors d’un changement de logiciel comptable. En effet, il permet de récupérer l’historique complet des écritures et de transférer les données vers un nouveau système sans perte d’information. Cela facilite la continuité comptable et assure la traçabilité des opérations.

Les obligations liées au FEC

Qui doit produire un Fichier des Écritures Comptables ?

Le Fichier des Écritures Comptables est obligatoire depuis le 1er janvier 2014. Cette mesure s’inscrit dans le cadre de la dématérialisation de la comptabilité et vise à faciliter les contrôles fiscaux.

Sont concernés par cette obligation les entreprises relevant des régimes :

• BIC (bénéfices industriels et commerciaux)
• BNC (bénéfices non commerciaux)
• BA (bénéfices agricoles)

Certaines structures échappent à cette obligation : c’est le cas des micro-entreprises relevant du régime micro-BIC ou micro-BNC, ainsi que des SCI (sociétés civiles immobilières) aux revenus fonciers.

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Les sanctions en cas de FEC manquant ou non conforme

L’absence ou la non-conformité d’un FEC peut avoir de lourdes conséquences. En cas de non-transmission dans les délais ou de remise d’un fichier non conforme, l’entreprise s’expose à une amende de 5 000 € ou à une majoration de 10 % des droits mis à sa charge (c’est-à-dire des impôts dus après redressement).

Si l’entreprise refuse de transmettre le FEC ou se montre dans l’incapacité totale de le fournir, la situation est plus grave. L’administration fiscale peut considérer cela comme une “opposition à contrôle fiscal“. Elle sera autorisée à évaluer d’office les bases d’imposition et à appliquer une majoration de 100% des droits rappelés.

Enfin, un FEC comportant trop d’erreurs ou d’incohérences peut être rejeté. Ce rejet remet en cause la fiabilité des comptes et conduit à une reconstitution du résultat imposable, souvent moins favorable pour l’entreprise.

Comment générer un FEC conforme ?

Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) doit respecter les exigences fixées par l’article Article A47 A‑1 du Livre des procédures fiscales. 

Concrètement, cela signifie que le fichier doit être unique par exercice, comporter toutes les écritures comptables validées et faire apparaître pour chaque écriture au minimum les 18 champs obligatoires.

De plus, le fichier doit être présenté sous un format lisible et exploitable (TXT ou XML), et respecter une nomenclature de nommage :

SIREN+FEC+année+mois+jour clôture (par exemple : 123456789FEC20251231)

Générer facilement un FEC conforme avec Archipelia

Aujourd’hui, les logiciels de comptabilité et les ERP simplifient grandement cette étape.

L’ERP Archipelia permet de générer un fichier conforme aux normes, vous pouvez ainsi exporter votre FEC simplement, sans craindre d’omission, de format incorrect ou de champ manquant.

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Vérification des éventuelles anomalies

Avant de transmettre votre Fichier des Écritures Comptables, il est essentiel de contrôler l’absence d’anomalies. Certaines erreurs reviennent fréquemment et peuvent entraîner un rejet du fichier par l’administration. Parmi les plus courantes, on retrouve :

• des ruptures dans la numérotation des factures clients, qui traduisent une discontinuité dans les enregistrement.
• le non-respect des normes du Plan Comptable Général, notamment la présence d’écritures dans les comptes 8 et 9, qui ne doivent pas figurer dans le FEC.
• un même numéro de compte associé à plusieurs libellés, signe d’une incohérence dans la codification comptable.
• ou encore une écriture comptable comportant plusieurs libellés, ce qui nuit à la clarté et à la lecture du fichier

Une vérification régulière de ces points avant l’export, permet d’éviter bien des déconvenues et de garantir un fichier conforme, lisible et prêt à être transmis à l’administration fiscale.

Comment vérifier que mon FEC est conforme ?

En cas d’erreur détectée dans le Fichier des Écritures Comptables, la responsabilité du dirigeant est directement engagée. Il est donc essentiel de vérifier la conformité du FEC avant tout envoi à l’administration fiscale. Pour cela, plusieurs solutions existent.

L’outil gratuit de la DGFIP : Test Compta Demat

Ce logiciel officiel permet d’analyser automatiquement le FEC. Il génère un rapport détaillé des éventuelles anomalies de structure (champs manquants, incohérences, formats non conformes, etc.). C’est un premier niveau de contrôle, simple et accessible à tous.

Des logiciels spécialisés payants

Certaines solutions professionnelles offrent une analyse plus approfondie du FEC, notamment sur la cohérence des écritures et la conformité au Plan Comptable Général. Ces outils sont souvent utilisés par les cabinets d’expertise comptable pour fiabiliser leurs contrôles.

Le recours à un expert-comptable ou à un commissaire aux comptes

Pour un contrôle complet et une vision experte, il est possible de confier la vérification du FEC à un professionnel. Dans ce cas, il est important de mentionner la responsabilité en cas d’erreur dans la lettre de mission, afin d’éviter tout litige ultérieur.

Générer mon FEC avec Archipelia

Générer un FEC, c’est simple, à condition que la comptabilité soit bien tenue.

Avant même de penser à l’export, tout repose sur la rigueur et la cohérence des écritures enregistrées au quotidien. Un fichier conforme ne s’improvise pas : il résulte d’une comptabilité structurée, suivie et validée avec soin tout au long de l’exercice.

C’est précisément pour cela que Archipelia a été conçu pour guider les utilisateurs et garantir la qualité des données comptables à chaque étape. L’ERP intègre des contrôles automatiques et signale les éventuelles incohérences avant qu’elles ne se répercutent dans le FEC.

En offrant cette assistance continue, Archipelia permet aux entreprises de tenir une comptabilité claire et conforme, tout en simplifiant la préparation du Fichier des Écritures Comptables.

Au-delà de la comptabilité, Archipelia est un ERP cloud multi-métiers qui centralise l’ensemble des activités de l’entreprise : gestion commerciale, stocks et logistique, production et CRM.

Accessible en ligne, il offre une vision unifiée et en temps réel des données, favorisant la collaboration et la fiabilité des informations.

Flexible et évolutif, Archipelia s’adapte à chaque structure et accompagne les entreprises vers une organisation plus simple, connectée et performante.

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Conclusion

Bien plus qu’une simple formalité administrative, le FEC est le reflet de la qualité de votre comptabilité. Une tenue comptable rigoureuse et un bon outil permettent d’assurer un fichier fiable, conforme et prêt à affronter sereinement tout contrôle fiscal. En misant sur la clarté et la prévention, vous transformez une obligation en véritable atout de confiance pour votre entreprise.