Gestion d’entreprise : définition, concepts clés et instruments de pilotage

Les organisations à structure verticale et rigide tendent progressivement à disparaître en faveur d’une intégration des différents processus métiers, amenés désormais à communiquer et à interagir entre eux. Pour cela, un système d’information (SI) puissant et exhaustif, mais également simple d’utilisation et flexible, constitue la réponse journalière au besoin de réactivité, de fiabilité et d’anticipation des entreprises. Vous désirez en savoir un peu plus sur la gestion d’entreprise ? Alors, découvrez ici quels sont les leviers stratégiques pour gérer une entreprise et comment la piloter grâce à un tableau de bord et des indicateurs clés d’aide à la décision.

La gestion d’entreprise est considérée selon Mary Parker Follett (1868–1933) comme l’art de faire avancer les choses grâce aux efforts d’autres personnes. Pour être plus académique, la gestion d’entreprise se résume à planifier, organiser, diriger et contrôler les ressources humaines, matérielles et financières d’une entreprise afin d’atteindre les objectifs fixés.

Ce cadre théorique POLC (planification, organisation, direction et contrôle) a été développé initialement par le français Henri Fayol (1841–1925), considéré comme l’un des pionniers de la gestion d’entreprise et du management. Bien qu’ayant subi de profondes modifications au cours du temps, ce cadre de gestion demeure dominant dans le monde du management jusqu’à nos jours !

Pour rester rentable et concurrentielle, une entreprise doit posséder une équipe dirigeante qui maîtrise les différentes étapes du cycle d’exploitation propre à son secteur d’activité (négoce, prestation ou production). L’entreprise doit savoir produire, vendre, communiquer, manager, gérer, etc.

Toutefois, la stratégie de l’entreprise ne doit pas se baser uniquement sur les compétences, mais également sur l’information, sa collecte et son analyse. Grâce à cette vision claire à 360° de l’entreprise et de son environnement, les dirigeants peuvent anticiper les évolutions du marché et être prêts à saisir les opportunités qui se présentent.

Gérer une entreprise de manière cohérente, moderne et performante nécessite d’actionner des leviers stratégiques. Ces derniers mobilisent alors les ressources nécessaires au déploiement d’une stratégie permettant d’atteindre les objectifs fixés. Pour la gestion d’entreprise, 5 leviers d’intervention sont actionnés à travers :

La gestion d’entreprise sur le plan financier utilise des fonctions de surveillance de la trésorerie, élaboration des budgets, financement de l’exploitation, mobilisation des fonds d’investissement, clôture des comptes, suivi des indicateurs, etc. L’utilisation d’un logiciel de gestion d’entreprise est essentielle. Il s’agit le plus souvent d’une solution logicielle dédiée à la finance ou un ERP (Enterprise Resource Planning) prenant en charge tous les aspects de la gestion d’entreprise.

Elle regroupe l’ensemble des processus qui participent à la conception, la planification et la mise à disposition des ressources nécessaires, ainsi qu’à l’enregistrement et au contrôle des activités de production. La gestion de production, des stocks et des achats n’est de nos jours possible que grâce aux outils informatiques.

Reconnues comme le principal levier de développement, les ressources humaines sont l’essence même d’une entreprise et jouent un rôle essentiel dans sa réussite. Cette activité complexe comprend la gestion du recrutement, de l’intégration, de la formation, de l’évaluation des performances, des rétributions, des carrières, des compétences, etc.

La gestion commerciale englobant la facturation, le suivi des stocks, la prévision,  création et le suivi des ventes, un accès aux données clients et aux fournisseurs, etc. La gestion de la relation client est prise en charge par un CRM (Customer Relationship Management). Ce logiciel englobe toutes les données des interactions entre une entreprise et ses clients ou prospects. Grâce à ses informations, l’entreprise offre des interactions personnalisées et automatise les tâches marketing.

Sur le plan stratégique, l’outil informatique décisionnel collecte, analyse et présente au gestionnaire un reporting compréhensible des données collectées. Grâce à ces outils de business intelligence, la prise de décision est efficace, car basée sur une meilleure compréhension de l’entreprise et de son environnement. Aujourd’hui, il est impensable de dissocier la technologie des activités quotidiennes de l’entreprise.

L’entreprise est une communauté d’action et d’intérêt, formée de personnes et de processus fortement imbriqués. Afin que l’entreprise demeure rentable et solvable, le manager doit mobiliser des ressources matérielles et humaines, structurer le temps et l’espace, organiser les actions et motiver les différents acteurs. Voici 7 conseils clés pour bien gérer une entreprise.

Le prix de revient d’un produit doit être évalué avec précision pour chiffrer un devis ou fixer un prix de vente, tout en restant rentable et concurrentiel. Le calcul du prix de revient tient compte des charges directes (coûts d’achat, de production, de distribution, etc.) et des charges indirectes (coûts administratifs, des loyers, des assurances, etc.).

Pour bien gérer une entreprise, le manager s’appuie sur une comptabilité à jour, tenue par un expert-comptable. Néanmoins, le chef d’entreprise doit pouvoir maîtriser les concepts clés pour pouvoir échanger avec son comptable sur l’état de la trésorerie, les besoins en fonds de roulement, les seuils de rentabilité, les prévisions budgétaires, etc.

L’optimisation des niveaux de stock permet à une entreprise de réaliser l’équilibre souhaité entre contraintes financières et qualité de service. En effet, un niveau de stock trop élevé augmente la charge des frais financiers, crée des décalages de trésorerie et expose la marchandise stockée à l’obsolescence. En revanche, un niveau de stock trop bas peut mener à une rupture de stock, avec arrêt des ventes et de la production.

Pour gérer une entreprise de manière efficace, le manager doit disposer d’outils de gestion capables de lui fournir en temps réel des indicateurs de performance financière, commerciale, organisationnelle et RSE (responsabilité sociétale de l’entreprise). En effet, tout ce qui peut être évalué peut être amélioré ! Pour cela, l’utilisation d’un logiciel de gestion d’entreprise est incontournable.

La gestion de la relation client ou CRM (Customer Relationship Management) demeure le centre d’intérêt d’une entreprise compétitive et à forte croissance. C’est même l’une des clés du succès ! Le logiciel de gestion d’entreprise (ERP ou CRM) centralise et gère toutes les informations et interactions des clients avec les différents canaux de sollicitation. La collecte de ces données est essentielle pour cibler les opérations marketing et offrir une expérience client inoubliable.

Pour rester solvables en toutes circonstances, les entreprises sont tenues de prêter attention à leurs dépenses surtout en début d’activité (loyers, déplacements, fournitures de bureau, eau, électricité, entretien, etc.). Pour cela, le manager doit s’appuyer sur la comptabilité analytique pour mettre en place un suivi budgétaire des dépenses et réduire les charges de l’entreprise.

Une entreprise doit obligatoirement s’approvisionner auprès de fournisseurs pour pouvoir exercer son activité. La stabilité de cette relation repose sur un partenariat stratégique, avec des règles et des conditions de collaboration profitables aux deux parties. Toutefois, l’analyse de la fiabilité des fournisseurs constitue une obligation de vigilance et de compliance de la part de l’entreprise.

Les logiciels de gestion d’entreprise se déclinent selon différentes formules. Les ERP propriétaires couvrent l’ensemble des besoins de l’entreprise, mais demeurent coûteux et peu flexible. L’autre alternative consiste à développer sa propre solution ERP en interne. Malgré une plus grande flexibilité et personnalisation, cette option est également onéreuse et requiert des compétences informatiques pointues.

Dans le cas où vous souhaiteriez un démarrage rapide et à faible coût, l’offre ERP SaaS (Software as a Service) est la solution idéale pour la gestion d’entreprise ! Hébergé sur le cloud, l’ERP en mode SaaS permet de contourner toutes les difficultés techniques d’installation, de configuration et de maintenance.

L’ERP SaaS est une solution clé en main, très flexible et accessible depuis n’importe quel poste connecté. L’hébergement dans le cloud offre des ressources informatiques élastiques pour faire face aux fluctuations de la demande. De plus, les coûts sont toujours plus faibles, car les ressources informatiques sont mutualisées. Pour la gestion d’entreprise, l’ERP en mode SaaS offre tout ce dont un manager a besoin : optimisation des investissements, réduction des dépenses, flexibilité, agilité du SI et « liberté » retrouvée des corps de métiers.

Pionnier des ERP Cloud en Europe depuis 2004, Archipelia est une solution complète et multi-métiers. Ce logiciel de gestion d’entreprise unique offre une panoplie de fonctionnalités : gestion commerciale, logistique, production, commerce omnicanal B2C et B2B, CRM & Marketing, comptabilité, business intelligence, reporting décisionnel, etc. Modulable, évolutif, interopérable, s’adaptant à l’existant, Archipelia est un concentré IT au service des PME/PMI des secteurs du négoce, du commerce et de l’industrie. Alors, prêt à franchir le pas ?