L’ARTICLE EN BREF :

• Le WMS est un logiciel central pour piloter l’ensemble des flux d’entrepôt en temps réel, sécuriser les opérations et fiabiliser la connaissance des stocks.

• Il couvre toutes les opérations logistiques clés, de la réception à l’expédition, en s’appuyant sur des règles métiers, le scan code-barres et des outils de traçabilité avancés.

• Le WMS renforce la traçabilité et la conformité réglementaire, tout en améliorant la qualité de service client et la gestion des retours ou rappels produits.

• Différents types de WMS existent (cloud, sur mesure, autonome, intégré à un ERP), chacun répondant à des niveaux de complexité logistique et d’organisation différents.

• Le choix d’un WMS doit prioritairement s’appuyer sur la complexité réelle des flux, l’intégration au système d’information existant et la capacité à accompagner la croissance.

• L’ergonomie terrain, les capacités de pilotage par indicateurs et la pérennité de l’éditeur sont des critères déterminants pour garantir l’adoption et la performance à long terme.

L’entrepôt, longtemps perçu comme un simple centre d’exécution, conditionne aujourd’hui la capacité d’une entreprise à tenir ses engagements clients, à maîtriser ses coûts et à accompagner sa croissance globale. Or, lorsque l’activité se développe, il devient indispensable de savoir où se trouve chaque article stocké, ce qui est réellement disponible et ce qui peut être livré, en temps réel, l’objectif étant d’éviter de prendre des décisions à l’aveugle.

Le WMS (Warehouse Management System) est une solution idéale pour reprendre le contrôle des flux logistiques. Et pour preuve, 85 % des entreprises déclarent obtenir un retour sur investissement en moins de 24 mois après l’adoption d’un WMS, avec des bénéfices croissants dans le temps, d’après une étude de LogisticsIQ.

Dans cet article, nous abordons les besoins logistiques auxquels répond un WMS, les bénéfices à en attendre et comment choisir le logiciel le plus adapté à vos enjeux logistiques et métiers.

Qu’est-ce qu’un WMS ?

Un WMS (Warehouse Management System) est un logiciel de gestion des stocks. Dédié au pilotage opérationnel de l’entrepôt, il permet de gérer, de suivre et de tracker, en continu et en temps réel, l’ensemble des flux informationnels et physiques (réception des marchandises, mise en stock, préparation des commandes, expédition et inventaires).

Le WMS vous permet de connaître précisément votre stock : par emplacement, lot ou numéro de série et de structurer les opérations sur le terrain. Le système s’appuie sur des règles métiers (picking, traçabilité, réapprovisionnement, priorisation) et sur des outils comme le scan code-barres pour sécuriser les opérations et améliorer durablement la performance logistique.

Quelles sont les fonctionnalités clés d’un WMS ?

Un WMS couvre l’ensemble des opérations d’une plateforme logistique à travers plusieurs fonctionnalités :

• Gestion des réceptions et mises en stock : contrôle des marchandises entrantes, affectation intelligente des emplacements, prise en compte des contraintes de volume, du poids et de la rotation.
• Gestion du stock en temps réel : suivi précis des quantités disponibles par zone, emplacement, lot ou numéro de série, en actualisant les inventaires à chaque entrée ou sortie de flux.
• Préparation de commandes (picking) : organisation des parcours de prélèvement mono ou multi-commandes, priorisation des urgences et réduction des erreurs grâce au scan code-barres ou à la technologie RFID (Radiofréquence Identification).
• Traçabilité et conformité : traçabilité complète des flux entrants et sortants, indispensable pour les secteurs réglementés, l’agroalimentaire, le négoce ou l’industrie.
• Gestion des expéditions : préparation des colis, édition des étiquettes transporteurs, contrôle des expéditions et sécurisation des délais de livraison.
• Inventaires et contrôle des stocks : inventaires tournants, rapides ou d’initiative, sans interruption d’activité, pour maintenir une fiabilité constante des données.
• Tableaux de bord et pilotage logistique : calcul et analyse des indicateurs clés de performance (taux de service, productivité, rotation des stocks, OTIF) pour favoriser des prises de décisions basées sur des données réelles et actualisées.

Pourquoi s’équiper d’un WMS ?

Les entreprises qui se dotent d’un WMS bénéficient dans les 24 mois de 6 avantages principaux :

1. Une meilleure fiabilité des stocks grâce à la réduction des écarts entre inventaire théorique et stock réel, à la suppression des ressaisies et à une vision en temps réel du stock disponible.
2. Des équipes plus productives : en structurant précisément les processus de réception, de préparation et d’expédition, le WMS supprime les tâches inutiles et les déplacements non optimisés. Les opérateurs préparent davantage de commandes par jour, avec moins d’erreurs et moins de pénibilité.
3. Une maîtrise précise des coûts : un suivi fiable des stocks limite le surstock, les pertes et les litiges. Il contribue directement à la réduction des coûts logistiques et à une meilleure gestion du besoin en fonds de roulement.
4. Une traçabilité adaptée aux exigences métiers pour répondre aux contraintes réglementaires, gérer des produits sensibles et assurer un service client irréprochable en cas de contrôle, de retour ou de rappel produit.
5. Une capacité à absorber la croissance : lorsque les volumes augmentent ou que l’activité se diversifie (B2B, B2C, e-commerce, international), les processus restent maîtrisés, même en cas de forte montée en charge ou de saisonnalité marquée.
6. Un pilotage efficace de l’activité : grâce à des KPIs bien choisis, le WMS aide les dirigeants et managers à faire les bons arbitrages selon l’évolution réelle du marché.

Les différents types de WMS

Comprendre les principaux types de logiciels de gestion d’entrepôt vous aidera à choisir la meilleure solution en fonction de la taille de l’entreprise, de son organisation logistique, de son système d’information et de ses objectifs de croissance.

Les WMS dans le cloud

Un WMS cloud est une solution hébergée sur une infrastructure distante et accessible via une interface web sécurisée. Il ne nécessite pas d’infrastructure lourde côté entreprise et bénéficie de mises à jour automatiques.

Dit aussi WMS SaaS, ce type de logiciel séduit particulièrement :

• Les PME et ETI qui recherchent de la flexibilité, une mise en œuvre rapide et un coût maîtrisé, avec un accès aux données en temps réel.
• Les entreprises souhaitant externaliser la gestion de leur infrastructure informatique, afin de se concentrer sur leur cœur de métier.

Les WMS sur mesure

Le WMS personnalisé est développé spécifiquement pour répondre à des besoins métiers très particuliers. Il offre une grande liberté fonctionnelle, mais implique des coûts élevés, des délais importants et une forte dépendance au prestataire. Ce choix est généralement réservé à des organisations ayant des processus logistiques très spécifiques et peu standardisables.

Les WMS autonomes

Un WMS autonome est un logiciel dédié uniquement à la gestion d’entrepôt, connecté à d’autres outils (ERP, e-commerce, transport) via des interfaces. Il peut être pertinent lorsque la logistique est très complexe, mais il implique une multiplication des flux de données et exige une étroite coordination entre les systèmes.

Les WMS intégrés

Le WMS intégré fait partie d’un ERP global, dit Progiciel de gestion intégré en français. Le système partage nativement les données commerciales, stocks, achats et ventes. Cette approche est particulièrement adaptée aux PME et ETI qui souhaitent adopter une vision unifiée de leurs opérations et une logistique étroitement alignée avec les enjeux business.

Le tableau suivant synthétise les différences entre ces types de WMS.

Lire aussi : ERP vs. WMS : Quelle solution choisir ?

Comment choisir son WMS ? 6 critères de choix

Le choix d’un WMS doit reposer sur les enjeux métiers, organisationnels et SI de l’entreprise. L’objectif n’est pas d’avoir le logiciel le plus développé, mais le plus adapté aux besoins réels.

Voici 6 critères à considérer pour choisir la bonne solution.

1. La complexité logistique réelle

Tout d’abord, il est fondamental de cartographier vos flux et d’identifier vos contraintes logistiques. Dans un fichier Excel, par exemple, notez le nombre de références, les volumes quotidiens, si la gestion se fait par lots ou par numéros de série, les zones d’entreposage, etc.

2. L’intégration avec le système d’information déjà existant

Un WMS doit s’intégrer facilement à vos outils existants, notamment l’ERP, le CRM ou les solutions e-commerce. Une intégration native limite les interfaces, les ressaisies et les erreurs.

Un WMS intégré à l’ERP, comme la solution d’Archipelia, permet de synchroniser automatiquement les commandes, les stocks et la facturation.

3. La capacité à accompagner la croissance

Votre WMS doit pouvoir absorber une hausse des volumes, l’ouverture de nouveaux entrepôts ou le développement de nouveaux canaux (B2B, B2C, omnicanal).

4. L’ergonomie pour les équipes terrain

Un WMS est utilisé au quotidien par les opérateurs et manutentionnaires. Une interface intuitive ainsi qu’une mobilité facile sont indispensables pour garantir son adoption par les équipes.

Un picking mobile intuitif, par exemple, réduit les erreurs et accélère la prise en main des nouveaux collaborateurs.

5. Les capacités de pilotage et de reporting

Le WMS doit fournir des indicateurs clairs et personnalisables selon les objectifs de l’entreprise, pour piloter l’activité. Un tableau de bord logistique permet d’anticiper les goulots d’étranglement avant qu’ils n’impactent les clients.

6. La pérennité de l’éditeur et de la solution

Enfin, souvenez-vous que le choix du WMS engage l’entreprise sur le long terme. Il est alors fondamental d’évaluer la solidité de l’éditeur, sa capacité d’innovation, la sécurité qu’il assure et la qualité de l’accompagnement.

Par exemple, une solution régulièrement mise à jour évite l’obsolescence et sécurise les données de l’entreprise.

Archipelia : l’ERP avec WMS intégré pour transformer la performance logistique

Archipelia est un ERP SaaS tout-en-un qui permet aux PME et ETI de piloter depuis une solution unique l’ensemble de leurs opérations (gestion commerciale, comptabilité, relation client, BI et reporting, production, stock et logistique). Le logiciel intègre nativement la gestion d’entrepôt au cœur du système d’information, sans interfaces complexes ni nécessité de ressaisies.

Côté logistique, Archipelia couvre les fonctions clés d’un WMS : gestion des zones et emplacements, suivi des stocks en temps réel, traçabilité par lot ou numéro de série, préparation de commandes optimisée et inventaires tournants. Les opérations terrain sont sécurisées grâce au scan code-barres sur terminaux mobiles.

Cette logistique est directement connectée aux achats, ventes, production, transport et à la comptabilité.

En résultent :

• Une vision fiable et unifiée de la performance.
• Des décisions plus rapides et plus justes.
• Une capacité à accompagner la croissance, même en environnement multi-entrepôts ou omnicanal.

FAQ – WMS