L’ARTICLE EN BREF :

• La saisie des factures consiste à transformer une facture en écriture comptable fiable, après collecte, vérification, validation et suivi des paiements et encaissements, afin de produire les états comptables.

• Une organisation rigoureuse est indispensable : rythme régulier, centralisation des pièces, séparation achats/ventes et contrôle préalable des documents pour éviter erreurs et ressaisies.

• La compréhension des montants HT, TVA et TTC est la base de la ventilation correcte en débit et crédit, dans le respect de l’équilibre comptable.

• La codification via le Plan Comptable Général permet d’affecter chaque ligne aux bons comptes (charges, produits, tiers, TVA) et garantit la cohérence des états financiers dans le temps.

• La traçabilité des écritures (dates, libellés, numéros) et le lettrage des factures avec les règlements sont essentiels pour le suivi des tiers, la détection d’anomalies et la conformité réglementaire.

• Les logiciels comptables et ERP permettent de gagner du temps grâce à l’automatisation des écritures récurrentes et au paramétrage des règles de saisie.

• Les technologies de reconnaissance automatique (OCR) et la généralisation de la facturation électronique réduisent la saisie manuelle, au profit de missions de contrôle, de validation et de gestion des exceptions.

La saisie des factures comptables consiste à transformer une facture d’achat ou de vente en écriture comptable dans un logiciel. Mais il ne s’agit pas de juste copier des données : on collecte, on vérifie, on valide, puis on effectue un suivi des paiements côté fournisseurs et des encaissements côté clients. C’est la base qui permet de générer les documents comptables, comme le grand livre, la balance ou le compte de résultat.

Saisie des factures : les bons réflexes pour démarrer

La saisie comptable est avant tout une affaire d’organisation. Avant de se précipiter sur son logiciel pour enregistrer ses factures, on commence par poser un rythme régulier (chaque semaine ou chaque quinzaine, par exemple).

Ensuite, on centralise toutes les pièces au même endroit : factures reçues par courrier, PDF envoyés par mail, factures à télécharger depuis les plateformes fournisseurs. L’objectif est de constituer un “lot”, prêt à être traité en une seule fois au moment de l’enregistrement.

Bien évidemment, on pense à bien séparer les factures d’achat (qui viennent de nos fournisseurs) et les factures de ventes à destination de nos clients.

Avant de saisir, on vérifie chaque document. Une pro forma ou un bon de commande ne sont pas des factures comptables : ils ne doivent donc pas être enregistrés. On contrôle aussi la cohérence avec le devis et, éventuellement, le bon de livraison (quantités, prix, conditions).

Si une facture comporte une erreur de montant, on l’enregistre tout de même, puis on demande un avoir à son fournisseur pour annuler l’écriture, avant d’obtenir une facture corrigée.

C’est cette constance qui va éviter les corrections en cascade et réduire le temps de l’enregistrement des factures.

Les techniques et obligations légales liées à la saisie des factures

On arrive maintenant à l’étape de l’enregistrement de la facture sur son logiciel. Pour se faire, un minimum de connaissances techniques est nécessaire.

Comprendre sa facture : distinguer les montants HT, TVA et TTC

Sur une facture, on retrouve généralement trois montants à distinguer : le HT, la TVA et le TTC.

• Le HT (“hors taxes”) correspond au prix du bien ou de la prestation avant application des taxes : c’est la base brut de l’achat ou de la vente
• La TVA (taxe sur la valeur ajoutée) est un impôt collecté pour l’État. Elle s’applique dans la plupart des cas, sauf exceptions (certaines activités, régimes particuliers comme la franchise en base, ou opérations avec l’étranger). Le taux le plus courant en France est 20 %, mais il existe aussi d’autres taux selon les biens et services
• Le TTC (“toutes taxes comprises”) correspond au montant total à payer ou à encaisser : c’est la somme HT + TVA. C’est ce montant qui matérialise la dette envers un fournisseur sur une facture d’achat, ou la créance sur un client sur une facture de vente.

Cette lecture sert de point de départ pour répartir correctement le HT, la TVA et le TTC dans les colonnes débit et crédit.

Différence entre le débit et le crédit

Chaque écriture comptable doit être équilibrée : le total des débits doit toujours être égal au total des crédits.

Dans la plupart des journaux comptables, la colonne Débit se trouve à gauche, on y enregistre ce que l’entreprise reçoit ou constate : une charge, un achat, une créance, une entrée en stock. Lorsqu’on saisit une facture d’achat, on enregistre donc en débit le montant HT de la dépense (par exemple un achat de marchandises ou une prestation).

À l’inverse, la colonne Crédit que l’on retrouve à droite traduit ce que l’entreprise doit ou ce qu’elle dégage : une dette fournisseur, une vente, un produit. Sur une facture de vente, le montant HT apparaît donc crédit, car il correspond à un produit généré par l’entreprise.

Une fois l’équilibre débit/crédit compris, on passe à l’étape suivante : codifier chaque ligne à l’aide du Plan Comptable Général (PCG).

La codification des factures

La codification, c’est attribuer à chaque ligne d’écriture (HT, TVA, tiers) le bon compte comptable. C’est une étape clé, car elle impacte directement la qualité des états financiers : bilan et compte de résultat. Pour coder correctement, on s’appuie sur le Plan Comptable Général (PCG), qui sert de référence.

Chaque entreprise peut adapter son plan de comptes : on crée son propre plan à partir du PCG, en ajoutant ou en affinant certains comptes. L’objectif n’est pas d’utiliser des dizaines de comptes, mais de construire une base simple, puis de s’y tenir.

Pour la saisie des factures, on retrouve presque toujours les mêmes grandes familles :

• Les achats et charges se codifient en classe 6 (par exemple achats, prestations, frais généraux)
• Les ventes et produits se codifient en classe 7 (chiffre d’affaires, prestations facturées, etc.)
• Les tiers (ce que l’on doit ou ce que l’on nous doit) sont en classe 4 : 401 fournisseurs pour les factures d’achat, 411 clients pour les factures de vente
• La TVA est suivie dans des comptes dédiés, souvent en 445 (TVA déductible / TVA collectée selon le cas)

Le principe est d’utiliser toujours les mêmes comptes pour les mêmes charges. C’est ce qui rend les états financiers cohérents d’une période à l’autre, et évite qu’une même dépense change de catégorie selon la personne qui saisit.

Sécuriser sa saisie pour un FEC valide

Pour finaliser la saisie d’une facture, on complète avec les derniers éléments : la date, le libellé, le numéro de pièce et le numéro d’écriture. Ces informations peuvent sembler secondaires, mais elles sont essentielles pour assurer la traçabilité des factures et respecter les règles comptables.

Une saisie correctement effectuée permet de produire un FEC conforme pour les administrations fiscales.

Lettrage : rapprocher factures et règlements

Le lettrage des comptes consiste à rapprocher chaque facture de son règlement dans les comptes de tiers : 401 fournisseurs et 411 clients. On attribue un même code (souvent une lettre) à la facture et au paiement correspondant. Quand tout concorde, la facture est considérée comme soldée.

Le lettrage permet de repérer rapidement les anomalies. Une facture non lettrée peut indiquer un paiement en attente ou un doublon de saisie. À l’inverse, un règlement non lettré peut révéler une facture manquante, un avoir non imputé, ou un écart de montant.

Le lettrage répond à un double objectif : suivre ses paiements fournisseurs et ses créances clients, tout en détectant les erreurs de saisie (montants, sens débit/crédit, doublons).

Techniques et logiciels pour la saisie de facture

Automatiser les écritures récurrentes pour gagner du temps

Certaines factures reviennent tous les mois : abonnement logiciel, loyer, téléphonie, assurances, maintenance… Plutôt que de ressaisir les mêmes informations à chaque fois, on peut automatiser les écritures récurrentes en paramétrant son logiciel comptable ou son ERP. Le principe est de créer un modèle d’écriture (ou une règle) qui pré-remplit les éléments clés : numéro de compte, taux de TVA, voire le libellé et l’affectation analytique selon le logiciel de saisie.

Lors de la saisie, il ne reste plus qu’à vérifier les montants et la date, puis à valider. On limite ainsi la saisie manuelle au strict nécessaire. Le paramétrage peut paraître long au départ, mais le gain de temps est vite récupéré par la suite.

Outils de saisie : du simple logiciel à l’ERP

Aujourd’hui, l’offre de logiciels de comptabilité, d’outils de gestion de factures et d’ERP comptable évolue en permanence. Entre les solutions très simples et les outils plus élaborés, il est important de choisir en fonction de sa situation.

Le bon outil dépend de son activité, du volume de factures, du niveau de suivi attendu (TVA, analytique, rapprochements, validation), mais aussi de ses compétences internes et du nombre de personnes amenées à saisir ou valider. Une TPE n’aura pas les mêmes besoins qu’une PME où plusieurs services interviennent (achats, exploitation, ADV, comptabilité).

L’ERP Archipelia a été conçu pour la seconde catégorie : il offre une solution complète pour paramétrer la saisie (comptes, TVA, modèles) d’automatiser une grande partie des écritures récurrentes et éditer des états financiers. Archipelia va permettre de faire le lien entre le service achat et commercial qui pourront créer et mettre à jour les fiches fournisseurs/clients en amont, et éviter les ressaisies en comptabilité.

Reconnaissance automatique (OCR)

Parmi les dernières technologies proposées, on trouve la reconnaissance automatique (OCR) qui permet de réduire fortement la saisie manuelle.

Le principe est de déposer une facture (PDF ou photo) et l’outil en extrait les informations : fournisseur / client, date, numéro de facture, montants HT, TVA, TTC, parfois même la description.

Selon le niveau de paramétrage, certaines solutions peuvent aussi proposer une pré-codification (compte comptable, taux de TVA, analytique) à partir des habitudes de saisie ou de règles pré-définies.

La saisie des factures comptables vouée à disparaître ?

L’arrivée de la facturation électronique et l’obligation d’utiliser une Plateforme Agréée (PA) vont totalement chambouler la saisie comptable.

Les tâches de saisie, dans leur forme actuelle, tendent à diminuer au profit de fonctions orientées vers le contrôle et la validation.

Conclusion

Une saisie de factures repose sur trois piliers : organisation, méthode et contrôle. En posant un rythme régulier, en appliquant une codification cohérente et en lettrant ses comptes, on évite la plupart des erreurs qui compliquent la clôture.

Aujourd’hui l’enjeu est de réduire le temps de la saisie manuelle, les outils comme les logiciels comptable et ERP évolue dans ce sens : paramétrage, automatisation des récurrences, OCR.

Avec l’arrivée de la facturation électronique et des PA, une partie de la saisie manuelle va disparaître, mais le cœur du métier restera le même : contrôler, valider et fiabiliser ses données pour produire des états financiers, exploitables et conformes.

FAQ – Saisie des factures comptables