L’ARTICLE EN BREF :

L’optimisation des achats consiste à réduire les coûts, sécuriser les approvisionnements et créer de la valeur pour l’entreprise comme pour ses clients.

Cette démarche repose sur quatre leviers principaux :

1. Cartographier les achats pour visualiser les dépenses, identifier les inefficacités et bâtir un plan d’action.
2. Négocier avec les fournisseurs afin d’obtenir de meilleures conditions tarifaires et logistiques.
3. Digitaliser les processus avec un outil d’e-procurement ou un ERP comme Archipelia, qui centralise la gestion des fournisseurs, commandes, factures et stocks.
4. Suivre les KPIs achats (ROI, taux d’achat hors contrat, LPP, délais) pour piloter la performance et anticiper les risques.

L’optimisation des achats est devenue stratégique car elle améliore la rentabilité, soutient les démarches RSE et renforce la compétitivité via la digitalisation.

Ses bénéfices incluent :

• Une réduction des dépenses,
• Une augmentation des marges,
• Un gain de productivité grâce à l’automatisation,
• Une meilleure maîtrise des risques liés aux fournisseurs et à la supply chain.

Enfin, la mise en œuvre d’un ERP cloud comme Archipelia permet de gérer l’ensemble du processus d’achat (sourcing, commandes, réceptions, facturation, suivi fournisseur) dans une seule plateforme, offrant une vision 360° des coûts et de la performance achats.

L’optimisation des achats est une démarche stratégique qui vise à diminuer les coûts, à approvisionner l’entreprise et à créer de la valeur pour les clients.

Cette démarche a de nombreux bénéfices, notamment en termes de rentabilité et de productivité. Dans cet article, découvrez toutes les informations utiles pour optimiser les achats en entreprise.

Les 4 leviers majeurs de l’optimisation des achats

La cartographie des sources d’achats

La cartographie des achats permet d’obtenir une représentation visuelle des achats, catégorisés par type de dépenses. Cela implique de collecter de nombreuses données concernant les différents fournisseurs et achats effectués auprès de ces derniers. Puis, il faut créer un référentiel d’achats par catégorie.

Ce travail donne une répartition précise des dépenses. Il indique d’éventuels problèmes, tels que des processus inefficaces ou des coûts inexpliqués. En analysant toutes ces données, il est possible d’établir un plan d’action pour résoudre ces difficultés.

La négociation des achats avec les fournisseurs

Cette négociation avec vos partenaires implique de définir des objectifs en amont.

Ils peuvent concerner les prix, les services fournis ou la logistique. Il s’agit de parvenir à un accord commercial afin de réduire les coûts ou d’améliorer les conditions de paiement. L’objectif est de favoriser une collaboration à long terme et donc de trouver une entente favorable aux deux parties.

La digitalisation des outils e-procurement

L’e-procurement est le fait de digitaliser les transactions commerciales. Grâce à un outil comme l’ERP Archipelia, vous centralisez l’ensemble des processus d’achats :

• Gestion des achats,
• Gestion des fournisseurs,
• Suivi des commandes,
• Réapprovisionnement automatique et
• Rapprochement des factures sont disponibles sur son interface.

Grâce aux outils d’analyse d’Archipelia, vous bénéficiez d’une vision à 360° de vos dépenses. Ainsi, vous pouvez améliorer la maîtrise des stocks et renforcer la performance globale des achats. En effet, les processus sont fluidifiés et automatisés. Les délais sont plus courts et il est plus simple de contrôler les coûts.

Le suivi des KPIs des achats

Pour piloter une stratégie d’achat optimisée, il faut se baser sur des KPIs, tels que :

• Le ROI de la fonction achat : il faut déterminer combien représentent la réduction des coûts par rapport au volume total des achats réalisés.
• Le taux d’achat hors contrat d’approvisionnement : il faut détailler les dépenses qui ont été effectuées en dehors d’un contrat commercial et le coût supplémentaire engendré par ces dépenses hors processus.
• Le LPP (Linear Performance Pricing), également appelé corrélation coût/valeur. Cet indicateur analyse le respect des coûts définis par un contrat, en vérifiant le nombre de lignes de commandes qui sont facturées hors des prix de référence. Il précise le pourcentage d’achats concerné par ce dépassement.
• Le délai moyen d’exécution : il s’agit du respect des délais de livraison des produits et de la qualité des services associés.
• Le délai du processus de commande : il doit répondre à un protocole précis et appliqué à l’ensemble des achats. Ce délai peut être optimisé grâce à la digitalisation qui offre une meilleure traçabilité.

Pourquoi optimiser les achats est-il devenu stratégique ?

L’optimisation des achats est un levier stratégique pour différentes raisons :

• La performance économique : la réduction du coût des achats conduit à la compétitivité et à la stabilité financière de l’entreprise.
• La RSE : elle peut être créatrice de valeur pour votre entreprise, notamment en améliorant la qualité des produits et en valorisant votre image de marque. Elle implique de mesurer les conséquences de vos achats sur l’environnement et la société. La réduction de l’empreinte écologique des produits est un facteur de différenciation sur le marché et peut donc avoir un impact économique positif.
• La digitalisation de la fonction achat : elle offre un ROI rapide en prenant en charge toutes les étapes du processus d’achat de manière efficace et rapide. Elle permet une analyse précise des dépenses ainsi qu’une meilleure gestion de la relation fournisseur et des contrats.

Les bénéfices de l’optimisation des achats

La réduction des dépenses

La cartographie et l’analyse des achats mènent à interroger les besoins de l’entreprise et de ses processus. Cela entraîne une meilleure maîtrise des commandes ainsi que la renégociation des contrats avec les fournisseurs, voire un changement de fournisseurs pour obtenir des prix plus attractifs.

La création de valeur pour l’entreprise

L’optimisation des achats permet de créer un environnement favorable à l’entreprise. Cela peut être le résultat de choix en termes de RSE, de fournisseurs ou de produits de qualité supérieure. Cette valeur agit sur la compétitivité et l’image de l’entreprise.

L’augmentation de la marge

L’augmentation de la marge brute est un gage de rentabilité sur le long terme. Elle découle directement de l’optimisation des achats grâce à une réduction des coûts.

Un gain de productivité

Cela est rendu possible par l’utilisation d’un logiciel de gestion dédié aux achats, comme Archipelia. Ce dernier optimise les processus avec une prise en charge complète de la fonction achat :

• Gestion des fournisseurs ;
• Gestion du Grand Import (sourcing) ;
• Gestion des articles ;
• Gestion des articles externes ;
• Gestion de tarifs ;
• Dossiers fournisseurs ;
• Retours fournisseurs ;
• Gestion des factures / avoirs fournisseurs ;
• Réapprovisionnement.

La prévention des risques

Un suivi rigoureux des achats et des livraisons permet de mieux maîtriser la chaîne d’approvisionnement et d’identifier tout dépassement de budget.

Le processus d’achat en entreprise : le socle de l’optimisation

Voici les étapes du processus d’achat en entreprise, une clé pour les optimiser :

• Identification du besoin : comprendre les exigences des clients, leurs besoins et leur motivation pour passer à l’achat.
• Sourcing : l’identification et l’évaluation des fournisseurs disponibles qui répondent aux besoins de l’entreprise.
• Appel d’offres et devis : la réalisation d’un appel d’offres donne la possibilité de recevoir plusieurs propositions pour attribuer le contrat au prestataire qui propose l’offre la plus attractive. Cette étape peut également être matérialisée par des demandes de devis afin de comparer les coûts.
• Négociation : elle doit être guidée par des objectifs précis et aborder non seulement les coûts, mais les avantages associés en termes d’innovation, de services ou de logistique.
• Commande : ce document formalise les produits ou services auprès du fournisseur
• Réception : elle implique de vérifier la conformité des marchandises ou services délivrés avec la commande.
• Facturation : la facture est le justificatif de la dépense engagée et correspond au règlement du coût de la commande correspondante.
• Évaluation des fournisseurs : elle repose sur un ensemble de critères prédéfinis. Elle permet d’estimer la fiabilité du fournisseur, le respect des termes du contrat et la capacité à répondre aux besoins de l’entreprise.

Optimisation des achats : choisissez Archipelia

Pour optimiser vos achats, l’ERP Archipelia offre une solution complète.
Le logiciel centralise l’ensemble des processus d’achat afin d’améliorer la productivité et la compétitivité de l’entreprise.

Grâce à cette vision globale, vous disposez des informations nécessaires pour prendre des décisions stratégiques et renforcer la rentabilité.