NF 525 : définition, contexte & enjeux
Selon les estimations, la fraude à la TVA représente un manque à gagner de 15 à 20 milliards d’euros par an pour l’Etat. C’est donc dans l’objectif de limiter cette perte qu’intervient la certification NF 525, instaurée par la loi des finances de 2016 et établie par le gouvernement Sapin.
La certification NF 525 permet notamment :
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- L’identification des processus et des données d’encaissement
- La sécurisation de l’enregistrement des données relatives à l’encaissement par la signature électronique
- La création d’une piste d’audit afin d’assurer la traçabilité des opérations d’encaissement
- L’archivage et la conservation des informations
- L’assurance d’une parfaite transparence des données et des traitements
- De fournir un moyen de restitutions des données d’encaissement enregistrées dans le but de simplifier les contrôles
Qui est concerné par cette nouvelle obligation ?
Dans le cadre de l’application de la loi de finances de 2016 et à compter du 1er janvier 2018, tous les commerçants et professionnels assujettis à la TVA et enregistrant des paiements au travers d’une solution d’encaissement, se doit désormais d’utiliser un logiciel de caisse certifié NF 525.
Quelles sont les principaux engagements induits par cette norme ?
Les logiciels de caisse certifiés NF 525 doivent répondre à 4 grands principes :
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- Inaltérabilité des données
Le logiciel doit enregistrer les règlements et être en mesure de restituer les éventuelles modifications apportées au cours du règlement.
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- Sécurisation des données
L’outil doit garantir qu’aucune modification ne peut être réalisée sur les données enregistrées.
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- Conservation des données
Une durée minimum de 6 ans doit être appliquée pour la conversation des données au sein du logiciel. Par ailleurs, il doit également prévoir une clôture journalière et mensuelle.
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- Archivage des données
L’outil doit enfin permettre d’archiver et de dater les documents tout en garantissant un accès facilité à l’administration fiscale.
Quelles sont sanctions encourues en cas de non-respect de cette obligation ?
Depuis le 1er janvier 2018, si le commerçant ne dispose pas d’un logiciel de caisse certifié NF 525, il encourra une amende de 7500€ par système non certifié et disposera de 60 jours pour s’équiper d’un logiciel aux normes.
A cette amende peuvent d’ailleurs être ajoutées des pénalités d’impôt, dues au titre des recettes que le logiciel frauduleux aura permis de dissimuler suite à ce contrôle.
Passé ce délai et faute de pouvoir prouver sa certification, le commerçant pourra recevoir une nouvelle amende du même montant.
Commerçants : comment assurer votre conformité ?
Deux possibilités s’offrent à vous afin d’assurer la certification de votre système :
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- Si votre fournisseur actuel est certifié NF 525 :
Interrogez votre fournisseur pour vous assurer que la version actuelle de votre système propose les fonctionnalités aux normes. Dans le cas contraire, vous devrez réaliser une mise à jour de votre outil.
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- S’il est impossible pour votre éditeur d’assurer la certification de son logiciel :
Vous devrez alors vous chercher à vous équiper d’un nouveau système homologué.
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Dès lors que vous serez en possession d’un logiciel certifié, l’éditeur vous communiquera une attestation vous permettant de prouver votre conformité auprès de l’administration fiscale.
POSia, le logiciel de caisse certifié NF 525 et édité par Archipelia
Edité par Archipelia depuis 2014, POSia est certifié NF 525 et garantit ainsi une totale conformité à l’ensemble de ses clients vis-à-vis de la législation en vigueur.
Conformément aux dispositions prévues par la norme NF 525, nous proposons notamment de multiples garanties en matière d’enregistrement des données d’encaissement, de traçabilité des événements / changements et de sécurisation.
A titre d’exemple, voici un aperçu des dispositions fonctionnelles mises en place pour POSia et répondant aux critères de qualité exigés par la marque NF525 :
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- Édition d’un ticket de caisse comportant l’ensemble des éléments requis par la norme (numéro de transaction, signature restituée, version du logiciel)
- Impression de duplicata avec mention obligatoire d’un numéro unique
- Pas de possibilité de réimprimer des tickets déjà encaissés sans la notion de duplicata
- Pas de possibilité d’imprimer une note sans qu’elle soit rattachée à un ticket encaissé
- Aucune modification ou suppression possible d’un ticket déjà encaissé (y compris pour le mode de règlement)
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