• L’approvisionnement vise la maîtrise des coûts, la qualité, la gestion des risques, l’innovation et la collaboration durable avec les fournisseurs.
• Plusieurs méthodes existent selon le contexte : Juste-à-temps, point de commande, la méthode calendaire, MRP et Kanban.
• Le processus d’approvisionnement suit 7 étapes clés : expression du besoin, rédaction du cahier des charges, sourcing des fournisseurs, négociation/contractualisation, suivi & contrôle des livraisons, gestion de stock & évaluation, rapprochement & paiement.
• La fonction Achats est stratégique (choix fournisseurs, négociation), l’approvisionnement est opérationnel (exécution, flux, stocks).
• Les outils ERP, SRM et WMS centralisent et automatisent les données, assurant intégration et traçabilité.
• Archipelia offre un ERP SaaS complet intégrant réapprovisionnement, gestion commerciale et WMS pour une vision globale performante.

L’approvisionnement est bien plus qu’une succession d’achats, c’est le cœur même de la logistique et de la chaîne de valeur.

L’acquisition de matières premières, de services ou de fournitures impacte directement la compétitivité des entreprises. Elle joue sur sa rentabilité globale et la satisfaction des clients.

Face aux mutations de la chaîne d’approvisionnement, les ressources deviennent un véritable levier stratégique pour la performance des organisations.

La façon dont la Supply Chain gère ses approvisionnements lui permet d’assurer la continuité des opérations, maîtriser les coûts et répondre aux attentes des clients.

Qu’est-ce que l’approvisionnement ?

L’approvisionnement regroupe toutes les activités qui consistent à fournir à l’entreprise ce dont elle a besoin pour produire les biens et services qu’elle vend à ses clients. Il est question de combiner plusieurs processus dont l’objectif est d’identifier, sourcer, acquérir, recevoir et gérer tout ce qui se trouve en amont de la production.

On parle plutôt de matières premières, mais notez cependant que les emballages ou les supports de manutention, donc en aval de la production, entrent aussi dans les approvisionnements. D’une manière générale, on pourrait dire que les approvisionnements font l’objet d’achats négociés, et à ce titre, c’est le service Achats de l’entreprise qui gère ces intrants.

L’enjeu pour le service Achats est le même que pour toute la Supply Chain. Il s’agit de fournir le bon produit, au bon moment, au bon endroit, au bon client.

Bien évidemment, acheter au meilleur tarif représente le défi majeur puisque les achats constituent à eux seuls l’un des principaux leviers de compétitivité de l’entreprise. Mais garantir la disponibilité des ressources reste le but principal des approvisionnements.

Pourquoi l’approvisionnement est-il si important ?

L’approvisionnement revêt un côté réellement important, car il constitue un véritable pilier de la performance. Il représente une bonne partie des achats mais il cristallise aussi les enjeux de la politique de réduction des coûts. Ces aspects transforment alors l’approvisionnement en levier de compétitivité.

Les approvisionnements ont pris une grande importance depuis que la fonction Achats est passée d’un simple service administratif des années 50-60 à une fonction stratégique, une fonction-clé, décisive dans la rentabilité des entreprises actuelles.

Les acteurs des approvisionnements sont aussi appelés gestionnaires d’approvisionnements, planificateurs ou approvisionneurs. Ils travaillent en étroite collaboration avec les logisticiens, les responsables de production, et aussi parfois les commerciaux.

Ils utilisent des outils numériques tels que les EDI, l’IoT et qui communiquent tous à travers un ERP, système informatique qui centralise toutes les données de l’entreprise. Ces technologies automatisent une bonne partie de la chaîne d’approvisionnement en plus de sécuriser les transactions et d’échanger toutes sortes d’informations avec des partenaires externes ou internes à l’entreprise.

Quels sont les objectifs du service approvisionnement ?

Objectifs stratégiques et de valeur ajoutée

On trouve d’abord l’objectif financier en maximisant le TCO (Coût Total de Possession) où il ne s’agit pas seulement d’obtenir le prix le plus bas, mais de minimiser le coût d’un bien ou d’un service tout au long de son cycle de vie. On tient compte de l’achat, du transport, du stockage, de la maintenance, de l’énergie pour le faire fonctionner, et enfin de sa mise au rebut ou sa revente.

On va chercher à assurer la qualité, en vérifiant que les produits achetés répondent bien aux normes et exigences pour la production et l’offre finale de l’entreprise. On voudra favoriser l’innovation en collaborant avec des fournisseurs capables d’apporter de nouvelles technologies, des idées ou des améliorations sur des produits existants.

Enfin, on va soutenir la RSE en veillant à ce que la chaîne d’approvisionnement soit éthique, durable, respectueuse de l’environnement et se conforme à la politique RSE de l’entreprise.</p>

Objectifs opérationnels

L’approvisionnement a pour but la continuité des opérations, faire en sorte que la production ne soit pas interrompue par manque d’intrants. Il optimise les stocks, évite les ruptures et trouve le juste équilibre entre sécuriser les stocks et minimiser les coûts d’immobilisation et de stockage. Il cherche à diminuer le lead time, le temps nécessaire entre l’identification du besoin et la réception des produits.

Objectifs de partenariats

L’augmentation de la marge brute est un gage de rentabilité sur le long terme. Elle découle directement de l’optimisation des achats grâce à une réduction des coûts.

Un gain de productivité

L’approvisionnement gère en partie la relation fournisseurs en construisant et maintenant des liens solides avec les fournisseurs clés pour faciliter la négociation, la résolution de problèmes et l’accès préférentiel aux ressources.

Dans un même temps, il contribue à diversifier et gérer le panel de fournisseurs.

Par exemple, il va chercher à réduire la dépendance à un seul fournisseur critique en mettant en place un panel de fournisseurs qualifiés afin de faire jouer la concurrence de manière saine et stratégique.

Objectifs de gestion des risques

L’approvisionnement doit anticiper et gérer les risques. Il est concerné par tout ce qui peut interférer dans la Supply Chain : événements climatiques, crises géopolitiques, financières, etc… Ceci afin d’anticiper d’éventuelles solutions alternatives, des stratégies d’atténuation ou des plans d’urgence.

Les différentes méthodes de gestion de l’approvisionnement

La gestion de l’approvisionnement s’appuie sur différentes méthodes et stratégies souvent liées à la gestion des stocks, pour optimiser les flux et les coûts.

Le choix de la méthode dépend de la nature des produits (périssables ou non), de la demande (stable ou volatile) et de la stratégie globale de l’entreprise.

Le Juste-à-temps (JAT)

Directement issu des usines automobiles Toyota, le JAT vise à produire et livrer uniquement ce qui est nécessaire, au moment où c’est nécessaire et dans la bonne quantité.

Il n’y a donc ni rupture, ni sur-stock. Cette méthode réduit considérablement les stocks et les coûts d’entreposage, ainsi que les gaspillages mais améliore aussi la qualité.

Elle concède néanmoins une grande vulnérabilité aux retards et imprévus des fournisseurs, et exige une coordination parfaite avec la chaîne d’approvisionnement.

Le point de commande

Cette méthode repose sur le seuil de réapprovisionnement ou seuil de déclenchement d’une commande. Lorsque le niveau de stock atteint un niveau prédéfini (point de commande) une nouvelle commande est automatiquement passée.

Afin de déterminer le point de commande, on se base sur la quantité moyenne consommée pendant une durée donnée, ainsi que sur le délai de livraison du fournisseur. On associe la méthode du point de commande avec la détermination d’un seuil de sécurité, de façon à pouvoir faire face à une variation de la demande ou un retard de livraison.

La méthode calendaire (ou recomplètement périodique)

Avec cette méthode, les commandes sont passées à intervalles réguliers, comme un jour fixe (par exemple tous les lundis). La quantité commandée vise à ramener le stock à son niveau optimum défini. Cette méthode confère une grande simplicité aux processus de réapprovisionnement avec un cadencement organisé pour les fournisseurs. Mais elle présente aussi le risque d’un surstockage si la consommation diminue entre deux commandes.

La méthode MRP (Material Resource Planning)

Cette méthode convient pour les matières premières.

Elle consiste à utiliser un système informatisé, le MRP, pour planifier les besoins en matières premières selon le planning de production.

Il calcule automatiquement les quantités à commander et les dates de livraison nécessaires. Il a l’avantage de présenter une vision globale et prévisionnelle, mais il nécessite des données fiables et un logiciel performant.

La méthode Kanban

Le Kanban fait partie du Lean Management, également initié par Toyota et le JAT.

Il s’agit d’un système visuel, avec des cartes, bacs, étiquettes, pour signaler les besoins en réapprovisionnement. Chaque fois qu’un produit est utilisé, un signal est envoyé pour le remplacer. Il est surtout adapté dans les environnements où il y a une production répétitive.

Les 7 étapes du processus d’approvisionnement

Le processus d’approvisionnement démarre de la définition d’un besoin jusqu’au paiement final. Il suit des étapes bien précises car il fait l’objet d’un formalisme efficace.

Identification du besoin

Tout commence par l’expression d’un besoin, qui émane d’un des services de l’entreprise. Il peut s’agir de matières premières, de matériel, de services, de logiciels, etc. Ce besoin va être analysé et confronté aussi aux autres services, qui vont peut-être émettre des avis différents, des besoins complémentaires ou modérer la demande.

L’objectif est de déterminer quoi acheter, en quelle quantité et à quel moment. Cette étape aboutit à une demande d’achat pour un approvisionnement opérationnel, et à un cahier des charges pour un approvisionnement stratégique.

Rédaction d’un cahier des charges

Si une demande d’achat s’établit simplement et rapidement, la rédaction d’un cahier des charges est beaucoup plus complexe.

Il en existe deux sortes :

• Le cahier des charges fonctionnel décrit le besoin de manière générale, en laissant une grande liberté au fournisseur. 
• Le cahier des charges technique répertorie des exigences très précises avec, par exemple, l’obligation de se conformer à des normes, ou d’utiliser telle ou telle matière. Dans ce cas, le fournisseur doit s’engager à respecter ces demandes et a donc très peu de latitude dans sa façon de faire.

Sourcing et sélection des fournisseurs

Il s’agit ici de rechercher de nouveaux fournisseurs afin de constituer un panel diversifié et qualifié. L’entreprise lance son appel d’offres avec son cahier des charges pour solliciter des propositions auprès des fournisseurs. Elle va définir les critères de sélection qui lui semblent importants comme, par exemple, le prix, la qualité, le délai de livraison, la capacité de production, la performance passée et la capacité financière.

On attribue ensuite un score de 1 à 5 à chaque critère et pour tous les fournisseurs, 1 étant la note la plus faible, et 5 la meilleure. On va venir nuancer ce score avec une pondération, c’est-à-dire qu’on accordera plus d’importance à certains critères. La pondération s’exprime en pourcentage, on va attribuer un pourcentage à chaque critère, mais il faut que la totalité des pourcentages attribués atteigne exactement 100 %. On obtient ainsi la note finale pour chaque fournisseur afin de faire son choix.

Négociation et contractualisation

Après avoir sélectionné un ou plusieurs fournisseurs, s’ensuit la phase de négociation pendant laquelle vous pourrez déployer des techniques comme la ZOPA ou la BATNA en cas de difficulté.

Lorsque l’entreprise et le ou les fournisseurs ont trouvé un terrain d’entente, ils peuvent conclure un contrat ou un accord-cadre. La première commande passée marque le début de la relation contractuelle.

Suivi de la commande, réception et contrôle

Le suivi consiste à s’assurer que le fournisseur respecte ses engagements. L’approvisionneur surveille les délais de livraison, communique avec le fournisseur en cas de problème et met à jour les prévisions de stock si nécessaire.

Lorsque les marchandises arrivent, elles sont réceptionnées puis contrôlées pour vérifier leur conformité avec la commande : quantité, qualité, état des produits, respect des délais, etc. Les écarts sont signalés au fournisseur pour traitement (remplacement, avoir, etc.)

Gestion du stock et évaluation

Après les vérifications d’usage, les produits sont entrés en stock et les systèmes informatiques mis à jour. L’entreprise peut ensuite évaluer la performance du fournisseur grâce à différents KPI (respect des délais, taux de conformité, communication, etc.).

Rapprochement et paiement de la facture

Le processus s’achève avec le rapprochement des documents, l’entreprise va confronter le bon de livraison avec la commande puis la facture du fournisseur. Si ces trois documents correspondent alors la facture est approuvée et le service comptable procède au règlement dans les délais contractuels.

Approvisionnement vs. Achat

On peut confondre les deux termes Approvisionnement et Achat parce qu’ils sont souvent interchangeables dans le langage courant. Cependant, dans le contexte professionnel et stratégique, ils désignent deux concepts différents mais néanmoins interdépendants.

L’achat, une fonction stratégique

La fonction achat se concentre sur la sélection et la négociation avec les fournisseurs.

L’acheteur cherche à obtenir les meilleures conditions tarifaires, techniques et commerciales possibles. Il évalue le marché, identifie les partenaires potentiels, négocie les prix et conclut les contrats. C’est une fonction stratégique, orientée vers la performance économique et la relation fournisseur.

L’approvisionnement, une fonction opérationnelle

L’approvisionnement, lui, s’inscrit dans une logique de terrain, on est dans l’opérationnel.

Il met en œuvre les décisions prises par les acheteurs pour assurer la disponibilité physique des produits.

L’approvisionneur gère le calendrier des commandes, surveille les niveaux de stock aussi bien que la fluidité des flux de matières.

Son rôle est d’exécuter, contrôler et ajuster les opérations pour que la production ne soit jamais interrompue.

Quels outils utiliser pour gérer l’approvisionnement ?

La complexité croissante des chaînes d’approvisionnement nécessite de plus en plus le recours à des systèmes informatisés performants avec des solutions logicielles spécialisées. Les entreprises utilisent généralement 2 outils qui s’articulent autour d’un système central ERP, qui reste le pilier de toute organisation performante.

ERP (Enterprise Resource Planning)

Le logiciel ERP est la véritable colonne vertébrale numérique de l’entreprise. Il centralise toutes les données de chaque service, notamment celles liées au processus d’approvisionnement (gestion des stocks, bons de commande, comptabilité fournisseurs) et il les intègre avec les autres fonctions (production, finance).

Il donne une vision globale et sert, entre autres, à rapprocher les documents pour la validation des factures.

C’est ce que propose l’ERP cloud d’Archipelia. Développée en mode SaaS, cette solution flexible et évolutive est accessible partout et à tout moment. Entièrement connectée, elle favorise la collaboration entre les équipes, simplifie le pilotage des opérations et soutient la transformation numérique des entreprises.

Avec son approche 100 % web, l’ERP d’Archipelia combine performance, sécurité et agilité pour accompagner les organisation dans leur croissance et dans la maîtrise de leurs flux d’approvisionnement.

SRM (Supplier Relationship Management)

 Il s’agit d’un logiciel dédié à la gestion de la relation fournisseur. Il s’implémente à un ERP pour suivre l’évaluation des performances, la qualification, la gestion des contrats, l’automatisation des appels d’offres ainsi que la gestion des risques fournisseurs.

Ce logiciel permet une gouvernance complète de l’approvisionnement stratégique.

WMS (Warehouse Management System)

Le WMS est un logiciel, dédié à la gestion des entrepôts, qui s’intègre à l’ERP sous forme de module. Son rôle est de gérer la réception des marchandises, leur tri, leur adressage dans les racks.

Grâce à lui, les caristes et les préparateurs de commandes reçoivent des instructions précises pour optimiser leurs déplacements dans les allées.

Le système dresse les listes de chargement et peut éditer les bons de préparation et les listes de colisage. En optimisant la gestion des entrepôts, le WMS assure la traçabilité des marchandises en stock et garantit que les données transmises à l’ERP sont toujours exactes.

Le module approvisionnement d’Archipelia

Archipelia est le pionnier des ERP en mode SaaS, hébergé dans le cloud.

Il offre de nombreuses fonctionnalités à travers différents modules. Par exemple, le module de gestion commerciale propose la gestion des fournisseurs, des articles, des tarifs, des factures fournisseurs et du réapprovisionnement.

Le module WMS gère les stocks et complète parfaitement le module de gestion commerciale pour les approvisionnements.

Archipelia dispose d’un périmètre fonctionnel très large et vise à accompagner des clients multi-métiers. Il offre une solution complète avec un seul outil afin de centraliser et structurer les informations pour une meilleure traçabilité. Les entreprises qui choisissent Archipelia bénéficient d’une solution pérenne et évolutive qui intègre constamment de nouvelles fonctionnalités grâce au SaaS.

FAQ – Approvisionnement