Logiciel ERP : le guide complet pour comprendre, comparer et choisir

L’ARTICLE EN BREF :

Un ERP (PGI) est un logiciel de gestion qui centralise dans un outil unique les principaux processus d’une entreprise : ventes, achats, stocks/logistique, production, comptabilité/finance, CRM…

En regroupant toutes les données dans une base commune, il évite les silos, limite les erreurs et améliore la circulation de l’information entre services.

Bien choisi et bien déployé, un ERP automatise une partie des opérations, renforce la productivité et permet un pilotage plus fiable grâce à des tableaux de bord et indicateurs à jour.

Un logiciel ERP permet de centraliser et de piloter l’ensemble des processus d’une entreprise au sein d’un outil unique. Bien choisi, il améliore la productivité, la fiabilité des données et la prise de décision.

Cet article a pour but de vous aider à comprendre ce qu’est un ERP, à comparer les solutions Cloud et On-Premise, à analyser le coût d’une solution ERP, et à identifier les critères clés pour choisir et déployer un ERP adapté aux besoins et à la croissance de votre entreprise.

C’est quoi un logiciel ERP (PGI) ?

Un logiciel ERP (pour Enterprise Resource Planning) est un progiciel qui permet de maîtriser tous les aspects fonctionnels, opérationnels et financiers d’une entreprise, notamment :

• les ventes
• les achats
• la gestion des stocks et la logistique (WMS)
• la relation client (CRM)
• la production
• la comptabilité et la finance
• La trésorerie
• les ressources humaines

Il constitue un moyen de centraliser l’ensemble des flux et des données d’une entreprise dans une base unique. Il peut être installé directement sur des serveurs appartenant à l’entreprise (on parle alors d’ERP On-Premise) ou être hébergé par un prestataire externe (on parle alors d’ERP Cloud).

À quoi sert un logiciel ERP ?

Le rôle du logiciel ERP et ses avantages

Le but d’un logiciel ERP, aussi appelé progiciel de gestion intégré, est de relier une multitude de processus métier et d’assurer la circulation des données entre eux. Il fournit ainsi à l’ensemble des collaborateurs des informations cohérentes et accessibles rapidement.

En centralisant l’ensemble des informations au sein d’un système unique, il facilite aussi la prise de décision grâce à l’extraction d’indicateurs clés fiables et constamment à jour. Cette centralisation contribue à une meilleure organisation de l’entreprise et à l’optimisation de ses processus.

Concrètement, les principaux bénéfices d’un logiciel ERP sont les suivants :

• Les échanges de données sont plus fluides entre les différents services de l’entreprise.
• L’ERP améliore la fiabilité et la traçabilité des données, en limitant les doublons et les incohérences liés à la multiplication des outils.
• La productivité des équipes est renforcée, car l’ERP automatise les tâches répétitives et limite le risque d’erreur.
• Les prises de décision sont facilitées grâce à des tableaux de bord et autres indicateurs s’appuyant sur des données pertinentes et précises.
• Les coûts réels engagés par l’entreprise et les marges réalisées peuvent être consultés facilement.
• La visibilité et le contrôle de l’ensemble des activités de l’entreprise sont accrus, ce qui limite les risques (financiers, opérationnels ou de non-respect des exigences réglementaires, notamment).
• Les coûts opérationnels sont maîtrisés grâce à la rationalisation des processus métier et la standardisation des pratiques au sein de l’entreprise.
• L’entreprise est accompagnée dans son évolution, surtout avec un ERP modulaire qui s’adapte à ses besoins tout au long de sa croissance.

Les limites de l’ERP

Les logiciels ERP, malgré leurs nombreux bénéfices, comportent certains désavantages, comme :

• Le coût de leur implémentation : selon le volume de données à migrer, le niveau de personnalisation nécessaire pour répondre à l’activité de l’entreprise, ainsi que les frais liés au recours à des consultants ou au recrutement de personnel informatique dédié, l’adoption d’un ERP peut représenter un investissement financier conséquent.
• Le temps consacré à leur mise en place et à la formation des équipes : la durée de déploiement d’un ERP peut aller de quelques mois à plusieurs années en fonction de la complexité du projet, et requiert un investissement important en temps pour accompagner et former les utilisateurs.
• La standardisation : conçus pour répondre aux besoins d’un grand nombre d’entreprises, les ERP ne sont pas toujours parfaitement adaptés aux spécificités de chaque organisation. Bien qu’il existe des solutions sectorielles (comme les ERP agroalimentaires ou dédiés à la supply chain), celles-ci peuvent parfois s’avérer insuffisantes, conduisant certaines entreprises à recourir à des outils complémentaires plus spécialisés, tel qu’un logiciel SCM.

Les logiciels ERP offrent donc de nombreux bénéfices en matière de pilotage et d’optimisation des processus, mais leur adoption doit être soigneusement préparée pour tenir compte de leurs limites organisationnelles, techniques et financières.

Les principaux modules d’un logiciel ERP

Gestion des ventes

Ce module regroupe l’intégralité des opérations liées à la relation commerciale avec les clients, c’est-à-dire les devis, les commandes, la facturation et les retours. Ainsi, il permet de :

• Centraliser l’ensemble des informations et assurer une vision unifiée des transactions clients et de l’état des stocks.
• Automatiser le cycle de vente (devis, commandes, factures, avoirs…).
• Fluidifier la communication entre les différents services impactés (l’équipe commerciale, la logistique et la comptabilité).

Archipelia couvre la gestion des ventes dans son module de gestion commerciale !

Gestion des achats

Cette fonctionnalité permet de piloter l’approvisionnement auprès des fournisseurs et de gérer les devis, les commandes d’achat, les réceptions et les factures. En résumé, elle rend possible :

• La centralisation des données fournisseurs, ce qui fiabilise la relation et qui permet de négocier les conditions d’achats.
• La prévision des besoins grâce au suivi des stocks et aux propositions de réapprovisionnement.
• L’automatisation des flux d’achats (commandes, réceptions, factures fournisseurs).

Gestion des stocks et logistique

Ce module permet de piloter les flux de marchandises, les niveaux de stock et la traçabilité afin de garantir une gestion logistique fluide et conforme. Il permet donc notamment de :

• Suivre les niveaux de stock par zone ou emplacement.
• Contrôler les seuils de réapprovisionnement pour éviter les ruptures ou le surstock.
• Garder un historique des mouvements de stock et une traçabilité (numéros de lots ou de série), pour répondre aux obligations réglementaires.
• Fournir des indicateurs logistiques : rotation des stocks, taux de rupture, fiabilité des livraisons.
• Gérer les inventaires : tournants, permanents, valorisation des stocks.

Archipelia permet la gestion des stocks et logistique grâce à son module dédié.

Production et planification

Le module de production et de planification d’un logiciel ERP permet d’organiser et d’optimiser l’ensemble du processus de fabrication. Il donne notamment les moyens à une entreprise de :

• Planifier les ressources, les opérations et les besoins en production.
• Assurer l’ordonnancement des ordres de fabrication et la traçabilité des opérations.
• Gérer les nomenclatures produits (finis, semi-finis, multi-niveaux).

Dans son module de gestion de production, Archipelia inclut le suivi de fabrication, la gestion des nomenclatures et le calcul des besoins nets.

Gestion des produits (PIM)

Cette fonctionnalité garantit la centralisation des informations liées aux produits, telles que les caractéristiques techniques, les déclinaisons, les documents, les tarifs… C’est un indispensable pour assurer la cohérence entre les différents canaux de vente. Il permet, par exemple, de :

• Créer des fiches produits complètes.
• Centraliser les documents liés aux produits (photos, fiches techniques ou catalogues…).
• Gérer les déclinaisons des produits.

Archipelia intègre justement un module PIM dans son ERP pour vous permettre de gérer et de centraliser vos produits de manière simple.

Gestion de la relation client (CRM)

Le module de gestion de la relation client est un incontournable, puisqu’il permet de centraliser les informations de vos clients et prospects, ainsi que de suivre vos interactions avec ceux-ci.

Il vise à :

• Structurer votre base de contacts.
• Piloter vos campagnes marketing et les actions de fidélité.
• Fournir aux équipes une vision unifiée des clients : taux de transformation, chiffre d’affaires, interactions, historique d’achats.

Le module CRM B2B et B2C d’Archipelia vous accompagne dans le pilotage de votre relation client.

Gestion e-commerce (connecteur)

Le connecteur e-commerce intégré à un logiciel ERP centralise la gestion des ventes en ligne et assure l’automatisation des processus associés. Son rôle est notamment de :

• Assurer le suivi multi-canal en pilotant plusieurs boutiques en ligne ou marketplaces depuis l’ERP.
• Synchroniser les stocks en temps réel afin de prévenir les ruptures ou le surstock.
• Automatiser la facturation ainsi que la transmission des écritures comptables.
• Synchroniser les fiches produits, les variations, les promotions et les tarifs.

Caisse magasin

La fonctionnalité caisse magasin est un indispensable pour toute entreprise devant gérer des encaissements en boutique. Intégrée directement au logiciel ERP, elle permet une gestion omnicanale optimale. Concrètement, elle contribue à :

• Enregistrer les transactions en temps réel.
• Appliquer les promotions et les programmes de fidélité.
• Administrer le livre de caisse (ouverture, clôture, remises en banque).

Archipelia propose justement un module de caisse magasin ainsi qu’un logiciel de caisse certifié NF525 appelé POSia.

Gestion à l’affaire

Ce module a pour objectif de centraliser toutes les informations liées à une commande ou un projet spécifique pour faciliter votre suivi. Il centralise tous les documents d’achats, de ventes, les tarifs et les contrats.

Il vous donne la possibilité de :

• Créer, suivre et clôturer des affaires client ou fournisseurs.
• Suivre vos objectifs de vente, les coûts et la rentabilité de chaque affaire.

Comptabilité

Le module de comptabilité d’un logiciel ERP centralise et automatise l’ensemble des opérations comptables de l’entreprise. Il garantit la cohérence et la fiabilité des données financières en s’appuyant sur les informations issues des autres modules (ventes, achats, stocks, paie).

Son rôle est de :

• Automatiser l’édition des factures, avoirs, relances et rapprochements bancaires.
• Gérer la comptabilité générale, analytique et auxiliaire.
• Assurer la conformité aux obligations légales et fiscales (TVA, déclarations).
• Produire les états financiers (bilan, compte de résultat, annexes).

Archipelia propose justement un module comptabilité certifié NF 203.

Trésorerie

Le module de trésorerie permet de suivre, analyser et anticiper les flux financiers de l’entreprise. Il offre une vision en temps réel de la situation de trésorerie et facilite la gestion des liquidités à court et moyen terme. Il permet de :

• Suivre les encaissements et décaissements en temps réel.
• Gérer les prévisions de trésorerie.
• Anticiper les besoins de financement.

Gestion des ressources humaines et de la paie

Le module de gestion des ressources humaines d’un ERP centralise les informations relatives aux collaborateurs et permet de gérer l’ensemble du cycle de vie des salariés au sein de l’entreprise. Il contribue à une meilleure organisation des ressources humaines et à la sécurisation des processus RH. Il donne, par exemple, la possibilité de :

• Gérer les dossiers du personnel (informations administratives, contrats, postes).
• Produire des indicateurs sociaux et tableaux de bord RH.
• Automatiser le calcul des salaires, charges sociales et déclarations légales.

Reporting et business intelligence (BI)

Le module de reporting d’un logiciel ERP permet de restituer les données issues des différents modules sous forme de rapports et de tableaux de bord. Il offre une vision synthétique et structurée de l’activité de l’entreprise, facilitant le suivi des performances et le pilotage opérationnel. Grâce à lui, vous pouvez :

• Générer des rapports standard ou personnalisés.
• Suivre les indicateurs clés de performance (KPI).
• Centraliser et consolider les données provenant des différents modules de l’ERP.

ERP Cloud vs ERP On-Premise

Un ERP Cloud est hébergé par un partenaire tiers et est accessible via Internet, tandis qu’un ERP On-Premise est installé directement sur les serveurs et le matériel de l’entreprise. Pour savoir quelle solution est la plus adaptée à vos attentes, il est important de connaître leurs avantages et inconvénients, de même que leur coût de possession.

Comparatif (avantages et inconvénients)

Voici un tableau comparatif qui vous aidera à saisir les avantages et les inconvénients des ERP Cloud et On-Premise :

Comparatif du TCO entre ERP Cloud et ERP On-Premise

Le TCO (de l’anglais total cost of ownership) désigne le coût global réel d’un outil ou d’un système, ici l’ERP, sur toute sa durée de vie, et pas seulement son prix d’achat.

Il intègre l’ensemble des coûts d’investissement (CAPEX) et des coûts d’exploitation récurrents (OPEX), comme :

• les coûts de mise en œuvre (installation, migration des données, paramétrage) ;
• les coûts de formation des utilisateurs ;
• l’achat des licences ou le prix des abonnements ;
• les infrastructures matérielles nécessaires ;
• l’exploitation, la maintenance et les mises à jour ;
• la sécurité des données et la connectivité…

La répartition entre CAPEX et OPEX diffère évidemment entre ERP Cloud et ERP On-Premise, car ces deux solutions reposent sur des modèles économiques et techniques distincts. Le tableau ci-dessous propose une comparaison synthétique de leur TCO :

Ce comparatif constitue une base de réflexion sur le TCO des ERP Cloud et On-Premise. Il doit toutefois être complété par une analyse spécifique au périmètre fonctionnel, au nombre d’utilisateurs, aux contraintes réglementaires et à la stratégie de croissance de l’entreprise.

Combien coûte un logiciel ERP ?

Pour connaître le prix d’un logiciel ERP, il est essentiel de prendre en compte plusieurs aspects. Voici les principaux postes de coût :

• Le paramétrage : adaptation de l’ERP aux processus de l’entreprise (règles de gestion, workflows, droits utilisateurs, etc.).
• La migration : reprise et nettoyage des données existantes (clients, fournisseurs, articles, historiques comptables…), ainsi que les tests de cohérence.
• L’intégration : connexion de l’ERP au système d’information existant de l’entreprise (CRM, outils métiers, paie, e-commerce, BI…), via des interfaces, API ou flux de données.
• La formation : accompagnement des utilisateurs et des équipes clés pour garantir l’adoption de l’outil et limiter les risques opérationnels.
• Le support : assistance technique et fonctionnelle, corrective et évolutive, après le déploiement (support éditeur ou intégrateur).
• Les personnalisations : développements spécifiques pour répondre à des besoins non couverts en standard, avec un impact direct sur le coût et la maintenabilité

D’autres postes de coût, comme la sécurité, l’infrastructure, la maintenance ou l’évolutivité, peuvent également influencer le prix d’un ERP. Il est donc difficile d’établir un prix moyen, puisque cela varie complètement d’un projet à l’autre.

Comment choisir le bon ERP ?

Choisir le bon logiciel ERP est très important. Une solution inadaptée peut rapidement générer des coûts supplémentaires, qu’il s’agisse d’ajouts de modules, d’outils complémentaires ou, à terme, d’un changement de solution entraînant la perte de l’investissement initial.

Voici les principales questions à se poser pour orienter sa décision :

• L’ERP doit-il être spécialisé ou généraliste ?
  Il est essentiel d’identifier précisément les besoins métier afin de déterminer si une solution généraliste suffit ou si un ERP spécialisé est nécessaire.

• Solution standard ou développements spécifiques ?
  Il convient d’évaluer le niveau de personnalisation requis, mais choisir une solution standard limitera les coûts et faciliter les évolutions.

• ERP SaaS (Cloud) ou On-Premise ?
  Le choix du mode de déploiement impacte directement la structure des coûts (CAPEX / OPEX), la flexibilité et la charge IT.

• Quel budget et quel retour sur investissement ?
  Le budget doit être analysé sur l’ensemble du cycle de vie de l’ERP, en tenant compte du TCO et des bénéfices attendus pour l’entreprise. Un ERP On-Premise nécessite un gros investissement au départ, à l’inverse d’un logiciel ERP Cloud. Ce dernier peut en revanche s’avérer plus cher sur le long terme.

• Quelle qualité de support et d’accompagnement ?
  La disponibilité, la réactivité et l’expertise du support sont déterminantes pour assurer la continuité et la performance des opérations.

• L’ERP est-il évolutif et pérenne ?
  La solution doit pouvoir accompagner la croissance de l’entreprise et s’adapter à l’évolution de ses activités.

• L’ERP s’intègre-t-il au système d’information existant ?
  Une bonne intégration avec les outils déjà en place est indispensable pour garantir la cohérence des données et l’efficacité des processus.

• Répond-il aux exigences de sécurité et de conformité ?
  Il est important de s’assurer que l’ERP respecte les obligations réglementaires et garantit la protection des données.

Pour aller plus loin, n’hésitez pas à consulter et à compléter notre modèle de cahier des charges ERP.

Déploiement ERP : durée, étapes, risques et bonnes pratiques

La durée et les étapes d’implémentation d’une solution ERP

Le déploiement d’un ERP peut aller de quelques mois à plusieurs années. Cela dépend de la difficulté du projet, la taille de l’entreprise et la complexité de ses processus, le mode de déploiement choisi (par site, « Big Bang », par lots fonctionnels…), le volume de données à migrer, ainsi que du temps nécessaire à la formation des équipes.

Les principales étapes d’une implémentation ERP sont les suivantes :

1. Récapituler et comprendre les objectifs du projet : définir clairement les enjeux, les priorités et les indicateurs de réussite afin d’aligner le projet ERP avec la stratégie de l’entreprise.
2. Préparer un cahier des charges ERP et un planning de déploiement : il faut recenser les besoins fonctionnels et techniques de chaque service pour optimiser les processus et définir précisément le périmètre du projet ainsi que les grandes étapes et délais.
3. Impliquer l’ensemble de l’équipe : il est essentiel de mobiliser des utilisateurs référents (appelés key users) pour garantir l’adéquation de la solution aux besoins métiers et favoriser l’adoption de l’ERP.
4. Déterminer un budget pour son déploiement : c’est-à-dire évaluer les coûts globaux du projet (licences, intégration, formation, support…) et définir un calendrier réaliste.
5. Choisir un ERP parmi les solutions disponibles sur le marché : il s’agit d’analyser et comparer les différentes solutions au regard du cahier des charges, du budget, du modèle de déploiement et de la capacité de l’éditeur à accompagner le projet.
6. Faire appel à un partenaire fiable pour la mise en œuvre du plan ERP : il est recommandé de s’appuyer sur un intégrateur expérimenté pour sécuriser le déploiement et bénéficier d’un accompagnement adapté

Les risques et les bonnes pratiques à adopter

Il existe un certain nombre de risques auxquels une entreprise peut être confrontée lors du déploiement d’un logiciel ERP. Voici les plus communs et les bonnes pratiques à mettre en place pour les éviter :

• Se précipiter dans le choix de la solution : mieux vaut prendre le temps de comparer les solutions et se faire accompagner si besoin, car le choix d’un ERP est une décision structurante qui doit répondre durablement aux besoins de l’entreprise.
• Une gestion de projet insuffisante : il est conseillé de définir les rôles et responsabilités, et de s’assurer que les équipes disposent du temps nécessaire pour mener le projet en parallèle de leurs activités quotidiennes, sans quoi le projet pourrait prendre du retard.
• Ne pas « nettoyer » ses données (inexactitudes, doublons, données obsolètes) : il faut vérifier, fiabiliser et rationaliser les données en amont afin de sécuriser leur migration et d’éviter des dysfonctionnements après la mise en production.
• Une intégration mal anticipée avec les autres systèmes : nous vous conseillons vivement de vous assurer de la compatibilité de l’ERP avec les systèmes utilisés (CRM, e-commerce…) avant le choix de la solution.

Bien choisi, un ERP transforme la gestion de votre entreprise : il centralise vos données, fluidifie vos processus et booste la productivité. Prenez le temps de comparer différentes solutions, comme Archipelia, un ERP Cloud, multi-sites et multi-tenants dédié aux PME et ETI, pour réussir votre projet et tirer le meilleur parti de votre ERP.

FAQ – Questions fréquentes – Logiciel ERP