L’ARTICLE EN BREF :

• L’encaissement client est un levier central de la trésorerie et un mauvais suivi des règlements peut rapidement fragiliser l’équilibre financier de l’entreprise.

• Les moyens d’encaissement diffèrent selon le type de clientèle : paiements immédiats et volumineux en B2C, délais de paiement et suivi renforcé en B2B.

• Le traitement des encaissements s’inscrit dans un cycle comptable structuré allant de la facturation au rapprochement bancaire, garantissant la fiabilité des comptes clients.

• Les encaissements doivent être correctement comptabilisés selon le Plan Comptable Général, avec une attention particulière aux acomptes, paiements partiels et avoirs.

• Des bonnes pratiques comme un suivi régulier, la conservation des justificatifs et l’utilisation d’outils de contrôle sont essentielles pour éviter les erreurs comptables.

• Le recours à un ERP permet de centraliser les encaissements, d’automatiser le lettrage et d’obtenir une vision en temps réel des comptes clients.

• Une gestion rigoureuse des encaissements facilite l’anticipation et le traitement des retards de paiement, limitant leurs impacts sur la trésorerie et l’organisation.

L’encaissement client est au cœur de la trésorerie d’une entreprise. Un règlement encaissé trop tard, mal suivi ou mal enregistré peut rapidement déséquilibrer la gestion financière.

Entre diversité des moyens de paiement, obligations comptables et suivi des comptes clients, l’encaissement nécessite une procédure et des outils fiables.

Les principaux moyens d’encaissements client

Il existe de nombreux moyens pour encaisser ses clients. Le choix dépend principalement du type de clientèle.

Entre une activité tournée vers les particuliers ou une relation inter-entreprises, les pratiques d’encaissement ne seront pas les mêmes.

Dans un contexte B2C, les paiements sont immédiats ou très rapides. Les moyens d’encaissement les plus courants sont :

• les espèces,
• les chèques,
• la carte bancaire,
• les prélèvements,
• les solutions de paiement instantané mobile comme Wero.

Ces modes de paiement sont adaptés pour un volume important de transactions.

En B2B, les encaissements sont rarement instantanés. Les entreprises travaillent fréquemment avec des délais de paiement négociés en amont. Les moyens d’encaissement les plus utilisés sont alors :

• les virements bancaires,
• les prélèvements,
• les LCR (lettres de change relevées).

L’enjeu n’est plus seulement d’encaisser, mais de suivre les règlements, les retards éventuels et l’état des comptes clients.

Quelque soit les modes de paiements utilisés, les encaissements font l’objet d’un traitement particulier en comptabilité.

Traiter les encaissements client en comptabilité

L’encaissement d’un client est la finalité d’un processus qui débute dès l’émission de la facture. Il doit ensuite s’inscrire dans un cadre comptable précis, afin de garantir un suivi des règlements et l’état des comptes clients.

Le cycle comptable de l’encaissement

Le traitement comptable d’un encaissement client suit un enchaînement d’étapes précises.

• Facturation : le cycle débute par l’émission de la facture client. Elle formalise la vente ou la prestation réalisée et fait naître la créance client. C’est une pièce à valeur  juridique qui sert de référence pour le suivi des règlements, des délais de paiement et des éventuelles relances.
• Paiement : correspond au règlement effectif de la facture par le client. Il peut être total ou partiel et intervenir immédiatement ou à échéance.
• Lettrage : le lettrage consiste à associer le paiement reçu à la ou aux factures correspondantes. Cette opération permet de solder la créance client ou d’identifier un reste à encaisser.
• Rapprochement bancaire : il permet de vérifier que les encaissements enregistrés en comptabilité correspondent bien aux mouvements figurant sur les relevés bancaires. Il garantit la cohérence entre la comptabilité et la trésorerie réelle.

Comptabilisation des encaissements

Comme tous les flux d’une entreprise, les encaissements clients doivent être saisis en comptabilité. On se réfère au Plan Comptable Générale selon le mode de paiement :

Certains cas particuliers comme les acomptes, paiements partiels et avoirs font l’objet d’un traitement particulier.

Un acompte est une somme versée par le client au moment de la validation de la commande (en général 30% à 40% de la somme totale). Il permet de sécuriser la vente et d’engager contractuellement les parties avant la facturation définitive.

Les acomptes clients reçues s’enregistrent dans un compte spécifique : 4191 : clients – avances et acomptes reçus sur commandes

Après l’écriture de la facture définitive et l’encaissement du solde :

À la différence de l’acompte, le paiement partiel intervient après l’émission de la facture. Il permet de réduire progressivement la créance client, sans la solder totalement.

L’écriture comptable est identique à celle d’un encaissement classique, mais elle nécessite un suivi attentif afin de contrôler le solde restant à encaisser et le respect des délais de paiement.

Un autre cas particulier peut être rencontré, il s’agit de l’émission d’un avoir.

Un avoir est un document comptable émis pour corriger tout ou partie d’une facture déjà établie. Il intervient généralement en cas d’erreur de facturation, de retour de marchandise, de remise commerciale ou de litige avec le client.

Sur le plan comptable, l’avoir vient diminuer la créance client. Il est enregistré au crédit du compte client et peut soit donner lieu à un remboursement, soit être imputé sur une facture ultérieure.

Une saisie comptable structurée, avec des libellés précis et des informations complètes, facilite non seulement les contrôles, mais aussi l’analyse des comptes clients dans un outil de gestion (ERP).

3 bonnes pratiques pour éviter les erreurs

Une fois les encaissements saisis en comptabilité, leur traitement ne s’arrête pas là. Des bonnes pratiques doivent être mises en place pour vérifier les écritures, prévenir les erreurs et assurer une lecture fiable des comptes clients.

• Fréquence de suivi
  Les encaissements doivent être suivis de manière régulière, idéalement au fil de l’eau avec un audit général mensuel. Un suivi fréquent permet d’identifier rapidement les retards ou erreurs de saisies, et d’éviter l’accumulation d’anomalies difficiles à corriger en fin de période.
   
• Justificatifs
  Chaque encaissement doit être appuyé par un justificatif : relevé bancaire, ticket de caisse, avis de virement ou remise de chèque. La conservation et l’association systématique de ces pièces aux écritures comptables facilitent les contrôles, les rapprochements bancaires et les éventuelles vérifications fiscales.
   
• Outils de contrôle
  L’utilisation d’outils de contrôle adaptés est essentielle pour fiabiliser les encaissements. Le lettrage des comptes clients, le rapprochement bancaire régulier et les tableaux de suivi permettent de vérifier la cohérence entre factures, règlements et trésorerie.

La mise en place de ces bonnes pratiques peut être facilitée par l’utilisation d’un ERP adapté à la gestion des encaissements clients.

L’ERP pour la gestion de ses encaissements

À mesure que l’activité se développe, la gestion des encaissements devient plus complexe. : multiplication des factures, paiements partiels, acomptes, avoirs, délais de règlement… Sans outil centralisé, le suivi des comptes clients repose sur des contrôles manuels chronophages.

Un ERP permet de structurer l’ensemble du processus d’encaissement. Il centralise les données comptables, relie les règlements aux factures correspondantes et offre une vision en temps réel de la situation des comptes clients.

L’utilisation d’un ERP permet avant tout de fiabiliser les données comptables. Les encaissements sont enregistrés de manière homogène, lettrés automatiquement ou semi-automatiquement, et contrôlés à chaque étape du cycle comptable.

Au-delà de la fiabilité, l’ERP apporte un gain de temps significatif. Le suivi des règlements, l’identification des factures impayées ou partiellement réglées et la préparation des relances clients deviennent plus simples et plus rapides. Les équipes disposent d’une information à jour, sans ressaisies multiples ni tableaux de suivi parallèles.

Pour répondre efficacement aux enjeux liés aux encaissements clients, un ERP doit proposer certaines fonctionnalités essentielles :

• une centralisation des encaissements quel que soit le mode de paiement,
• un lettrage précis des factures et des règlements,
• un suivi clair des acomptes, paiements partiels et avoirs,
• des outils de contrôle et de rapprochement bancaire,
• une vision synthétique et détaillée des comptes clients.
   

C’est dans cette logique que s’inscrit l’ERP Archipelia. Conçu pour faciliter la gestion comptable et financière des entreprises, il permet d’analyser simplement les encaissements, d’identifier rapidement les retards de paiement et de suivre l’évolution des comptes clients.

Retards de paiement : conséquences et solutions

Les retards de paiement font partie des difficultés les plus courantes dans la gestion des encaissements clients.

Des conséquences directes sur la trésorerie et l’organisation

Les retards de paiement ont un impact immédiat sur la trésorerie. Ils peuvent entraîner des tensions financières, compliquer le règlement des charges courantes et limiter la capacité d’investissement. À cela s’ajoute une charge administrative supplémentaire : relances clients, vérifications comptables, échanges multiples pour comprendre l’origine du retard.

Des solutions pour faire face aux retards de paiement

Lorsqu’un retard de paiement est constaté, il est important d’agir rapidement, tout en adaptant la réponse à la situation du client. Plusieurs solutions peuvent être envisagées, de la plus amiable à la plus contraignante.

• Mettre en place un plan de paiement
  Lorsque le client rencontre des difficultés temporaires, un plan de paiement peut être proposé. Il consiste à étaler le règlement de la créance sur plusieurs échéances. Cette approche permet de préserver la relation commerciale
• Renforcer les relances clients
  Avant toute action plus formelle, des relances structurées (email, courrier, téléphone) permettent souvent de débloquer la situation
• Envoyer une mise en demeure de payer
  Si les relances amiables restent sans effet, l’envoi d’une mise en demeure constitue une étape formelle. Ce courrier rappelle l’obligation de paiement, le montant dû et le délai accordé avant d’engager des démarches plus contraignantes
• Faire appel à une agence de recouvrement ou d’affacturage
  Une agence de recouvrement peut prendre en charge le suivi et la récupération des créances impayées. L’affacturage, quant à lui, permet de céder les créances à un organisme spécialisé afin de sécuriser la trésorerie, moyennant un coût
• Engager une procédure judiciaire
  En dernier recours, une action devant les tribunaux peut être envisagée pour obtenir le règlement de la créance. Cette démarche doit être évaluée au regard des montants en jeu, des délais et des coûts associés.

Conclusion

L’encaissement client ne se résume pas à un règlement reçu. Il s’inscrit dans un processus comptable structuré, indispensable pour fiabiliser les comptes clients, sécuriser la trésorerie et anticiper les retards de paiement. En combinant bonnes pratiques comptables et outil adapté, comme un ERP, l’entreprise gagne en visibilité et en sérénité dans sa gestion financière.

FAQ – Encaissement client