6 conseils pour une gestion des achats efficace

Essentielle à la performance globale d’une entreprise, si elle est maîtrisée, la gestion des achats est un domaine qui permet de réaliser des économies substantielles, de garantir la qualité des produits et services acquis, ainsi que d’assurer une continuité et une fiabilité dans les approvisionnements.

Pour rester compétitives, les entreprises peuvent capitaliser sur la gestion des achats, sous réserve de bien la réussir.

Gestion des achats : qu’est-ce que c’est ?

Gestion des achats : définition

La gestion des achats est un processus stratégique essentiel pour une entreprise, qui permet d’acquérir les biens et services nécessaires à son fonctionnement. Elle inclut la gestion des partenaires, la négociation des contrats, et le suivi des livraisons et performances des fournisseurs.

Ce processus central vise surtout à réduire les coûts et à mieux gérer les risques liés aux partenaires, en particulier dans un contexte de perturbations des chaînes d’approvisionnement et de fluctuation des prix.

Gestion des achats : les étapes du processus d’achat

Pour les entreprises, le processus d’achat se déroule comme suit :

• Identification des besoins : la première phase est celle de la reconnaissance du besoin, lors de laquelle l’entreprise définit et quantifie ses besoins en biens et en services.
• Recherche d’informations et sélection des fournisseurs : l’entreprise analyse ensuite le marché et consulte de potentiels fournisseurs.
• Appels d’offres, comparaison et évaluation des propositions : l’entreprise sollicite et compare les offres de différents fournisseurs.
• Négociation et sélection finale : les termes des contrats sont définis, et le choix des fournisseurs est établi – il s’agit de la phase de décision.
• Passation des commandes : l’entreprise émet des bons de commande afin de formaliser les achats de biens et de services.
• Suivi et réception des commandes : cette étape implique notamment de vérifier la conformité des biens ou services reçus
• Évaluation des performances : le processus s’achève par une analyse de la performance des fournisseurs dans le but d’améliorer les futures transactions.

Gestion des achats : nos 6 conseils

La gestion des achats est un processus complexe. Pour s’assurer qu’elle soit efficace, plusieurs leviers peuvent être activés par les entreprises. Celles-ci doivent réfléchir à :

1. La mise en place d’une politique de gestion des achats claire

Bien définir sa politique de gestion des achats permet d’avoir un cadre stratégique dans lequel les objectifs, principes, et règles à suivre sont énoncés avec transparence, dans une démarche de cohérence du processus. Ainsi définie, la politique d’achats permettra d’aligner les objectifs d’achats et les objectifs stratégiques de l’entreprise.

2. La définition de procédures claires

Des procédures transparentes qui standardisent le processus d’achat permettent de s’assurer que son exécution soit cohérente, tout en réduisant les risques d’erreurs et les risques opérationnels. Cela permet à la fois de structurer chaque étape du processus d’achat, mais aussi de gagner en efficacité, de former plus rapidement les nouveaux employés, d’améliorer la traçabilité de chaque prise de décision…

3. La sélection des fournisseurs

Cette étape est nécessaire pour garantir la qualité et la fiabilité des approvisionnements. Sélectionner rigoureusement les fournisseurs, en se basant sur des critères précis, permet de se constituer un réseau de partenaires de qualité et de réduire la dépendance de l’entreprise à un seul d’entre eux. Cette sélection passe aussi par des évaluations régulières de la performance des partenaires.

En centralisant les commandes, l’entreprise peut opérer des économies d’échelle, améliorer la gestion de ses stocks (pour éviter les excès et pénuries) et simplifier le suivi des achats. Les besoins de différents départements sont regroupés au même endroit, ce qui permet de mener des négociations plus favorables et de réduire les coûts. Cela renforce la visibilité sur la gestion des achats.

Mettre en place des indicateurs de performance clé (KPI) pour la gestion des achats permet de surveiller l’efficacité du processus et d’identifier le potentiel d’amélioration. Parmi les mesures, on peut inclure le coût des achats, les délais de livraison, le taux de conformité…

6. L’utilisation d’outils digitaux dans la gestion des achats

Ces outils permettront de gagner en performance, en précision et en transparence dans le processus d’achat. Il s’agit notamment des logiciels qui centralisent les informations en temps réel, pour faciliter la communication avec les fournisseurs et améliorer le suivi des commandes.

Lire aussi : Gestion des ventes : améliorer ses performances avec un ERP

Gestion des achats : comment l’ERP vous aide à améliorer votre processus d’achat ?

Gestion des achats : quels sont les avantages de s’équiper d’un ERP ?

Parmi les outils digitaux de gestion des achats, l’intégration d’un système ERP (Enterprise Resource Planning) peut largement contribuer à l’amélioration du processus, en proposant une administration complète des fournisseurs, et en intégrant toutes les informations nécessaires au bon déroulement du processus, qu’il s’agisse des coordonnées des partenaires ou de la classification des documents importants.

Le recours à un ERP permet notamment de :

• Mieux gérer les bons de commande, ce qui réduit le risque d’erreurs et accélère le cycle d’achat.
• Faire des économies de coût, et notamment dans le processus d’approvisionnement : l’ERP offre une visibilité des stocks disponibles, des prix et des conditions d’approvisionnement, tout en identifiant les opportunités d’achat groupé. Tout cela permet d’éclairer la prise de décisions.
• Optimiser la relation avec les fournisseurs : la centralisation des données, couplée aux outils de suivi des performances, facilite la communication avec les partenaires, la résolution de problèmes, et l’amélioration de la qualité de la collaboration.
• Gagner en productivité : l’automatisation de certains processus (les tâches répétitives) et la centralisation des données permettent aux équipes de libérer du temps pour se consacrer à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Centraliser les informations : les ERP rassemblent les données d’achats (bons de commande, contrats, historiques d’achats…) au sein d’une même plateforme, afin que les utilisateurs aient un accès rapide aux données pertinentes.
• Optimiser le flux de travail : en définissant des workflows personnalisés et en limitant les tâches répétitives, l’EPR garantit que chaque étape soit suivie de manière cohérente et efficace.

Quelles sont les fonctionnalités clés de l’ERP pour mieux gérer les achats?

• Gestion des fournisseurs : Informations, offres de prix, commandes et déclaration de la DEB.
  
• Gestion du Grand Import : Suivi des containers, frais de transit, et rapprochement des frais réels.
  
• Gestion des articles : Multi-fournisseurs, références, catalogues, et PIM.
  
• Gestion des tarifs : Tarifs dégressifs, historisation des évolutions tarifaires.
  
• Gestion des factures/avoirs fournisseurs : Rapprochement des factures aux réceptions, gestion des prix de revient.
  
• Réapprovisionnement : Propositions de commandes, cadencement, quantités minimales de commandes.

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