L’ARTICLE EN BREF :

Un ERP comptable est bien plus qu’un logiciel de saisie : il centralise et automatise la gestion financière de l’entreprise, tout en connectant la comptabilité aux autres services (ventes, achats, logistique, production…)

Grâce à l’automatisation des processus, au suivi en temps réel et à la conformité certifiée NF203, il garantit la fiabilité des informations, la traçabilité des opérations et la sécurité des données.

En offrant une vision 360° de l’activité, l’ERP comptable devient un véritable outil d’aide à la décision, favorisant la performance, la productivité et la croissance durable des entreprises.

Dans un environnement économique où la réactivité et la fiabilité des informations financières sont essentielles, les entreprises doivent pouvoir s’appuyer sur des outils capables de centraliser et d’automatiser leur gestion comptable.

C’est précisément le rôle de l’ERP comptable : offrir une vision globale et en temps réel de ses chiffres clefs, tout en facilitant le suivi des opérations au quotidien.

Bien plus qu’un simple logiciel de comptabilité, un ERP comptable connecte l’ensemble des services de l’entreprise pour garantir cohérence, conformité et performance.

Découvrons ensemble comment cet outil devient un véritable levier de pilotage pour les directeurs financiers (DAF) et les dirigeants.

Qu’est-ce qu’un ERP comptable ?

L’ERP comptable centralise l’ensemble des données financières de l’entreprise et les relie aux autres services : ventes, achats, stocks ou production…

Il utilise une base de données unique pour rassembler les informations issues de ces différents pôles, garantissant ainsi cohérence, fiabilité et visibilité globale sur l’activité comptable et financière.

Conçu pour automatiser les opérations comptables, l’ERP comptable assure :

• La collecte des données financières provenant de plusieurs sources internes.
• Leur stockage dans une base commune, accessible aux différents services.
• Leur traitement automatique, selon les normes comptables en vigueur.
• Leur analyse, afin de produire des indicateurs utiles à la prise de décision.
• La production de reportings financiers, pour piloter l’entreprise en temps réel.

Grâce à cette interconnexion, les dirigeants disposent d’une vue d’ensemble claire, actualisée et exploitable au quotidien.

Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité ?

Le logiciel de comptabilité est un outil informatique qui permet de réaliser la tenue de la comptabilité. Il va permettre d’enregistrer les pièces comptables, de les classer, les stocker et éditer les documents comptables.

Selon les besoins, le logiciel peut également intégrer des modules complémentaires tels que la gestion des immobilisations ou l’aide à la déclaration de TVA.

Grâce à ses fonctionnalités, on peut tenir une comptabilité rigoureuse et conforme.

Les fonctionnalités clés d’un ERP comptable

Saisie de la comptabilité

L’ERP comptable permet la saisie quotidienne des écritures en automatisant une grande partie des tâches répétitives.

Les ventes, les achats, les paiements et les opérations bancaires peuvent être enregistrés de manière simple et rapide, tout en respectant strictement les normes comptables en vigueur.

Cette automatisation réduit les risques d’erreurs et permet aux équipes de se concentrer sur l’analyse plutôt que sur la saisie manuelle.

Comptabilité analytique

Fichier des écritures comptables (FEC)

Depuis 2014, les entreprises ont pour obligation de remettre le FEC auprès des administrations fiscales.

Ce document informatique contient la totalité des enregistrements comptables d’une entreprise (ensemble des journaux existants dans la comptabilité, y compris écritures d’inventaires et d’à-nouveaux).

Gestion des paiements

L’ERP comptable simplifie également la gestion des paiements, qu’il s’agisse des encaissements clients ou des règlements fournisseurs.

Chaque transaction est automatiquement enregistrée et reliée aux comptes correspondants, ce qui permet un suivi précis et en temps réel de la trésorerie.

Il prend en charge les virements SEPA et ETEBAC, ainsi que la gestion multi-devise, ce qui facilite les opérations pour les entreprises travaillant à l’international.

Les dirigeants peuvent ainsi savoir à tout moment qui a payé, qui reste à payer et à quelles échéances, tout en réduisant les risques d’erreurs ou de doublons.

Rapprochement bancaire

L’ERP comptable automatise le rapprochement bancaire en comparant les écritures comptables avec les relevés bancaires pour détecter les écarts.

Il met en évidence les opérations en attente, comme les chèques non encaissés, afin de suivre les délais de traitement et anticiper la trésorerie au quotidien.

Déclarations de TVA

L’ERP comptable facilite la préparation et la transmission des déclarations de TVA en automatisant le calcul des montants à déclarer.

Il s’adapte aux règles européennes et hors union européennes et au régime de TVA propre à l’entreprise : prend en charge la TVA sur débit ou sur encaissement, et facilite le contrôle des écritures.

Comptabilité auxiliaire

La comptabilité auxiliaire permet de suivre en détail les mouvements des comptes tiers, soit :

• Suivi des comptes clients : gestion des règlements, remises, encours, relances et recouvrement, ainsi que lettrage automatique ou manuel des comptes clients.
• Suivi des comptes fournisseurs : gestion des encours, traitement de la TVA, comptabilisation des effets à recevoir, édition et envoi des billets à ordre de virement, et lettrage des comptes fournisseurs.

L’ERP centralise toutes ces informations, permettant aux dirigeants de disposer d’une vision claire et actualisée de la situation financière vis-à-vis des partenaires.

Édition des documents comptables

L’ERP comptable permet également de générer facilement toutes les éditions nécessaires au suivi financier et à la prise de décision.

Bilan comptable, compte de résultat, journaux comptables ou rapports personnalisés peuvent être produits en quelques clics, toujours avec des données cohérentes et centralisées.

Ces éditions offrent une vision complète et facilitent la préparation des clôtures comptables, des déclarations fiscales et des échanges avec l’expert-comptable.

Gestion des immobilisations

L’ERP permet une gestion simplifiée des immobilisations, il permet de suivre l’ensemble du cycle de vie des immobilisations : de leur acquisition à leur sortie de l’entreprise.

Le calcul des amortissements économiques, fiscaux et dérogatoires est automatisé, tout comme les dotations et les cessions, en conformité avec les normes comptables en vigueur (IFRS).

L’ERP offre également de nombreux tableaux et plans d’amortissement, ainsi que des simulations par compte ou par centre analytique

Gestion des notes de frais

Le module de notes de frais centralise et simplifie la gestion des dépenses professionnelles.

Les collaborateurs saisissent facilement leurs frais, qui sont ensuite validés par les managers. Il automatise le calcul des indemnités kilométriques, péages et remboursements, tout en respectant les plafonds définis par l’entreprise.

Les frais de restauration gèrent la double TVA et permettent de déclarer les invités pour un suivi précis. Les justificatifs peuvent être photographiés ou téléchargés, et les informations sont extraites automatiquement, rendant le processus rapide et fiable.

Rien ne diffère, me direz-vous, des fonctionnalités d’un logiciel comptable… à ceci près qu’elles sont intégrées dans un ERP composé d’autres modules avec lesquelles le module comptable interagit en temps réel comme la gestion commerciale, la gestion de production, le CRM…

Un ERP intégré ou un logiciel de gestion comptable spécifique ?

La principale différence entre un ERP comptable et un logiciel de comptabilité spécifique réside dans leur périmètre fonctionnel et leur niveau d’intégration.

Un logiciel comptable se concentre sur la gestion financière. Il offre souvent une plus grande profondeur fonctionnelle : paramétrages avancés, gestion fine des écritures, modules d’audit ou de reporting très détaillés.

À l’inverse, un ERP comptable s’intègre à l’ensemble des services de l’entreprise (achats, ventes, production, stock) pour centraliser toutes les données et offrir une vision globale et unifiée de l’activité.

Certains choisissent une approche hybride : connecter un logiciel comptable spécifique à un ERP via API. Cette combinaison permet de bénéficier de la richesse fonctionnelle du logiciel tout en profitant de la centralisation d’un ERP.

La mise en place est alors plus coûteuse et l’unification des données moins harmonieuse qu’avec une solution entièrement intégrée.

Quels sont les avantages à utiliser un ERP pour sa gestion comptable ?

Centralisation et cohérence des données financières

Toutes les informations comptables et financières sont regroupées dans un même système, garantissant une vision globale, homogène et fiable des chiffres de l’entreprise.

Suivi en temps réel de la situation financière

Les données sont actualisées en continu, offrant une vision claire de la trésorerie, des dépenses et des résultats au quotidien. Ce suivi permanent permet une réactivité accrue face aux imprévus.

Conformité et traçabilité

L’ERP prend en compte les normes comptables et fiscales en vigueur, y compris les exigences européennes (IFRS), assurant ainsi une gestion conforme et sécurisée.

Chaque opération est enregistrée et historisée, garantissant la fiabilité des données, la traçabilité des mouvements et une meilleure protection des informations sensibles.

Certifié NF 203, Archipelia répond aux normes de conformité et de sécurité, offrant aux entreprises une comptabilité fiable, transparente et conforme aux exigences légales.

Intégration avec les autres modules de gestion

Relié aux modules commerciaux, gestion des stocks ou encore de gestion de projets, l’ERP comptable offre une vision transversale de l’activité et favorise la collaboration entre services.

Archipelia : un ERP comptable au service de la performance et de la croissance

Le choix de son ERP comptable est primordial. Il doit s’adapter totalement à votre activité et vos objectifs.

Avec Archipelia, la comptabilité devient un moteur de performance au service de toutes les entreprises pour les secteurs du négoce, retail, e‑commerce et industrie.

Notre solution couvre l’ensemble des fonctions comptables : comptabilité générale / analytique et auxiliaire, rapprochements bancaires, TVA, suivi des paiements et éditions des documents comptables.

Certifiée NF203, Archipelia garantit la fiabilité, la sécurité et la conformité légale de vos données comptables.

L’ERP connecte en temps réel la comptabilité, les achats, les ventes, la logistique et la production, pour une vision 360° de votre activité.

Archipelia est un ERP évolutif qui accompagne les entreprises dans leur croissance.