La fonction achat connaît actuellement de nombreux défis, à la fois opérationnels, financiers et stratégiques :

• Maîtriser les coûts dans un contexte d’incertitude et de volatilité
  Dans un contexte d’inflation et de fluctuation, les entreprises doivent faire face à la hausse des prix des matières premières, de l’énergie et du transport. L’enjeu est de préserver les marges grâce à une vision en temps réel des coûts d’acquisition.

• Sécuriser les approvisionnements et réduire les risques
  Les tensions géopolitiques, les ruptures de stock ou les dépendances à certains fournisseurs rendent la chaîne d’approvisionnement plus fragile. Les achats doivent anticiper les risques et garantir la continuité des approvisionnements.

• Structurer et piloter la relation fournisseur
  La performance des fournisseurs impacte directement celle de l’entreprise. Il devient essentiel de centraliser les informations, suivre les engagements, évaluer les performances et développer des relations durables avec les partenaires stratégiques.

• Exploiter les données pour piloter la performance
  L’enjeu est d’exploiter l’ensemble des données pour suivre les dépenses, analyser les performances (KPI), identifier des opportunités d’optimisation et faciliter la prise de décision.

• Garantir la conformité, la traçabilité et les exigences RSE
  Les entreprises doivent respecter des réglementations de plus en plus strictes tout en intégrant des critères environnementaux et sociaux dans leur politique achat. La traçabilité des achats et des fournisseurs devient donc indispensable.

• Renforcer la collaboration avec les autres services
  La fonction achat travaille en lien avec la finance, la logistique, la production ou encore les équipes métiers. Une meilleure collaboration permet de fluidifier les processus, d'éviter les erreurs et d'améliorer la performance globale de l’entreprise.

Dans ce contexte, l’ERP achat se révèle être un véritable atout pour répondre à ces enjeux et offrir de nombreux avantages aux entreprises.

Passer d’une gestion manuelle (ou sur tableur) à un module achat intégré transforme radicalement le quotidien des entreprises. Au-delà de la simple centralisation, découvrez les avantages majeurs de cette solution.

Le module achat d’un ERP permet au niveau opérationnel : 

• Une meilleure gestion des bons de commande : l’automatisation des commandes permet de réduire les erreurs, accélérer les validations et assurer un meilleur suivi des achats.
• Une économie de coût (notamment dans le processus d’approvisionnement) : en optimisant le processus d’approvisionnement, l’ERP limite les tâches manuelles, réduit les doublons et améliore la maîtrise des dépenses.
• Un gain de productivité des équipes : les équipes achats gagnent du temps grâce à l’automatisation des tâches répétitives et à la centralisation des informations. Elles peuvent ainsi se concentrer sur la négociation et la recherche de nouveaux fournisseurs.
• Une centralisation et fiabilisation des données : toutes les données achats sont regroupées dans un outil unique, ce qui facilite leur accès, leur mise à jour et leur exploitation.

Au-delà de l’aspect opérationnel, l’ERP achat devient un véritable outil de pilotage stratégique, car il permet :

• Le pilotage des dépenses et la maîtrise des coûts : l’entreprise bénéficie d’une vision globale des achats pour mieux analyser les coûts et identifier des leviers d’optimisation.
• L’optimisation de la relation fournisseur : L’ERP facilite le suivi des fournisseurs, l’évaluation de leurs performances (respect des délais, qualité) et la gestion des contrats.
• Le pilotage par la donnée et aide à la décision : les tableaux de bord et indicateurs permettent de prendre des décisions plus rapides et plus fiables.
• L’amélioration de la conformité et du contrôle interne : les processus sont standardisés et tracés, ce qui renforce le respect des procédures et des obligations réglementaires.
• La réduction des risques fournisseurs : l’ERP aide à anticiper les ruptures, surveiller les dépendances et sécuriser les approvisionnements.

De nombreuses entreprises hésitent entre ERP et logiciel dédié uniquement aux achats, mais ils ne répondent pas exactement aux mêmes besoins. Leurs principales différences résident dans leur périmètre fonctionnel et leur niveau d’intégration au sein du système d’information de l’entreprise.

L’ERP achat s’intègre à l’ensemble du système de gestion de l’entreprise : comptabilité, logistique et stocks ou encore production. Il permet ainsi de centraliser les données et de garantir la cohérence des informations entre les différents services.

Cette approche offre une vision globale des flux achats et sécurise les processus internes grâce à une meilleure traçabilité. Par exemple, une commande d’achat générée dans l’ERP met à jour instantanément les niveaux de stocks prévisionnels et permet à la comptabilité d’anticiper les sorties de trésorerie sans aucune ressaisie. Les workflows sont ainsi harmonisés sur une base de données unique.

Le logiciel achat, aussi appelé logiciel de gestion des achats, se concentre principalement sur les besoins spécifiques de la fonction achat.

Souvent plus pointu, il permet d’optimiser le pilotage des dépenses, la gestion des fournisseurs ou encore la performance globale des achats. C’est un outil précieux pour les acheteurs qui gèrent des appels d’offres multicritères ou des évaluations RSE approfondies.

En revanche, son périmètre reste généralement moins transversal qu’un ERP, avec une intégration parfois limitée aux autres outils de l’entreprise, nécessitant la mise en place d’interfaces (API) pour communiquer avec la finance ou les stocks.

Le choix n’est pas forcément définitif. En réalité, de nombreuses entreprises choisissent d’abord l’ERP comme socle solide pour structurer leurs flux et assainir leurs bases de données. Une fois cette maturité opérationnelle acquise, elles viennent ajouter un logiciel achat spécialisé pour affiner leur stratégie de sourcing.

Il est nécessaire de prendre en compte plusieurs critères pour choisir un ERP achat véritablement adapté à vos besoins et à votre organisation, notamment :

• L’adéquation avec vos processus et votre secteur : l’outil doit comprendre les spécificités de votre métier et secteur (comme la gestion des unités de mesure ou des douanes dans le négoce) pour éviter des développements spécifiques coûteux.
• La couverture fonctionnelle achats (procure-to-pay) : assurez-vous que le logiciel couvre tout le cycle, de la demande d’achat initiale jusqu’à la facturation et au paiement fournisseur.
• La gestion multi-sites et la complexité organisationnelle : si votre entreprise possède plusieurs dépôts ou filiales, l’ERP doit permettre une gestion centralisée tout en respectant les autonomies locales.
• L’intégration avec votre système d’information : le module achat doit pouvoir communiquer facilement avec vos autres outils (comptabilité, finance, CRM, logistique ou gestion des stocks…).
• L’ergonomie et l’adoption par les équipes : un outil trop complexe sera délaissé. Privilégiez une interface intuitive qui facilite la saisie quotidienne pour les opérationnels.
• La scalabilité et évolutivité : votre ERP doit être capable d’accompagner votre croissance, que ce soit par l’ajout de nouveaux utilisateurs ou l’activation de nouvelles fonctionnalités.
• Les capacités de reporting et pilotage des dépenses : vous devez pouvoir générer en quelques clics des analyses précises sur vos volumes d’achats et la performance de vos fournisseurs, par exemple, afin de faciliter la prise de décision.
• Le coût total de possession (TCO) : au-delà du prix de la licence, évaluez les coûts d’implémentation, de maintenance, de formation et d’hébergement sur le long terme.
• La qualité du support et de l’accompagnement : choisissez un partenaire capable de comprendre vos enjeux métiers et de vous offrir une assistance réactive en cas de besoin technique.

Pour aller plus loin, n’hésitez pas à consulter notre modèle de cahier des charges ERP.

L’ERP que vous choisirez doit respecter les critères évoqués précédemment, mais il devra également contenir plusieurs fonctionnalités clés.

L’ERP achat doit automatiser tout le flux, de la demande d’achat initiale à la facturation. Une solution efficace permet de transformer une demande validée en bon de commande, puis de gérer la réception des marchandises et le rapprochement facture automatique.

Le module de gestion commerciale d’Archipelia permet notamment d’automatiser ce cycle.

Cette fonctionnalité permet de centraliser toutes les informations classiques relatives aux fournisseurs (coordonnées et interlocuteurs et RIB, par exemple) ainsi que les conditions contractuelles. Elle facilite le suivi de la performance et la gestion des risques.

De plus, elle offre également la possibilité d’associer des fiches produits aux fournisseurs, de gérer les tarifs produits par fournisseur et de centraliser vos échanges avec ceux-ci.

L’ERP achat doit offrir une base de données articles unique (souvent liée au PIM). La gestion de catalogues internes permet aux collaborateurs de commander les bonnes références au bon prix, tout en automatisant les réapprovisionnements en fonction des niveaux de stocks.

Grâce à cette fonctionnalité, les entreprises peuvent suivre les grilles tarifaires, les remises négociées ou encore les conditions contractuelles pour mieux maîtriser leurs coûts.

Grâce aux tableaux de bord et aux indicateurs de performance (KPI), l’ERP transforme vos données transactionnelles en indicateurs stratégiques. Vous visualisez vos volumes d’achats par catégorie ou par fournisseur pour identifier immédiatement les leviers d’optimisation achats.

Avec le module Reporting & BI d’Archipelia, vous pouvez consulter et filtrer vos KPI selon vos besoins dans un outil centralisé.

Un ERP achat n’est puissant que s’il communique avec le reste de l’entreprise. L’intégration avec la comptabilité, la gestion des stocks et la production garantit que chaque achat est reflété en temps réel dans la situation financière de la société et permet de fluidifier les échanges de données.

La solution doit permettre de sécuriser les processus d’achat grâce à une meilleure traçabilité des opérations (Qui a commandé ? Quel contrat a été appliqué ?) et au respect des procédures internes, réglementaires et RSE croissantes. Elle doit garantir une « piste d’audit fiable ».

La solution d’Archipelia a justement été conçue pour accompagner les PME et ETI dans l’optimisation et le pilotage de leurs processus achats grâce à plusieurs atouts clés :

• Une solution SaaS : accessible partout, sécurisée et hébergée en France, elle facilite la collaboration entre les équipes achats, la centralisation des données et le suivi des opérations et des dépenses en temps réel.
• Une approche modulaire pour une performance ciblée : activez les fonctionnalités achats prioritaires pour votre activité (gestion des approvisionnements, évaluation de la performance fournisseurs, pilotage des marges, etc.), avec la garantie de bénéficier en continu des évolutions fonctionnelles de notre plateforme multi-tenant.
• L’expertise métier face à la complexité des flux : que vous soyez dans le négoce, l’industrie, le retail ou l’agroalimentaire, notre ERP s’adapte à vos contraintes opérationnelles et à la complexité de vos flux achats (multi-sites, gestion de stocks, catalogues articles volumineux, traçabilité, etc.).

Archipelia permet ainsi aux entreprises de structurer durablement leurs processus achats tout en gagnant en visibilité, en agilité et en performance.