Tout savoir sur la comptabilité générale

La comptabilité générale est obligatoire pour les sociétés commerciales ou les professions libérales. Elle consiste à saisir et enregistrer de manière chronologique l’ensemble des opérations financières de l’entreprise. Quels sont les objectifs et le rôle de la comptabilité générale ? Quels sont ses grands principes et les documents obligatoires pour être en conformité ? Dans cet article, nous vous donnons toutes les informations utiles sur ce sujet.

Comptabilité générale : définition

La comptabilité générale désigne une méthode qui consiste à couvrir l’ensemble des transactions financières de l’entreprise. Elle liste les informations relatives à son activité économique ainsi que les éléments de son patrimoine. Elle conserve en continu toutes les opérations, telles que les achats, les ventes, les prêts, les investissements et les autres flux financiers. Ceux-ci sont ensuite saisis, classés et intégrés dans les différents documents comptables.

Comptabilité générale vs. comptabilité analytique : quelles sont différences ?

La comptabilité générale est obligatoire pour les entreprises commerciales ou libérales. Elle fournit une vue d’ensemble des opérations et de la santé financière de l’entreprise. Elle permet de remplir les documents comptables obligatoires pour être en conformité avec la législation.

La comptabilité analytique, quant à elle, n’est pas obligatoire. Son rôle est d’analyser les flux financiers de l’entreprise de manière détaillée en se basant sur la comptabilité générale. Pour cela, elle affecte à chaque produit les charges correspondantes. Elle détermine ainsi les coûts générés par les différentes activités ou par les projets d’une entreprise. Elle a un véritable rôle de pilotage stratégique pour prévoir les budgets ou fixer le coût des produits ou services.

Les objectifs et l’utilité de la comptabilité générale

Respect des obligations légales et fiscales

La comptabilité générale permet de produire des documents de synthèse qui répondent aux obligations légales et fiscales de l’entreprise. Ce sont notamment le bilan comptable, le compte de résultat ou les annexes légales. L’ensemble de ces documents forment les comptes annuels qui doivent être déposés chaque année au greffe du tribunal de commerce. La comptabilité générale sert de base de calcul aux différents impôts et taxes.

Suivi du patrimoine, des résultats et de la trésorerie

La comptabilité générale est utilisée pour suivre les dépenses et les recettes de l’entreprise. Ainsi, elle permet de connaître à tout moment la situation financière de l’entreprise et de sa trésorerie. C’est une véritable technique de gestion. La tenir avec rigueur est nécessaire pour repérer les erreurs ou les fraudes et faire preuve de transparence financière auprès de ses partenaires.

Outil de gestion et de pilotage pour les dirigeants

Le suivi comptable est indispensable pour savoir si l’entreprise génère des bénéfices ou des pertes. La comptabilité est donc un outil pour prévoir les budgets et réaliser des prévisions financières. Elle garantit le bon fonctionnement d’une société, en précisant toutes les informations utiles à sa gestion.

Le rôle et le fonctionnement de la comptabilité générale

Le principe de la partie double

La comptabilité en partie double repose sur la symétrie des écritures comptables. En effet, dans le plan comptable, chaque écriture correspond à une autre. D’un côté, elle est portée du côté des débits, de l’autre, du côté des crédits.

Ce type de comptabilité n’est pas indispensable pour l’ensemble des entreprises. Ainsi, les petites entreprises ou les artisans qui relèvent du régime BNC (bénéfices non commerciaux) peuvent tenir une comptabilité simple. La comptabilité en partie double concerne les sociétés qui ont des flux financiers plus importants.

Les flux financiers

Les flux financiers désignent tous les mouvements d’argent qui transitent par une entreprise. Ceux-ci sont répartis en différents flux qui doivent être reportés dans les documents comptables :

• Les flux de trésorerie : les entrées et sorties d’argent, comme les ventes et les achats ;
• Les flux d’investissement qui concernent les actifs sur le long terme : achats d’équipements, ventes d’actifs, etc.
• Les flux de financement qui correspondent aux emprunts, aux fonds propres finançant les activités de l’entreprise, mais aussi les dividendes versés aux associés d’une société.

Les pièces justificatives

Les pièces justificatives comptables sont :

• Les factures d’achats
• Les factures de ventes
• Les devis
• Les relevés bancaires
• Les notes de frais
• Les fiches de paie
• Les bordereaux de charges sociales
• Les justificatifs d’opération bancaire
• Les déclarations fiscales
• Le livre journal
• Le livre d’inventaire

Tous ces documents comptables doivent être classés de manière chronologique. Ils doivent comporter un ensemble de mentions obligatoires pour assurer leur authenticité et leur traçabilité.

Les principes fondamentaux de la comptabilité générale

Les 10 grands principes comptables

Un principe comptable est une règle qui sert à enregistrer, classer et présenter les informations financières.

Leur objectif est de garantir la fiabilité des informations, de faciliter la comparabilité des différentes entreprises et d’assurer leur transparence financière.

Voici les 10 grands principes comptables :

1. Le principe de continuité d’exploitation, qui implique que l’entreprise poursuit son activité au terme d’un exercice ;
2. Le principe d’indépendance qui nécessite de déclarer toutes les factures pour l’exercice en cours ;
3. Le principe des coûts historiques qui consiste à déclarer la valeur d’un bien lors de son achat ;
4. Le principe de prudence qui suppose d’anticiper les pertes financières ;
5. Le principe de permanence des méthodes qui engage une entreprise à utiliser la même méthode comptable pour tous ses exercices ;
6. Le principe d’importance relative qui nécessite que les entreprises partagent toute information qui a un impact sur leurs comptes annuels ;
7. Le principe comptable de non-compensation doit retranscrire dans les écritures comptables les activités de l’entreprise de manière fidèle ;
8. Le principe de bonne information qui exige que le bilan soit conforme aux normes européennes et internationales ;
9. Le principe de prééminence de la réalité sur l’apparence repose sur l’enregistrement des opérations financières qui suivent la nature et la réalité économique d’une entreprise et ne se basent pas sur sa forme juridique.
10. Le principe comptable d’intangibilité sur le bilan d’ouverture : ce dernier doit correspondre au bilan de clôture de l’exercice précédent.

Le Plan Comptable Général (PCG) : classes et organisation des comptes

Le plan comptable (PCG) fournit la nomenclature de l’ensemble des comptes utilisés en comptabilité générale. Il sert à classer toutes les opérations financières, à enregistrer les mouvements d’argent et à préparer les états financiers de l’entreprise. C’est un référentiel qui donne les règles à respecter pour tenir sa comptabilité. Il est composé de différentes classes de comptes numérotées de 1 à 8 subdivisés en catégories. Celles-ci servent à enregistrer les écritures comptables.

Les normes internationales

Les états financiers d’une entreprise sont régis par les IFRS, c’est-à-dire les Normes Internationales d’Informations Financières.

Elles ont pour but de fournir un référentiel commun pour que toutes les entreprises présentent leurs états financiers avec cohérence et transparence. Ces normes sont essentielles pour se tourner vers les marchés internationaux et trouver de nouveaux investisseurs. Certaines différences existent entre les normes prescrites au sein de L’UE et hors UE.

Les documents comptables de la comptabilité générale

Le bilan comptable

Le bilan comptable désigne un document qui présente la situation financière de l’entreprise à un instant T. Il est édité à la clôture de l’exercice et comprend deux colonnes : à gauche se trouve l’actif et à droite, le passif. La présentation du tableau suit le PCG. Le bilan doit être réalisé une fois par an et doit être transmis aux impôts avec le compte de résultat et l’annexe.

Le compte de résultat

Le compte de résultat est un document comptable qui récapitule toutes les entrées et sorties d’argent sur l’année écoulée. Ainsi, il synthétise les charges et les produits sur l’ensemble de l’exercice comptable. Il permet de calculer le bénéfice ou le déficit de l’entreprise.

L’annexe comptable

L’annexe comptable est un document nécessaire pour aider à la compréhension du compte de résultat et du bilan comptable.

Elle comporte deux catégories :

• La première recense des informations obligatoires ;
• La seconde des informations d’importance significative. Certaines entreprises, qui ne dépassent pas certains seuils (chiffres d’affaires, montant total du bilan, salariés) peuvent produire une annexe comptable simplifiée. Celle-ci comporte moins d’informations.

Le Grand Livre et les journaux comptables

Le grand livre est l’un des journaux comptables obligatoires. Il contient tous les comptes utilisés par l’entreprise qui sont classés selon leur numéro et dans l’ordre chronologique.

Il se présente sous deux formats : le grand livre général pour les comptes des classes 1 à 7 et le grand livre auxiliaire pour les comptes 411 et 401. Il doit proposer le solde du compte au début et à la fin de la période ainsi que l’ensemble des opérations . Il doit être conservé durant 10 ans.

Un livre-journal présente l’ensemble des flux financiers de l’entreprise de manière chronologique et quotidienne. Il est également possible de tenir des journaux auxiliaires dont les informations sont reportées dans le livre-journal. Cela offre une meilleure lisibilité dés écritures.

Ces journaux auxiliaires sont :

• Le journal des achats : il répertorie les achats de matières premières, de marchandises et les frais généraux ;
• Le journal des ventes : il comptabilise toutes les factures pour les ventes effectuées ;
• Le journal de trésorerie : il comptabilise les mouvements de caisse et de banque ;
• Le journal des opérations diverses sert à comptabiliser toutes les opérations qui ne peuvent pas être répertoriées dans les autres journaux, par exemple les salaires, la TVA ou les amortissements d’immobilisation.

Logiciel ERP pour la comptabilité générale et analytique

Pour faciliter la gestion de votre comptabilité générale, vous pouvez opter pour un logiciel spécifique. Un ERP comptable est également une solution idéale pour digitaliser l’ensemble de vos processus.

En plus de la comptabilité, un ERP permet de gérer de manière intégrée tous les autres services de l’entreprise (achats, ventes, stocks, production, etc.), ce qui en fait un véritable outil de pilotage global.

Pour cela, vous pouvez opter pour Archipelia, un ERP cloud avec un module de comptabilité certifié NF 203, qui offre une couverture complète et centralisée de vos activités.

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