L’ARTICLE EN BREF :

• Définition : Opération consistant à relier une facture et son règlement via un code unique pour clarifier les comptes clients et fournisseurs.
• Pourquoi lettrer ses comptes ? : Trois bénéfices majeurs : améliorer le recouvrement client, optimiser la gestion des paiements fournisseurs, et assurer la traçabilité des écritures (contrôles fiscaux, TVA).
• Lettrage manuel ou automatique ? Deux approches : lettrage manuel (contrôle ligne par ligne) ou automatique (règles paramétrées dans l’ERP). En pratique, les entreprises combinent les deux méthodes.
• Impact de la facture électronique : La généralisation de la e-facture simplifie le lettrage grâce à des données structurées et normalisées, réduisant les erreurs de saisie et accélérant les rapprochements.
• Automatisation via ERP : Les ERP comme Archipelia permettent un lettrage automatisé sécurisé : paramétrages précis, respect de l’équilibre débit/crédit, écritures d’ajustement automatiques, traçabilité garantie.

Le lettrage fait partie des notions clés de la gestion comptable, même s’il reste souvent perçu comme une étape technique. Il intervient au quotidien pour relier les factures aux paiements et apporter de la lisibilité dans les comptes.

Dans un contexte où la trésorerie est centrale, les entreprises doivent suivre de plus en plus précisément leurs encaissements, leurs paiements et leur trésorerie.

Avec la dématérialisation des processus et l’arrivée de la facture électronique, cette pratique évolue drastiquement.

Elle s’intègre désormais pleinement aux logiciels comptables et aux ERP, transformant la manière dont les flux financiers sont suivis et contrôlés.

Qu’est-ce que le lettrage comptable ?

Le lettrage fait partie de la tenue comptable, Il intervient après la saisie des écritures comptables et porte essentiellement sur les comptes de tiers : clients et fournisseurs.

Le principe est d’attribuer un code unique à une facture et au règlement afin de les rapprocher. Le lettrage n’est possible que lorsque le montant payé correspond à celui de la facture. On retrouve ici le principe fondamental d’équilibre entre le débit et le crédit.

Le lettrage apporte ainsi une clarté dans les comptes au quotidien et pour la lecture des documents comptables.

Lettrer ses comptes : une base indispensable à la tenue comptable

Le lettrage peut, à première vue, sembler secondaire. Pourtant, il joue un rôle central dans la bonne tenue des comptes et devient rapidement indispensable dès que l’activité de l’entreprise se développe.

Amélioration du recouvrement

L’un des premiers bénéfices du lettrage des comptes est l’amélioration du recouvrement client.

Relier les factures aux encaissements permet de visualiser immédiatement ce qui a été réglé et ce qui reste à payer. Les factures non lettrées correspondent, dans la plupart des cas, à des montants toujours en attente de paiement.

Cette visibilité permet de réagir plus rapidement. Il est alors facile d’identifier les clients à relancer et d’organiser un recouvrement plus efficace.

Le lettrage évite également les erreurs de relance, comme réclamer une facture déjà payée, et contribue ainsi à préserver la relation client.

Optimisation de la gestion des paiement de factures

Pour les factures fournisseurs, le principe est le même. Chaque règlement effectué est rapproché de la facture correspondante grâce au lettrage. Les factures qui restent non lettrées apparaissent alors comme des montants encore dus, pour lesquels un paiement doit être prévu.

Cette visibilité permet d’anticiper les échéances et donc sa trésorerie. En lettrant régulièrement les factures fournisseurs, l’entreprise limite les oublis, réduit les risques de retard de paiement et évite les pénalités.

Traçabilité des écritures

Le lettrage permet également d’assurer une bonne traçabilité des mouvements comptables. Chaque facture et chaque règlement sont clairement reliés, ce qui facilite la compréhension de l’historique des opérations. En cas de contrôle fiscal, les recherches sont ainsi beaucoup plus simples et rapides.

Le lettrage est notamment très utile lors des contrôles de TVA, en particulier pour les entreprises soumises au régime de la TVA sur les encaissements ou sur les décaissements. Il permet de justifier plus facilement les montants déclarés et de sécuriser les informations transmises à l’administration.

Facture électronique : quels impacts sur le lettrage comptable en 2026 ?

Le lettrage peut aujourd’hui être effectué de plusieurs façons et va connaître des évolutions avec la généralisation de la facture électronique.

Lettrage manuel vs. lettrage automatique

Le lettrage s’effectue directement dans le logiciel comptable ou l’ERP de l’entreprise. Ces outils proposent généralement deux modes de fonctionnement : le lettrage manuel et le lettrage automatique.

Le lettrage manuel consiste à sélectionner soi-même les factures et les règlements, ligne par ligne. Cette méthode permet de garder un contrôle sur chaque opération et reste souvent la méthode privilégiée.

À l’inverse, le lettrage automatique repose sur des règles définies dans le logiciel. Celui-ci rapproche alors les factures et les paiements de manière automatique, parfois en masse, en se basant notamment sur les montants ou les références. Ce mode de fonctionnement fait gagner du temps, mais peut générer des erreurs, notamment lorsque plusieurs factures présentent des montants identiques.

Dans la pratique, les entreprises combinent souvent les deux approches : l’automatisation pour les opérations courantes, et le lettrage manuel pour sécuriser les cas plus sensibles.

À quoi s’attendre avec la facture électronique concernant le lettrage comptable ?

Avec la généralisation de la facture électronique, le lettrage comptable devrait devenir plus simple et plus fiable. Les factures transmises sous forme électronique contiennent des informations structurées et normalisées, ce qui facilite leur rapprochement avec les règlements. Les risques d’erreurs liés à la saisie ou à l’interprétation des données seront réduits.

Pour les entreprises, cela se traduit par un lettrage plus fluide et plus rapide, notamment pour les opérations courantes. Les factures sont mieux identifiées, les paiements plus facilement rapprochés et les écarts détectés plus tôt.

La facture électronique ne supprime pas totalement les contrôles, mais elle apporte un cadre plus clair qui sécurise le suivi des règlements et améliore la lisibilité des comptes.

Automatisation du lettrage : ERP et outils comptables

Dans un ERP, l’automatisation du lettrage repose avant tout sur des paramétrages précis, définis en amont, qui permettent d’encadrer les règles de lettrage et d’éviter les incohérences.

L’objectif n’est pas seulement de gagner du temps, mais surtout de garantir la fiabilité.

Un ERP bien paramétré empêche par exemple tout lettrage déséquilibré. Une facture et un règlement ne peuvent être rapprochés que si l’équilibre est respecté, ce qui sécurise la tenue des comptes.

En cas d’écart mineur, comme une différence de centimes liée à un arrondi ou à un écart de devise, l’ERP peut proposer automatiquement des écritures d’ajustement, tout en conservant une traçabilité.

Dans un ERP comme Archipelia, ces mécanismes permettent de combiner automatisation et contrôle. Le lettrage automatique s’appuie sur des règles définies par l’entreprise, tout en laissant la possibilité d’intervenir sur les situations particulières.

Conclusion

Le lettrage comptable reste une étape incontournable pour garantir la cohérence des comptes et la fiabilité des informations financières.

Bien maîtrisé, il facilite le suivi des encaissements, la gestion des paiements fournisseurs et la traçabilité des opérations

L’évolution vers la facture électronique et l’intégration du lettrage dans un ERP permettent d’aller plus loin, en combinant automatisation, contrôle et sécurité. Le lettrage s’inscrit alors pleinement dans une démarche de gestion structurée et pérenne des flux financiers.

FAQ – Lettrage comptable