Tenue comptable : définition & guide pratique

La tenue de la comptabilité correspond à l’enregistrement des pièces comptables. Elle s’effectue dans un logiciel qui respecte les normes en vigueur.

Nécessaire dès la création d’une entreprise, elle est souvent vécue comme une contrainte en termes de temps et de coût.

Pourtant, elle est fondamentale.

La tenue comptable est en réalité un puissant outil de gestion. Elle donne une vision éclairée indispensable à un chef d’entreprise.

Dans cet article, on met en lumière tous les avantages dont vous pouvez bénéficier, mais également les obligations dont vous êtes tenus envers l’administration fiscale.

Enfin, on vous délivre des conseils de bonnes pratiques pour une tenue efficace sur le long terme.

Qu’est-ce que la tenue comptable ?

Définition de la tenue comptable

Concrètement, la tenue comptable consiste à matérialiser tous les mouvements d’une entreprise à l’aide de pièces justificatives.

Les pièces justificatives sont réglementées, il s’agit de :

• Facture d’achat
• Facture de vente
• Relevé bancaire
• Note de frais
• Acte juridique
• Bulletin de paie
• Déclaration fiscale

Chaque transaction correspond à une écriture comptable.

En feuilletant le grand livre des comptes, une personne externe pourrait, d’un seul coup d’œil, comprendre l’ensemble des événements qui se sont déroulés sur une année.

Importance de la comptabilité : un outil pour piloter une entreprise

La comptabilité permet de contrôler ses dépenses, ses recettes, mais aussi la valeur de son patrimoine.

Le dirigeant peut analyser la santé financière de son entreprise, connaître les forces et les faiblesses de sa structure.

Il peut également suivre son évolution dans le temps et anticiper au mieux l’avenir.

Véritable tableau de bord, la comptabilité aide à prendre des décisions éclairées comme :

• augmenter ses prix,
• investir en matériel,
• embaucher un salarié,
• ou au contraire diminuer ses dépenses.

Elle constitue un socle solide pour un développement stratégique et durable.

La comptabilité dépasse par ailleurs le simple traitement de données internes. C’est un moyen de communiquer avec ses partenaires : banquiers, investisseurs, fournisseurs, administration fiscale.

Elle garantit une transparence et renforce sa crédibilité.

La tenue comptable : une obligation fiscale et sociale

Réglementation allégée : qui est concerné ?

Toutes les sociétés sont soumises à des obligations fiscales et sociales.

En fonction de votre régime fiscal, ces obligations peuvent être allégées.
Seules les micro-entreprises et les sociétés au régime réel simplifié sont concernées.

Dans ce cas, un simple registre est nécessaire.
Il vous suffira de répertorier à l’aide de votre relevé bancaire vos encaissements : on parle alors de comptabilité de trésorerie.

Comme cité au-dessus, la tenue de la comptabilité offre des avantages non négligeables, aussi, il est conseillé même pour ces petites structures de suivre ces achats au minimum en les catégorisant.

Réglementation encadrée pour les sociétés soumises à l’IS

Pour les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés (l’IS) la réglementation est beaucoup plus stricte.

Cette fois, on parle d’une comptabilité d’engagement.
Toutes les sorties et rentrées d’argent doivent être justifiées par des pièces comptables valides. Pourquoi ?

Parce que l’impôt sur les sociétés est calculé sur les bénéfices de l’entreprise :

bénéfices = recettes – dépenses

Il serait tentant de faire un maximum de dépenses pour avoir un résultat nul et ainsi échapper au paiement de l’IS.

C’est pourquoi l’administration fiscale contrôle les dépenses.

Celles-ci doivent être en lien direct avec l’activité professionnelle.

Dans le cas contraire, elles peuvent être contestées par l’administration fiscale qui procédera à un nouveau calcul de l’impôt avec des pénalités.

Lire aussi : Tout savoir sur la comptabilité générale

Les bonnes pratiques de la comptabilité

La comptabilité, ça ne s’improvise pas. Elle doit permettre de donner une image fidèle de la réalité.

Aussi, des méthodes précises sont à suivre.

Le système comptable : l’utilisation des journaux

La saisie comptable démarre par le choix de son journal.

Les journaux comptables datent de l’Antiquité, et bien que les méthodes aient évolué depuis, le principe reste le même.

On trouve un journal pour chaque type de transaction. Il peut être sous forme papier ou numérique.

Principalement, on retrouve :

• Le journal des achats : on y enregistre tous nos achats de biens ou de services à l’aide de factures conformes.
• Le journal des ventes : il regroupe toutes les ventes de biens ou de services effectuées, là aussi à l’aide de factures conformes.
• Le journal de banque : on y trouve toutes les transactions financières présentées sur le compte bancaire. La saisie se fait avec un relevé bancaire.
• Le journal de caisse : on y trouve les mouvements d’argent physique, les tickets de caisse et reçus font foie en pièces justificatives.
• Le journal des opérations diverses : on y inscrit tout le reste : écritures sociales, écritures d’inventaire, déclarations fiscales, report du résultat de l’exercice…

La création de journaux s’adapte évidemment à la structure.

Exemple : s’il y a plusieurs comptes bancaires, il y aura un journal par compte bancaire.

Plus la comptabilité est volumineuse, plus la création de journaux est intéressante.

Tous les journaux sont ensuite centralisés pour former le grand livre général.

Ils doivent être conservés pour une durée de 10 ans.

Les écritures comptables

Dans les journaux présentés juste au-dessus, on y enregistre toutes les pièces comptables ligne par ligne.

Pour chaque ligne, des informations sont obligatoires comme :

• La date : il s’agit de la date à laquelle la transaction à eu lieu
  
• Le numéro de pièce comptable : généré automatiquement par le logiciel
  
• Le libellé de l’écriture : on y décrit l’opération, il doit être le plus précis possible
  
• Le numéro de compte comptable : figurant dans le plan comptable en vigueur
  
• Les montants : HT, TVA TTC
  
• Le sens : débit ou crédit

Chaque opération est enregistrée au minimum sur deux lignes : une au débit et une au crédit.

À la fin, le débit et le crédit doivent être équilibrés, c’est ce qu’on appelle le système en partie double.

Les comptes comptables utilisés doivent suivre la logique du plan comptable général officiel.

Une entreprise peut créer elle-même son propre plan comptable en adaptant son activité, mais doit tout de même respecter la racine des comptes (au moins les trois premiers chiffres).

Concernant les factures de vente, il est important de rajouter qu’elles doivent suivre un ordre chronologique croissant et être datées au jour de l’émission de la facture.

Qui a le droit de faire la comptabilisation d’entreprise ?

La comptabilité est une activité réglementée. L’exercer illégalement constitue un délit pénal.

Et cette réglementation s’applique dès la saisie des pièces.

L’objectif est de protéger les entreprises d’un nombre d’erreurs ou de non-conformités trop importantes.

La saisie comptable peut ainsi être effectuée par :

• Le dirigeant de la société lui-même : une solution adaptée pour les TPE, car le volume reste raisonnable et permet de faire une réelle économie. Aussi toute la responsabilité en cas d’erreur sera supportée par le dirigeant lui-même.
• Un salarié lié par un contrat de travail : solution prisée par les PME et grandes entreprises. Cela permet d’avoir une comptabilité au jour le jour. L’entreprise fait alors appel à un expert-comptable en supplément pour assurer la conformité et établir les arrêtés de compte.
• Un expert-comptable : il doit obligatoirement être titulaire d’un DEC (diplôme d’expertise comptable), être membre de l’Ordre des experts-comptables et disposer d’une assurance civile professionnelle qui permettra de dédommager le client en cas de faute avérée.

Sont donc exclus les freelances : secrétaires, assistant(e) administrative et toute autre personne physique et morale ne disposant pas des critères cités précédemment.

Le risque encouru pour l’exercice illégal de la comptabilité peut être une amende ou même un emprisonnement pour des cas d’abus plus graves.

Choisir le bon logiciel pour sa comptabilité

Archipelia : un module comptable complet et conforme

Un logiciel comptable ne doit pas se limiter à enregistrer des écritures : il doit permettre de suivre la trésorerie en temps réel, d’automatiser les déclarations fiscales et de faciliter le pilotage de l’activité.

Le choix de l’outil est donc déterminant, car il doit s’adapter aux spécificités de chaque métier.

Le module comptable d’Archipelia répond à ces exigences.

Certifié NF203, il garantit la conformité légale et fiscale de vos données.

Il couvre :

• la gestion du plan comptable,
• la saisie guidée des écritures,
• la génération du fichier FEC,
• la TVA
• les rapprochements bancaires.
• les états financiers complets (journaux, grand livre,
• balances, bilans, comptes de résultat) intègre la comptabilité analytique,
• la gestion des règlements et des relances,
• les processus d’affacturage.

Grâce à son intégration native avec la gestion commerciale, Archipelia automatise la création des comptes clients / fournisseurs et l’enregistrement des factures, avoirs ou acomptes. Cette centralisation réduit les saisies manuelles, limite les erreurs et garantit une vision à jour de la situation comptable.

Construit sur les normes françaises et certifiées NF203, l’ERP s’adapte aux besoins de secteurs variés : négoce, retail, e-commerce, industrie, agroalimentaire.

Le logiciel ERP permet de regrouper comptabilité et gestion opérationnelle sur une seule plateforme.

Archipelia, déjà prêt pour la facturation électronique

Et parce que la réglementation évolue, Archipelia est déjà prêt pour la facturation électronique obligatoire.

La facturation électronique va profondément transformer la gestion comptable des entreprises. Dès 2026, toutes les structures devront être capables de recevoir et de traiter leurs factures au format électronique selon les normes imposées par l’administration fiscale.

Une transition qui peut sembler complexe, mais qui représente aussi une formidable opportunité de simplification et de gain de productivité.

Archipelia anticipe cette évolution : son module est déjà compatible avec la facturation électronique. L’ERP accompagne les entreprises dans cette transition en :

• Écurisant les échanges grâce à une traçabilité complète,

• Automatisant le traitement des factures (émission, réception, archivage),

• Assurant la conformité avec les futures obligations légales françaises et européennes.

En choisissant Archipelia, vous disposez d’un outil qui non seulement facilite la gestion quotidienne, mais vous garantit aussi d’être en avance sur les échéances réglementaires.

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