Déploiement ERP : comment éviter les erreurs ?

Lorsqu’elles entreprennent la mise en place d’un ERP, les entreprises investissent des ressources précieuses pour en assurer le succès. En effet, un projet ERP nécessite du temps et de l’argent pour trouver la solution qui saura répondre de manière optimale aux besoins de l’entreprise. Tout l’enjeu consiste à adopter la meilleure approche afin d’éviter les erreurs lors du déploiement du nouveau système de gestion d’entreprise. Pour ne pas se tromper, il convient donc d’étudier en détail les solutions disponibles sur le marché et d’être attentif aux limites de chaque système. Voici les 7 étapes à suivre pour réussir son déploiement ERP !

Déploiement ERP : 7 étapes à suivre pour éviter les erreurs

1. Avoir une vision d’ensemble et une compréhension claire des objectifs stratégiques du projet ERP

C’est avant tout la portée du projet ERP au sein de l’entreprise qui déterminera les besoins auxquels il devra répondre et les ressources nécessaires à sa réalisation. Par conséquent, la première étape pour éviter de se tromper, consiste à analyser les objectifs de l’entreprise et s’assurer que la stratégie ERP s’articule autour de ces derniers. Pour cela, les porteurs du projet devront, dès le départ, définir des attentes claires et s’assurer que tout soit documenté dans un cahier des charges.

Lire aussi : Comment faire un cahier des charges ERP ?

2. Planifier le déploiement de l’ERP pour optimiser les processus d’entreprise

Le cahier des charges ERP sera le document sur lequel seront notées, de manière précise, les attentes de chaque service concerné par le projet. Parce qu’un ERP est un logiciel complexe, qui a besoin de temps pour s’intégrer à l’entreprise, il ne faut surtout pas brûler les étapes. Pour que la mise en place du logiciel soit un succès, il faudra prévoir suffisamment de temps pour chacune d’entre elles, prioriser les besoins et gérer les calendriers de manière rigoureuse.

3. Impliquer l’ensemble de l’équipe dans le projet ERP

L’équipe en charge du projet ERP doit être composée des employés clés les plus qualifiés de l’entreprise, les fameux « key users » : notamment un chef de projet chargé d’assurer le pilotage global. Les ressources internes mises à contribution doivent avoir la capacité de comprendre les exigences globales de l’entreprise, et s’engager à assumer une responsabilité et un pouvoir de décision importants. Il est également essentiel que l’équipe en charge du projet consulte chaque service de l’entreprise concerné par le futur ERP, afin de connaître leurs besoins spécifiques.  

4. Déterminer un budget pour le déploiement de l’ERP

La mise en place d’un système ERP entraînera des coûts plus ou moins importants en fonction de la solution retenue. Frais de licence du logiciel ou d’abonnement, dépenses liées au support du système, coût de la formation et de l’intégrateur… autant de frais qui peuvent vite se cumuler. Tous les coûts immédiats et futurs liés à la mise en place de l’ERP doivent donc être additionnés afin d’établir un budget le plus juste possible. Un projet ERP demande un budget conséquent, et il ne faudrait pas qu’un manque de ressources ne vienne l’interrompre. Par ailleurs, le système d’hébergement de la solution peut aussi avoir un impact conséquent sur le prix total du plan ERP. Un logiciel de gestion et de planification Saas, hébergée sur le Cloud, par exemple, se révèlera moins cher à l’usage qu’une solution on-premise, hébergée sur site. Avec le SaaS, en effet, le fournisseur de services s’occupe de tout : pas besoin de développer, acheter, distribuer et gérer un logiciel. Ce qui permet aux fournisseurs d’ERP SaaS de proposer des prix fixes et totalement maîtrisés.

Lire aussi : Prix ERP : quel budget prévoir pour son logiciel ?

5. Évaluer les différents ERP disponibles sur le marché pour choisir le meilleur

Systèmes sur site, solutions spécifiques à l’industrie ou au commerce, logiciels SaaS basés sur le Cloud… le choix est vaste en matière d’ERP. C’est cette diversité des produits qui rend le benchmark une étape indispensable dans le choix d’un ERP. L’étude de marché permettra de trouver l’ERP offrant le meilleur compromis entre le périmètre fonctionnel, la pérennité de la solution et de l’intégrateur, le prix, le niveau de service et la qualité de l’assistance proposée. Parmi les différents ERP existants, le logiciel en tant que service (SaaS) reste le plus abouti, puisque son fonctionnement repose sur la technologie la plus récente. Basé sur le Cloud, l’ERP SaaS est mobile et dispose d’un accès multi-utilisateur : une connexion internet suffit pour utiliser le service partout et à tout moment.

Lire aussi : ERP on-premise : la fin d’un modèle ? Les limites des logiciels ERP non SaaS

6. Choisir une solution ERP capable d’évoluer avec l’entreprise

L’un des facteurs de réussite essentiel pour la phase d’optimisation du projet ERP est l’évaluation comparative des performances des différents systèmes. Parce que toutes les entreprises sont amenées à évoluer, les porteurs du projet devront s’intéresser de près à l’évolutivité de la solution choisie. Le projet ERP ne s’arrête pas après l’installation de la solution. Il y aura, en effet, toujours des améliorations à prévoir après la mise en œuvre, afin d’accroître les avantages que l’ERP apporte à l’entreprise. En ce sens, un logiciel ERP SaaS est une excellente solution. La plupart des services SaaS peuvent s’adapter en fonction des nécessités de l’entreprise, ce qui les rend très rentables et flexibles. De plus, de la PME, au grand groupe, ils ont la particularité de convenir à toutes les tailles d’entreprise.

Lire aussi : Comment choisir son ERP ?

7. Faire appel à un partenaire fiable pour la mise en oeuvre du plan ERP

La mise en œuvre d’un nouvel ERP est un chantier important dans la vie d’une entreprise durant lequel il est important d’être guidé. Pour suivre l’avancement du projet sereinement et bénéficier d’un accompagnement de qualité, il est essentiel de collaborer avec un partenaire expérimenté. Pour obtenir les meilleurs résultats : l’idéal reste de faire appel à un fournisseur ayant une excellente connaissance des gestes métier de l’entreprise.

Pionnier des ERP Cloud en Europe, depuis 2004, le fournisseur ERP Archipelia propose à ses clients un logiciel de gestion d’entreprise SaaS permettant de gérer tous les processus de leur société. Gestion commerciale, gestion de la chaîne logistique, gestion de production, gestion de l’information produit ou PIM, commerce omnicanal B2B et B2C, CRM, marketing, comptabilité… Tout est géré et accessible depuis une plateforme unique. Archipelia est une solution 100% web disponible sur tous les supports (ordinateur, tablette, smartphone) offrant une totale mobilité, avec un accès au logiciel possible en tout temps et en tout lieu. Vous souhaitez vous lancer dans un projet ERP pour votre entreprise ? Demandez une démo !