Inventaire permanent : comment fiabiliser le suivi de vos stocks ?

L’inventaire permanent, l’inventaire intermittent, l’inventaire physique et l’inventaire tournant ne décrivent pas la même chose : les 2 premiers désignent une façon de tenir les quantités, le troisième l’acte de compter et le dernier un rythme de comptage. Le tableau situe chaque notion par rapport à l’inventaire permanent.

Comptez-vous encore tout votre stock en une seule fois ? Si oui, l’inventaire tournant répartit ce contrôle sur l’année, par zone ou par famille d’articles, sans arrêter le dépôt.

Obligation légale

L’article L123-12 du Code de commerce impose à tout commerçant de contrôler par inventaire, au moins une fois tous les 12 mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs de son patrimoine. Un suivi informatique des stocks ne dispense pas de ce contrôle physique : il fournit la quantité théorique à comparer au comptage.

Le texte de l’article L123-12 est consultable sur Légifrance.

L’inventaire permanent fonctionne par additions et soustractions successives à partir d’un stock de départ vérifié, puis un comptage confirme ou corrige le résultat. Voici le calcul, puis les 3 quantités à distinguer.

Le calcul du stock théorique part du stock initial, ajoute les entrées, retire les sorties et applique les ajustements validés :

Stock théorique final = stock initial + entrées − sorties ± ajustements validés

Prenons une référence de gants chez un distributeur de fournitures industrielles, sur une semaine.

Le stock de 116 unités résulte d’un calcul, pas d’un comptage. Relevez chez vous, pour une référence, le dernier stock vérifié et les mouvements enregistrés depuis : chaque mouvement manquant fausse d’autant le stock affiché.

La quantité théorique est le résultat du calcul, la quantité comptée est ce que vos équipes trouvent sur l’étagère, et le stock disponible est la part du théorique non encore promise à un client.

Dans l’exemple, un comptage à 114 unités révèle un écart d’inventaire de −2. Analysez cet écart avant de corriger le stock : casse non déclarée, erreur à la réception ou prélèvement sur un mauvais emplacement.

Une réservation ne fait pas sortir le produit du dépôt : avec 50 unités réservées sur 116, votre ADV ne peut en promettre que 66 à un nouveau client.

Un transfert entre 2 dépôts change la répartition, pas le total. Prévoyez un statut en transit, sinon l’un des 2 dépôts affiche un écart fictif.

L’inventaire permanent donne aux achats, aux ventes et à la logistique une même quantité à jour pour décider, en contrepartie d’une discipline de saisie et d’un investissement en paramétrage, matériel et formation. Elle ne supprime ni les ruptures de stock ni les erreurs : elle les rend visibles plus tôt.

Chaque bénéfice d’un stock à jour correspond à une décision :

• votre ADV vérifie la disponibilité avant de confirmer une commande ;
• votre acheteur réapprovisionne à partir de quantités du jour, et non du dernier inventaire ;
• votre responsable de dépôt identifie les mouvements à examiner quand un écart apparaît, car chacun porte une date et un auteur ;
• vos services et vos dépôts partagent la même information, ce qui évite de vendre 2 fois la dernière pièce.

Pour améliorer le suivi des stocks avec d’autres méthodes, lisez notre article dédié.

L’inventaire permanent exige l’enregistrement de chaque mouvement au bon moment, dans la bonne unité et au bon emplacement. Ses limites en découlent :

• des saisies oubliées ou tardives ;
• des erreurs d’unités et de conditionnement, par exemple un carton de 12 saisi comme 1 unité ;
• des retours, de la casse ou des pertes traités hors du système ;
• le coût du paramétrage, du matériel de scan et de la formation ;
• des contrôles physiques toujours nécessaires.

Combien de temps s’écoule chez vous entre une réception physique et sa saisie ? Ce délai est le premier chiffre à réduire, car votre ADV ne voit pas ce stock entre-temps.

La mise en place d’un inventaire permanent suit 6 étapes : périmètre, référentiel et stock de départ, règles d’enregistrement, lien terrain-système, comptages, puis test sur un périmètre pilote. Reprenons le distributeur de fournitures industrielles, 2 dépôts et 4 000 références.

Le périmètre fixe les articles, dépôts, emplacements et stocks en transit concernés, et les événements qui déclenchent une mise à jour. Le distributeur retient ses 2 dépôts, la zone de transit entre eux et 5 événements : réception, expédition, retour, transfert et correction. Listez les vôtres, car un événement oublié devient un mouvement non suivi.

Un référentiel fiable attribue à chaque article un code unique, une unité de stock, des conditionnements connus et un emplacement. Le distributeur découvre 300 références en double, 2 codes pour le même gant, et les fusionne avant le comptage initial. Vérifiez vos doublons et vos unités avant de compter.

Les règles d’enregistrement disent qui valide chaque mouvement et à quel moment. Tranchez 3 points : qui valide une réception, sur le bon de livraison ou le comptage réel ; quand enregistrer une sortie, à la préparation ou à l’expédition ; comment traiter une livraison partielle, un retour ou une casse. Notre guide de la gestion des stocks détaille ces règles de gestion.

Le lien entre le terrain et le système passe par une saisie au plus près de l’opération : un terminal à lecteur de codes-barres au quai et en préparation, puis une circulation automatique des données entre achats, ventes et stocks. Si vous utilisez une boutique en ligne ou un logisticien, contrôlez ces échanges : une commande web absente du stock est une sortie invisible.

La fréquence des comptages dépend du risque et de la rotation : les articles à forte valeur ou forte rotation plus souvent, les autres une fois par an. Le distributeur compte chaque mois ses 200 références les plus vendues et chaque trimestre le reste du picking. Notez la cause probable de chaque écart avant de valider la correction : vous saurez quelle règle de l’étape 3 corriger.

Un périmètre pilote, par exemple la zone de picking d’un dépôt pendant 2 mois, sert à tester le dispositif avant de l’étendre, avec 3 indicateurs :

• la proportion de références comptées sans écart ;
• le délai entre un mouvement physique et son enregistrement ;
• la récurrence des écarts par cause.

Visez une proportion de références justes qui progresse d’un comptage à l’autre : ce chiffre mesure la fiabilité de votre inventaire permanent.

Si vos équipes ressaisissent les mouvements entre plusieurs outils, les fonctionnalités logistiques d’Archipelia centralisent ce suivi.

L’outil adapté à un inventaire permanent dépend du nombre de mouvements par jour, du nombre de dépôts et de ce que les autres services doivent faire des quantités.

Un tableur convient à des flux simples : un seul dépôt, quelques dizaines de mouvements par jour et une seule personne qui saisit. Il atteint ses limites dès que 2 personnes y travaillent, car il ne trace ni l’auteur ni l’heure d’une saisie.

Un logiciel de gestion des stocks suit les articles, les mouvements et les quantités. Un WMS (logiciel de gestion d’entrepôt) organise et exécute les opérations de l’entrepôt : emplacements, réceptions, picking, inventaires. Un ERP (progiciel de gestion intégré) doté de fonctions stocks et logistiques permet de relier les achats, les ventes et les stocks : une réception met à jour le stock, le prix de revient et la facture fournisseur en une saisie.

Combien de personnes modifient votre stock chaque jour ? Au-delà d’une, demandez à chaque éditeur de montrer 7 points en démonstration :

• les mouvements et statuts de stock pris en charge, dont le transit ;
• le multi-dépôts et les emplacements ;
• les lots ou numéros de série, si vos produits l’exigent ;
• la saisie par codes-barres ;
• l’historique et la validation des corrections ;
• la gestion des inventaires physiques ;
• la valorisation des stocks, selon vos besoins.

L’inventaire permanent est une méthode de suivi des quantités, FIFO et CUMP sont des méthodes de valorisation, qui fixent la valeur du stock à partir des prix d’entrée, comme l’explique notre guide de la valorisation des stocks. Pour comparer ces niveaux d’outil, lisez notre guide du logiciel d’inventaire.

Archipelia enregistre chaque mouvement de stock là où il se produit, au terminal ou dans l’ERP, et partage la quantité obtenue avec les achats et les ventes, en 5 étapes.

1. Enregistrer les réceptions et les transferts depuis le terrain : avec l’application terminal code-barres TCBia, votre réceptionnaire scanne les produits reçus et l’ERP les compare aux attendus de la commande fournisseur. Un transfert part du scan de l’article puis de l’emplacement de destination.
2. Suivre les stocks par dépôt et par emplacement : l’ERP suit le stock par zone, emplacement, lot, numéro de série et contenant, avec une vision consolidée des agences et du stock en transit.
3. Distinguer les quantités disponibles et réservées : Archipelia gère le stock physique et le stock disponible, avec réservation manuelle ou automatique sur les commandes clients.
4. Organiser des comptages physiques : vous lancez des inventaires rapides, d’initiative ou tournants, par zone, emplacement, contenant ou lot, sans bloquer le stock, car l’ERP calcule la quantité à la date du comptage.
5. Examiner les écarts avant validation : l’ERP compare les quantités comptées au stock théorique, un responsable valide les écarts importants et le tableau de contrôle signale les inventaires non clôturés.

Pour fiabiliser vos stocks et partager les mêmes informations entre achats, ventes et logistique, demandez une démonstration d’Archipelia autour de vos flux, dépôts et besoins de contrôle.