ERP PMI : 7 critères pour bien choisir un ERP

Alors qu’une idée (de moins en moins) répandue attribue l’usage de l’ERP aux grandes entreprises, dans le même temps, de plus en plus de PMI adoptent l’outil.

Sans doute parce que l’évolution des technologies fait évoluer les mentalités : non, la mise en œuvre d’un ERP n’est plus complexe comme il pouvait y paraître auparavant ; non, les coûts de maintenance ne constituent plus un obstacle pour les petites et moyennes entreprises industrielles désireuse d’intégrer un système de gestion performant pour leur activité.

Les PMI s’équipent donc aujourd’hui d’un ERP, pour bénéficier d’analyses intégrées, d’un déploiement rapide, et des meilleures pratiques pour ses différents processus de gestion, notamment les finances, la production, les RH, les achats et la gestion de la chaîne logistique.

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PMI : Pourquoi s’équiper d’un ERP ?

L’ERP est un système utilisé en entreprise pour planifier les ressources et pour unifier tous les processus d’affaires tels que les achats, les ventes, le contrôle des stocks, la production ou encore la comptabilité. Les données sont centralisées dans un outil unique, les méthodes de travail sont standardisées et les échanges en interne sont fluidifiés.

L’utilisation de l’ERP est couramment associée aux grandes entreprises, car sa réputation d’outil cher et complexe le poursuit encore et parce que les fonctionnalités étaient originellement conçues pour adresser les besoins d’organisations d’envergure aux départements multiples.

Mais les technologies se sont perfectionnées et les usages ont évolué. Les grandes entreprises ne sont plus les seules à bénéficier des avantages d’un ERP performant : les PMI en tirent parti à leur tour dans le cadre de la gestion de leur entreprise, certaines solutions dédiées adressant spécifiquement les besoins des petites et moyennes industries.

Dans ce contexte, l’ERP fait désormais figure d’outil indispensable, notamment pour simplifier et automatiser les tâches répétitives, augmenter la productivité et éviter les erreurs humaines.

Comment choisir le meilleur système de gestion d’entreprise pour votre PMI ?

Le meilleur ERP n’existe pas de manière absolue : le meilleur ERP est celui qui convient à vos besoins propres. Pour choisir votre outil, il est donc important d’identifier l’objectif qui motive votre décision d’équiper votre PMI d’un ERP. Une analyse préalable des besoins est nécessaire à cet effet.

Devant l’étendue des solutions disponibles sur le marché, il est judicieux d’établir une liste des critères en vue d’affiner la sélection du meilleur ERP pour votre PMI. Voici la liste des critères essentiels.

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1. Taille de l’entreprise

Le besoin de la petite ou moyenne entreprise diffère de celui de la multinationale. Certains éditeurs conçoivent des solutions destinées spécifiquement aux grands groupes : l’ERP intègre alors des fonctionnalités adaptées telles que la gestion multi-entreprises. Vous n’avez pas nécessairement besoin de ce type d’outil, auquel cas il est peu pertinent d’en payer le coût et de former vos collaborateurs à son usage. Choisissez un logiciel adapté à la taille de votre entreprise : les éditeurs en règle générale précisent à quelle cible ils destinent leur solution.

2. Flexibilité

L’activité de votre PMI est amenée à se développer, ayez à l’esprit que vos besoins vont évoluer en conséquence.

Illustrations : en augmentant vos effectifs, vous augmentez le nombre d’utilisateurs de votre ERP ; en diversifiant votre activité, vous ajoutez des processus métiers. Pour investir sur le long terme et éviter d’avoir à changer d’ERP, veillez à la flexibilité et à la modularité de la solution eu égard aux développements futurs de votre entreprise.

3. Mobilité

A l’heure de l’ultra-mobilité, il est essentiel de fournir à vos équipes un outil de travail accessible à tout moment, quel que soit le lieu où le collaborateur s’y connecte. Vérifiez à cet effet que l’ERP permet de travailler en mode mobile et multi-appareils. Le modèle SaaS vous garantit ces caractéristiques indispensables.

4. Gestion intégrée de tous les processus d’entreprise

Décloisonner les fonctions de l’entreprise permet d’optimiser l’organisation afin de gagner en performance. A cet effet, votre ERP doit non seulement disposer des procédures d’automatisation de la gestion de vos processus d’entreprise, mais en plus proposer l’interconnexion de ces procédures. Dès lors, les départements de votre PMI sont parfaitement coordonnés, de manière à œuvrer dans l’intérêt global de l’entreprise.

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5. Procédures automatisées

Le degré d’automatisation proposé par la solution conditionne votre gain de temps et le niveau de pénibilité du travail de vos équipes. Au-delà de ces avantages, l’automatisation réduit le risque d’erreur humaine, un atout qui n’est pas anodin pour la PMI qui doit assoir son professionnalisme et gagner en image de marque dans un environnement hautement concurrentiel… Au moment de choisir l’ERP pour votre PMI, renseignez-vous sur l’étendue des procédures automatisées pour vous assurer de la performance de l’outil.

6. Personnalisation

Aussi parfait vous semble le logiciel, vous avez nécessairement besoin d’ajustements – immédiatement ou à mesure de sa prise en main – afin que l’ERP corresponde en tous points à vos attentes. Bonne nouvelle, certains éditeurs proposent des solutions logicielles personnalisables. Ajout de fonctionnalités, intégration avec d’autres logiciels déjà en place dans la PMI… vous adaptez votre ERP sur-mesure, pour conformer l’outil à vos besoins spécifiques, et non l’inverse.

7. Fiabilité du fournisseur et mises à jour

Bien entendu, le choix du fournisseur est crucial : il s’agit d’identifier un éditeur réactif et pérenne. Cette exigence est d’autant plus déterminante pour l’entreprise qui utilise le modèle on premise, qui nécessite une installation, une maintenance et des mises à jour sur site, sur les ordinateurs et les serveurs de l’entreprise. Dans ce contexte, la proximité du fournisseur est impérative. A l’inverse, les PMI qui choisissent le modèle SaaS en tire un avantage certain : les logiciels sont gérés hors site par le fournisseur. Dès lors, la proximité n’est plus un impératif car le support et les mises à jour sont assurés à distance. Ces services restent indispensables : pour conforter votre avis sur le fournisseur, vous pouvez consulter ses clients.

Archipelia, partenaire des PMI dans leur projet ERP

Conscient des enjeux et des contraintes des PMI, Archipelia vous propose une solution dédiée : un ERP en mode SaaS, multi-tenant, pour gagner en agilité. A l’heure où l’innovation s’accélère, vous bénéficiez sans délai des dernières technologies performantes et des fonctionnalités utiles à votre activité spécifique. Notez qu’en 2020, plus de 80 % des nouveaux projets ERP sont ouverts au modèle SaaS au détriment du modèle on premise.

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